Wyłączenie z kosztów podatkowych w przypadku płatności z pominięciem rachunku bankowego lub na niewłaściwy rachunek bankowy

W Pp nałożono na przedsiębiorców obowiązek regulowania zobowiązań wobec kontrahentów w formie bezgotówkowej (za pośrednictwem rachunku płatniczego), a w updof i updop oraz ustawie o VAT wprowadzono (choć nie zawsze w sposób bezpośredni) wymóg, by zapłata nastąpiła albo na rachunek rozliczeniowy figurujący w wykazie podatników VAT, albo w formie kwalifikowanej – w ramach MPP (co oznacza, że część należności z faktury, odpowiadająca kwocie VAT, powinna trafić na specjalny rachunek VAT).

W każdym z tych przypadków o zaistnieniu obowiązku zapłaty w określonej przez ustawodawcę formie (na określony rachunek bankowy) decydują nieco inne przesłanki, ale skutki jego niedopełnienia w podatku dochodowym są identyczne – wyłączenie wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatek niebędący kosztem

Przypomnijmy, że obecnie – w myśl art. 22p ust. 1 updof i art. 15d ust. 1 updop (w brzmieniu obowiązującym do końca 2019) – nie uważa się za koszt uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Pp została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeżeli podatnik potrącił taki koszt, to po zapłacie gotówką jest zobowiązany pomniejszyć koszty uzyskania przychodów, a gdy nie ma takiej możliwości – zwiększyć o tę kwotę przychody.

Odpowiednia korekta powinna nastąpić w miesiącu, w którym podatnik dokonał płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 2 updof i art. 15d ust. 2 updop). Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wnip (z kosztów podatkowych wyłączone są wówczas odpisy amortyzacyjne).

Od 1.01.2019 powyższy skutek, w postaci wyłączenia – całości lub części – wydatku z kosztów podatkowych (ew. zwiększenia przychodów) wystąpi także w przypadku, gdy płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Pp zostanie dokonana (art. 22p ust. 1 pkt 2 i 3 updof oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 i 3 updop):

• przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT, a więc na tzw. białej liście) – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby VAT jako czynny podatnik,
• z pominięciem obowiązku zastosowania MPP (wynikającego z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT) – mimo opatrzenia faktury adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT).

Wyłączenie to nastąpi odpowiednio w miesiącu, w którym został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem MPP (art. 22p ust. 2 updof oraz art. 15d ust. 2 updop).

Z przepisów przejściowych (odpowiednio art. 10 i art. 14) ustaw nowelizujących updof i updop z 12.04.2019 (DzU poz. 1018) oraz 9.08.2019 (DzU poz. 1751) wynika, że ww. wyłączenia z kosztów podatkowych odnoszą się do zapłaty należności w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31.12.2019, z tym że nie należy ich stosować do płatności dotyczących kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed 1.01.2020.

Zanim przeanalizujemy każde ze wskazanych wyżej trzech wyłączeń, przyjrzyjmy się ich wspólnemu mianownikowi.

Płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Pp

Otóż wyłączenia te wchodzą w grę tylko w przypadku, gdy płatność dotyczy „transakcji określonej w art. 19 Pp”. W przepisie tym mowa jest o transakcji, której:

• stroną jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł (chodzi o kwotę brutto, wraz z należnym VAT) lub równowartość tej kwoty (transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji).

A zatem nie może być mowy o sankcyjnym wyłączeniu wydatku z kosztów podatkowych, w przypadku gdy zachodzi jedna z poniższych sytuacji – płatność (gotówkowa lub na rachunek spoza białej listy bądź z pominięciem MPP):

• jest dokonywana przez podmiot niebędący przedsiębiorcą w rozumieniu Pp,
• następuje na rzecz podmiotu niebędącego przedsiębiorcą w rozumieniu Pp (np. rolnika ryczałtowego czy osoby fizycznej świadczącej usługi najmu/dzierżawy składników jej prywatnego majątku),
• dotyczy transakcji, której jednorazowa wartość/równowartość nie przekracza 15 tys. zł.
• Jak świadczą liczne interpretacje organów podatkowych (wydane na gruncie art. 22p updof i art. 15d updop w brzmieniu obowiązującym do końca 2019), w praktyce wiele kontrowersji budziło ustalenie wartości/równowartości transakcji, w celu sprawdzenia, czy nie przekracza ona 15 tys. zł (zwłaszcza w przypadku powtarzających się świadczeń). Stanowisko fiskusa ulegało zmianie, jednak ostatecznie ukształtował się pogląd, że:
• o wartości transakcji nie decyduje pojedyncza płatność czy kwota wykazana na fakturze,
• wartość transakcji określa umowa/wola stron – jednorazowa wartość transakcji to ogólna wartość wierzytelności lub zobowiązań, określona w umowie między przedsiębiorcami; o przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów/transakcji decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych; jedna transakcja może obejmować transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat (np. w razie zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy o roboty budowlane) – pismo Szefa KAS z 30.03.2018 (DPP13.8221.192.2017.MZO),
• wartość kilku wycenionych odrębnie pozycji na jednej fakturze składa się na jednorazową wartość transakcji wyłącznie wówczas, gdy stanowią one przedmiot jednej umowy (transakcji); w razie objęcia zbiorczą fakturą świadczeń spełnionych w wykonaniu kilku umów (np. sprzedaży) każde z tych świadczeń stanowi odrębną transakcję – pismo KIS z 18.06.2018 (0113-KDIPT2-1.4011.259.2018.1.MD),
• w przypadku umów ramowych określających warunki udzielania i realizacji zamówień, w tym ich termin, lecz nie kreujących zobowiązania do spełnienia świadczeń o określonej wartości (nieokreślających minimalnych obrotów), jednorazowa wartość transakcji to wartość poszczególnych zamówień, nie zaś suma sprzedaży dokonanej na podstawie umowy ramowej  –  pismo KIS z 8.11.2018 (0111-KDIB2-3.4010.260.2018.2.APA),
• w przypadku umów ramowych przewidujących zobowiązanie do spełnienia w danym okresie rozliczeniowym świadczeń o określonej wartości (minimalne obroty) wartością transakcji nie jest wartość pojedynczych zamówień, tylko wartość poszczególnych rozrachunków za okresy rozliczeniowe – pismo KIS z 5.11.2018 (0113-KDIPT2-1.4011.463.2018.2.MM),
• jeżeli nie zawarto umowy ramowej, każdą wystawioną fakturę należy uznać za dokumentującą odrębne zamówienie (odrębną transakcję) – pismo KIS z 15.01.2019 (0111-KDIB2-1.4010.476.2018.1.AR),
• w przypadku usługi ciągłej, jeżeli całkowita wartość transakcji nie wynika wprost z treści umowy, lecz zależy od czasu jej trwania (np. umowa najmu na czas nieokreślony) wartością transakcji jest suma wynagrodzeń pewnych (narastająco), które będzie trzeba zapłacić, zanim upłynie okres wypowiedzenia (a nie np. miesięczny czynsz najmu) – pismo Szefa KAS z 6.04.2018 (DPP13.8221.194.2017.MZO).

Naruszenie obowiązku zapłaty bezgotówkowej

W myśl przywołanego art. 19 Pp w razie spełnienia dwóch wyżej omówionych przesłanek (transakcja między przedsiębiorcami, której jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł) przedsiębiorcy mają obowiązek dokonywania/przyjmowania płatności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, za pośrednictwem rachunku płatniczego. Naruszenie tego obowiązku skutkuje wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów (od 1.01.2020 będzie to wynikać z art. 22p ust. 1 pkt 1 updof i art. 15d ust. 1 pkt 1 updop).

Zdaniem organów podatkowych obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy także transakcji z przedsiębiorcami zagranicznymi (interpretacja KIS z 13.03.2017, 1061-IPTPB1.4511.2.2017.2.AP, odpowiedź MF z 8.02.2017 na interpelację poselską nr 9278, DD6.054.4.2017).

Jeżeli wartość transakcji wynosi mniej niż 15 tys. zł, przedsiębiorcy mogą regulować należności w formie gotówkowej, bez negatywnych konsekwencji w updof i updop.

W wielu interpretacjach KIS potwierdziła, że wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów nie ma zastosowania w przypadku bezgotówkowych form regulowania zobowiązań, takich jak kompensata (potrącenie), barter, zapłata kryptowalutą, faktoring (lub inna forma przejęcia długu), zapłata wekslem, przekaz.

Z interpretacji KIS wynika ponadto, że wymóg dokonania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego jest spełniony, gdy odbywają się one za pomocą instrumentów płatniczych związanych z rachunkami płatniczymi, takich jak karty płatnicze, lub są dokonywane poprzez systemy pośredniczące w płatnościach, takie jak PayPal, PayU. Organy podatkowe akceptują także płatności w formie inkasa i akredytywy.

Rachunkiem płatniczym jest również rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (ror) osoby fizycznej (w praktyce takie rachunki były dotąd często wykorzystywane do przyjmowania płatności związanych z działalnością gospodarczą).

Zapłata na rachunek rozliczeniowy niewidniejący w wykazie podatników VAT

Od 1.09.2019 Szef KAS prowadzi elektroniczny wykaz podatników VAT, który zawiera m.in. dane czynnych podatników VAT (biała lista), w tym numery ich rachunków rozliczeniowych i imiennych rachunków w skok (wykaz nie zawiera numerów ror, które nie są rachunkami rozliczeniowymi, ani innych niż ww. rachunków płatniczych).

Z żadnego przepisu nie wynika wprost obowiązek dokonywania/przyjmowania płatności na ww. rachunki (ani nawet ich posiadania, z wyjątkiem przypadku, gdy podatnik jest sprzedawcą albo nabywcą towarów lub usług wymienionych w zał. nr 15 do ustawy o VAT – zob. art. 108e ustawy o VAT).

Niemniej od 1.01.2020 zapłata przelewem za dostawę towarów/świadczenie usług – wykonane przez czynnego podatnika VAT i potwierdzone fakturą – na rachunek niewidniejący w wykazie podatników VAT (istotny jest stan na dzień zlecenia przelewu, a nie jego realizacji) – w przypadku transakcji między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 tys. zł   – będzie skutkowała wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów.

Ten negatywny skutek nie wystąpi, jeżeli płacący złoży zawiadomienie do naczelnika US właściwego dla wystawcy faktury (według miejsca zamieszkania osoby fizycznej lub siedziby podatnika niebędącego osobą fizyczną) o dokonanym przelewie w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie to, w myśl art. 117ba Op powinno zawierać:

• numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania podatnika dokonującego zapłaty należności,
• dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres),
• numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności,
• wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa powyżej, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

Na podstawie delegacji ustawowej MF może określić wzór zawiadomienia.

Jeżeli zawiadomienie trafi do niewłaściwego US, ten przekaże je do właściwego organu.

Opisane wyłączenie z kosztów dotyczy wyłącznie płatności przelewem na niewłaściwy rachunek bankowy lub w skok. Jak potwierdza KIS, nie będzie mieć zastosowania w przypadku płatności kartą kredytową czy debetową ani też np. gdy podatnik skorzysta z szybkich płatności internetowych.

Naruszenie obowiązku zapłaty z zastosowaniem MPP

Ostatnie wyłączenie z kosztów – obowiązujące od 1.01.2020 – zachodzi, gdy:

• jednorazowa wartość transakcji między przedsiębiorcami przekracza 15 tys. zł,
• kupujący nie opłacił należności wynikającej z faktury z zastosowaniem MPP, mimo że zgodnie z ustawą o VAT miał taki obowiązek, bo:

• kwota należności ogółem na fakturze stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 Pp,
• faktura dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w zał. nr 15 do ustawy o VAT i mimo opatrzenia faktury adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”.

Choć przepis wymaga, by kwota należności ogółem „stanowiła kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 Pp” (czyli 15 tys. zł), przyjmuje się, że chodzi o kwotę przekraczającą 15 tys. zł (jest to jedyna logiczna interpretacja treści przepisu).

W przypadku gdy faktura (na kwotę powyżej 15 tys. zł) dokumentuje zarówno zakup towarów wymienionych w zał. nr 15 do ustawy o VAT, jak i innych towarów, obowiązek zapłaty w ramach MPP dotyczy tylko należności za zakup towarów wymienionych w zał. nr 15 (bez względu na kwotę). A więc tylko w odniesieniu do tej części należności może być stosowane ew. wyłączenie z kosztów podatkowych.

Należy zwrócić uwagę, że sankcja z art. 22p ust. 1 pkt 3 updof oraz art. 15d ust. 1 pkt 3 updop jest uwarunkowana dwoma limitami, z których każdy wynosi 15 tys. zł, ale jeden odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, a drugi – do kwoty należności ogółem na fakturze.

Teoretycznie może się więc zdarzyć, że faktura na kwotę powyżej 15 tys. zł dokumentuje kilka transakcji zakupu towarów/usług z zał. nr 15 do ustawy o VAT i choć w stosunku do nich płatność w ramach MPP będzie obowiązkowa, to jeżeli jednorazowa wartość każdej z tych transakcji będzie niższa niż 15 tys. zł, niedopełnienie tego obowiązku nie będzie się wiązać z wyłączeniem wydatku z kosztów podatkowych.

Przy płatności z zastosowaniem MPP kwota należności odpowiadająca kwocie VAT powinna trafić na rachunek VAT kontrahenta (będącego czynnym podatnikiem VAT). Kwota netto z takiej faktury powinna natomiast wpłynąć na rachunek rozliczeniowy (lub imienny rachunek w skok) tego kontrahenta, widniejący w wykazie podatników VAT – w przeciwnym razie będzie mieć zastosowanie wyłączenie z kosztów, o którym mowa w art. 22p ust. 1 pkt 2 updof oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 updop.