Wydatki na wymianę części składowych środka trwałego – ujęcie w kosztach podatkowych

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 16g ust. 13 powiększają wartość tych środków, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

W opisanym przypadku wydatki na wymianę zużytych części maszyn są związane z bieżącą eksploatacją środka trwałego i mają na celu przywrócenie jego prawidłowego funkcjonowania. Wymiana części składowej maszyny nie spowodowała wzrostu jej wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do używania, nie doszło zatem do ulepszenia środka trwałego w rozumieniu art. 16g ust. 13 updop. Mamy więc do czynienia z pracami remontowymi, które nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego. Konsekwencją jest możliwość bezpośredniego (a nie poprzez amortyzację) ujęcia poniesionych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Koszty podatkowe dzielą się na bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie). Koszty remontów nie stanowią kosztów bezpośrednio związanych z przychodami. Generalnie ich poniesienie nie jest wprost niezbędne do osiągnięcia konkretnych przychodów, i nie można ich alokować do wartości odpowiadających im przychodów, mimo że maszyna nie może pracować bez wymienianych części składowych i w okresie wymiany występuje przestój w jej pracy, a przychody będą generowane w efekcie przyszłej pracy maszyny.

Wydatki te stanowią zatem pośrednie koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4d updop.

Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Z kolei w myśl art. 15 ust. 4e updop za dzień poniesienia kosztu pośredniego uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Organy podatkowe przyjmują obecnie, że przywołane przepisy updop stanowią autonomiczną regulację, niezależną od zasad określonych w uor. Wystarczy zatem, by dany koszt został ujęty w księgach rachunkowych (z wyjątkiem kosztów rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów), aby ten moment uznać za moment potrącenia kosztu pośredniego (zob. interpretacja KIS z 17.09.2019, 0111-KDIB1-2.4010.302.2019.1.DP). Koszty remontów mogą być dla celów podatkowych potrącone jednorazowo, czyli w momencie poniesienia, tj. zaksięgowania (ujęcia kosztu w księgach rachunkowych), bez względu na to, że dla celów rachunkowych podlegają rozliczeniu w czasie (zob. wyrok NSA z 30.05.2018, II FSK 1385/16).

Jak wyjaśnił NSA w wyroku z 25.04.2018 (II FSK 1042/16), wykładnia art. 15 ust. 4e updop nie wskazuje na odesłanie w kwestii ujęcia kosztu do prawa bilansowego. Przepis ten stanowi bowiem o dniu, „na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano)”, a nie o dniu, „w którym uznano za koszt w księgach” bądź „zaksięgowano jako koszt w księgach”. Poprzez regulację zawartą w tym przepisie ustawodawca zamierzał jedynie precyzyjnie uregulować dzień poniesienia kosztu podatkowego jako faktyczne ujęcie go w księgach. Nie uzależnił natomiast poniesienia kosztu od przyjętych przez podatnika zasad rachunkowości.

Stanowisko, że wydatki na niestanowiącą ulepszenia wymianę części składowych spółka może jednorazowo zaliczyć do pośrednich kosztów uzyskania przychodów, potwierdza interpretacja KIS z 5.02.2020 (0111-KDIB2-1.4010.561.2019.1.PB).