Wydatki na podniesienie kwalifikacji zawodowych pracownika jako koszt podatkowy

Podstawową zasadą prawa pracy, wyrażoną w art. 17 Kp, jest obowiązek pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W myśl art. 94 pkt 6 Kp pracodawca ma obowiązek w szczególności ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Przez „podnoszenie kwalifikacji zawodowych” rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kp). Na podstawie art. 103³ § 1 Kp pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Użycie słowa „może” oznacza, że choć z przepisów prawa pracy wynika obowiązek pracodawcy ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to jednak nie ma on obowiązku finansowania (z nielicznymi wyjątkami ściśle określonymi w przepisach prawa) uzyskania konkretnych kwalifikacji przez pracownika. Pracodawca może wyrazić zgodę na kształcenie się pracownika, jednak nie wiąże się to dla niego z koniecznością ponoszenia kosztów zdobywania wykształcenia przez pracownika.

Kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze. Obejmują one przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Nie każde świadczenie na rzecz pracownika może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Kosztem takim mogą być jedynie te wydatki, które pozostają w związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi przez niego przychodami. Ponadto wydatki nie mogą się znajdować w negatywnym katalogu określonym w art. 16 ust. 1 updop – normy te nie przewidują wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika.

Obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami ciąży na podatniku, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Ponadto zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest uwarunkowane – poza wykazaniem jego celowości i związku z przychodem – jego prawidłowym udokumentowaniem.

Aby wydatek na kształcenie pracowników można było uznać za koszt podatkowy, konieczne jest, aby zdoby‑ta wiedza i umiejętności miały związek z zakresem obowiązków pracownika oraz charakterem działalności pracodawcy. Wówczas bowiem wiedza zdobyta na koszt pracodawcy przynosi mu wymierne efekty. Wydatek na kształcenie pracownika powinien przy tym uwzględniać specyfikę działalności prowadzonej przez pracodawcę oraz możliwość efektywnego wykorzystania zdobytej wiedzy w kontekście tej działalności. Jeżeli zatem wydatek taki jest racjonalny i uzasadniony z uwagi na przewidywane korzyści, jakie może osiągnąć z tego tytułu pracodawca, to powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Kurs ELE.02 daje kwalifikacje zawodowe z zakresu prowadzenia montażu, uruchamiania i konserwacji instalacji, maszyn i urządzeń elektrycznych. Jest oczywiste, że tego typu kwalifikacje są potrzebne (a czasem niezbędne) podczas prowadzenia robót budowlanych. Związek przyczynowo-skutkowy wydatku na kurs ELE.02 pracownika z przychodami spółki jest jasny i niezaprzeczalny. Bardziej wykwalifikowany personel stanowi dla zakładu pracy potencjale źródło osiągania większych przychodów, stwarza możliwości wzrostu konkurencyjności spółki na rynku robót budowlanych.

Z tych względów poniesione przez spółkę wydatki na kurs będą kosztem uzyskania przychodów. Podobny pogląd wyraziła również KIS w interpretacjach z 16.10.2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.415.2023.4.ASK) i 11.19.2021 r. (0114-KDIP2-2.4010.229.2021.1.KW).

Spółka może więc zaliczyć ww. wydatki do kosztów uzyskania przychodów niezależnie od tego, czy zawarła z pracownikiem umowę lojalnościową (art. 103⁴ Kp), czy też nie.

Na marginesie: pracownik nie uzyskuje z tego tytułu przychodu do opodatkowania, bo w myśl art. 21 ust. 1 pkt 90 updof wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego, jest wolna od podatku dochodowego.