Wydatki na organizację spotkań działowych jako koszty uzyskania przychodów

W świetle art. 15 ust. 1 updop koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop).

Należą do nich m.in. tzw. koszty pracownicze, obejmujące głównie wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Kosztami podatkowymi co do zasady mogą być także wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. na zorganizowanie imprezy integracyjnej – zarówno dla wszystkich pracowników, jak i dla zatrudnionych w poszczególnych działach. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, relacji między pracownikami, zintegrowanie ich z firmą, budowę zespołu, a w konsekwencji wpływają na wzrost efektywności pracy i przez to – zwiększenie osiąganych przychodów. Spełniają zatem warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 updop.

Jeśli jednak spotkanie nie służy ww. celom, a przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to nie można uznać, że wydatki poniesione na organizację imprezy mają związek z przychodem i nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Dodatkowo poniesione wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane (np. fakturami, harmonogramem imprez, listą uczestników, korespondencją e-mailową).

Należy jeszcze rozważyć, czy wskazane przez spółkę wydatki nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 updop. Nie jest to działalność socjalna, o której mowa w ustawie o zfśs, a zatem nie wchodzi tu w grę wyłączenie na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 updop.

W art. 16 ust. 1 pkt 28 wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W świetle orzecznictwa (wyrok NSA z 17.06.2013 r., II FSK 702/11) „reprezentacja” to działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów (istniejących lub potencjalnych kontrahentów bądź osoby trzeciej) podejmowane w celu zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Uczestnikami imprezy integracyjnej (spotkania działowego) są pracownicy spółki, a zatem nie można uznać, że wydatki na jej organizację mają charakter reprezentacyjny. Stanowią więc koszty uzyskania przychodów (potwierdzają to także interpretacje KIS z 17.03.2017 r., 1462-IPPB5.4510.1106.2016.1.BC, i 7.06.2017 r., 0114-KDIP2-1.4010.62.2017.1.BC). Nie dotyczy to jednak wydatków na alkohol, bo organy podatkowe kwestionują związek zakupu i spożywania alkoholu podczas spotkania integracyjnego z zakładanymi celami tej imprezy (zob. interpretacja Szefa KAS z 1.09.2018 r., DPP13.8221.111.2018.GTM).