Wydatki na nabycie i utrzymywanie infrastruktury biurowo-technicznej udostępnianej współpracownikom – czy są kosztem podatkowym

Jeśli chodzi o środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (wnip) udostępnione przez spółkę (bez wynagrodzenia) współpracownikom celem świadczenia przez nich usług na rzecz spółki, to należy wskazać, że na mocy art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wnip oddanych do nieodpłatnego używania – za miesiące, w których te składniki były oddane do nieodpłatnego używania.

W opisanym przypadku nie można jednak mówić o nieodpłatności świadczenia na rzecz współpracowników, gdyż za nieodpłatne uznaje się takie świadczenie, którego spełnienie nie powoduje, po stronie otrzymującego, obowiązkowego wzajemnego świadczenia.

Tymczasem spółka udostępnia współpracownikom infrastrukturę (a także dodatkowe materiały i usługi) w celu świadczenia przez nich usług na jej rzecz. Nie jest to zatem świadczenie nieekwiwalentne (nieodpłatne) i nie znajdzie tu zastosowania ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c updop.

Wszystkie wymienione w pytaniu wydatki i koszty mają związek z osiąganymi przez spółkę przychodami i są ponoszone w celu ich osiągnięcia. Dotyczy to również wydatków na nabycie podstawowych artykułów spożywczych, których ponoszenie wynika z dbałości o pracownika/współpracownika i ma na celu stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez te osoby działań i wyższe przychody spółki. Należy jednak jeszcze rozważyć, czy nie stanowią one tzw. kosztów reprezentacji. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.

Koszty reprezentacji mają na celu stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym są podejmowane w stosunku do podmiotów (lub ich przedstawicieli) zewnętrznych. Pojęcie „reprezentacji” nie obejmuje natomiast działań podejmowanych w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników.

Również wydatki ponoszone przez spółkę na nabycie podstawowych artykułów spożywczych, udostępnionych w biurze zarówno pracownikom, jak i współpracownikom mogą być zatem zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (zob. np. interpretacja KIS z 1.02.2023 r., 0114-KDIP2-1.4010.257.2022.1.MR1).