Wskazanie osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego przy wysyłce przez aplikację e-Sprawozdania

Aby ułatwić podatnikom CIT, niewpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (sf) w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, w formacie XML, oraz jego późniejsze przekazanie do Szefa KAS, Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe. Aplikacja jest dostępna na stronie internetowej www.podatki.gov.pl i nie wymaga pobierania ani instalacji. Umożliwia:

• wprowadzenie danych do sf,
• zapisanie wprowadzonych danych,
• otwarcie zapisanego sf,
• przygotowanie, podpisanie oraz przekazanie do Szefa KAS sf wraz z dokumentami dodatkowymi, a następnie pobranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Aby za jej pośrednictwem wysłać roczne sf do Szefa KAS (w tym roku niewpisani do rejestru przedsiębiorców podatnicy CIT, z rokiem obrotowym równym rokowi kalendarzowemu, mają na to czas do 15 października, a ponieważ ten dzień to sobota, ostateczny termin przypada 17 października), należy kliknąć: „Wyślij sprawozdanie”. Pozwala to na przesłanie do Szefa KAS pliku XML zawierającego sf oraz ew. dokumenty dodatkowe. W aplikacji pojawia się okno z komunikatem informującym, kto jest zobowiązany do wysłania sf do Szefa KAS i w kolejnym kroku należy odpowiedzieć na pytania, jakiego rodzaju podmiot składa sprawozdanie. Jeśli okaże się, że jednostka nie jest zobligowana do złożenia sf do Szefa KAS, tylko do KRS, aplikacja przerwie proces i pojawi się komunikat: „Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie wyłącznie przez portal eKRS" (www.ekrs.ms.gov.pl).

Natomiast po pozytywnej weryfikacji otworzy się strona, na której należy załadować z dysku plik XML zawierający sf. Po wczytaniu poprawnego pliku wyświetli się lista podpisów wewnątrz sf i pole do zaznaczenia, czy sf zostało podpisane podpisem zewnętrznym (jeśli tak, konieczne będzie dołączenie pliku z podpisami). Po przejściu dalej wyświetlą się pola do wpisania adresu e-mail, na który zostanie przesłany e-mail z potwierdzeniem złożenia sf i linkiem do sprawdzenia statusu przetwarzania wysyłki i pobrania UPO. Poniżej zaś wyświetlą się pola, w których należy wpisać „Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg”, tj. „Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg”.

W zeszłorocznej wersji aplikacji w tym miejscu konieczne było wypełnienie „Listy osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego” wraz ze wskazaniem, czy podpisały one sf lub złożyły pisemną odmowę podpisu. Zgodnie z art. 52 ust. 2 uor sf podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sf wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sf.

Lista osób zobowiązanych do podpisania sf obejmuje więc osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, którym może być też organ wieloosobowy. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg nie musi być i bardzo często nie jest kierownikiem jednostki (do prowadzenia ksiąg zwykle wyznaczony jest księgowy danej jednostki), a więc lista osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg nie jest tożsama z zeszłoroczną listą osób zobowiązanych do podpisania sf.

Z art. 4 ust. 5 uor wynika wprawdzie, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą, a więc także jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg. Jednak w tym samym przepisie wskazano, że może określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – powierzyć innej osobie lub przedsiębiorcy, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeśli dojdzie do formalnego przyjęcia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, to wyznaczona osoba lub przedsiębiorca będą odpowiedzialni za ich prowadzenie, a na kierowniku jednostki będzie spoczywać odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

O ile rok temu w panelu wysyłki aplikacji konieczne było podanie imion i nazwisk wszystkich zobligowanych do podpisania sf (wraz z informacją o ew. pisemnej odmowie podpisu), o tyle w tym roku wystarczy podanie imienia i nazwiska osoby (osób), która była wyznaczona do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki.

Jeśli powierzono innej osobie lub przedsiębiorcy prowadzenie ksiąg rachunkowych i ten obowiązek został przyjęty na piśmie, to w tym miejscu wpisać należy imię i nazwisko tej osoby lub osoby umocowanej do reprezentowania przedsiębiorcy. Następnie trzeba zaznaczyć odpowiedzi na pytania: „Czy osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg podpisała sprawozdanie finansowe?” i „Czy osoba zobowiązana do podpisania sprawozdania finansowego złożyła pisemne uzasadnienie odmowy podpisu?”. Mimo że w drugim pytaniu jest mowa o „osobie zobowiązanej do podpisania sprawozdania finansowego”, a w pierwszym o „osobie odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg”, to dotyczą one tej samej osoby, gdyż – jak wskazuje cytowany przepis uor – osoba prowadząca księgi jest też osobą zobowiązaną do podpisania sf.

W tym polu nie należy podawać imion i nazwisk innych zobowiązanych do podpisania sf, poza tymi, które były odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg. W aktualnej wersji aplikacji nie ma konieczności podawania danych wszystkich osób, które powinny podpisać sf (zaznaczmy, że „Podręcznik użytkownika aplikacji e-Sprawozdania Finansowe” udostępniony przez Ministerstwo Finansów nie został zaktualizowany i nadal zawiera informację o konieczności wypełnienia listy wszystkich takich osób). Złożone podpisy w pliku (lub dołączone jako osobne pliki w przypadku podpisów zewnętrznych) odpowiadają informacji o osobach, które powinny podpisać dokument.

Co w sytuacji, gdy któryś z członków wieloosobowego organu kierowniczego odmówi podpisania sf? W przypadku osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg przewidziano pole, w którym można zaznaczyć, że dana osoba odmówiła podpisu, ale w odniesieniu do członków organu kierowniczego nie ma już takiej możliwości. Wystarczające (i obligatoryjne) będzie więc dołączenie do sf pisemnego uzasadnienia odmowy, sporządzonego przez tę osobę. Należy skorzystać z opcji „Dodaj dokumenty dodatkowe” i wybrać z rozwijanej listy typ dokumentu: „Uzasadnienie odmowy podpisania sprawozdania finansowego”.

Nadmieńmy, że od 1.01.2022 r. w przypadku wieloosobowego organu kierowniczego sf nie musi być podpisane przez wszystkie osoby wchodzące w skład organu, dlatego sporządzanie listy wszystkich zobowiązanych do złożenia podpisu, jak w ubiegłorocznej aplikacji, byłoby bezcelowe. Obecnie sf powinna podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu kierowniczego, a pozostałe są zobowiązane do złożenia oświadczeń, że sf spełnia wymagania uor. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sf i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sf spełnia wymagania przewidziane w ustawie, bądź też odmowa jego złożenia są dołączane do sf (w aplikacji poprzez skorzystanie z opcji „Dodaj dokumenty dodatkowe”).

Opisany sposób postępowania przy wysyłce sf przez aplikację skonsultowano z Zespołem Pomocy Technicznej Ministerstwa Finansów.