Udzielanie wsparcia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych a ochrona danych osobowych

Inspektor pracy ma rację. Oświadczenia socjalne, powszechnie stosowane przez pracodawców, są na ogół zbyt szczegółowe i wymuszają podawanie nadmiarowych danych osobowych, przez co są sprzeczne z RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, DzUrz UE z 2016 nr 119/1). Należy je przejrzeć i zmodyfikować, może być też potrzebna korekta regulaminu zfśs.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu socjalnego zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, czyli od spełnienia przez nią tzw. kryterium socjalnego. Kryteria socjalne są różne. Najpowszechniejsze to średni dochód na osobę w rodzinie, a ponadto: wielodzietność, samotne wychowywanie dziecka, wychowywanie dziecka niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym, złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy w odpowiednim wymiarze, długotrwała lub ciężka choroba w rodzinie, zdarzenie losowe, które dotknęło rodzinę. Inaczej mówiąc, wypłatę beneficjów musi poprzedzać wnikliwa ocena sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej i jej najbliższych, dokonywana przez pracodawcę, a w jego imieniu zwykle przez komisję socjalną (patrz m.in. wyroki Sądu Okręgowego w Zielonej Górze z 4.04.2019, IV U 216/19, czy SA w Łodzi z 22.06.2018, III AUa 1121/17).

Osoba starająca się o pomoc z funduszu składa oświadczenie/wniosek, w którym podaje dane osobowe swoje i najbliższych, potrzebne do ustalenia prawa do pomocy i jej wysokości (art. 8 ust. 1a ustawy o zfśs). Zgodnie zaś z art. 8 ust. 2 zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu z uwzględnieniem kryteriów socjalnych (w tym zasady sporządzania i składania oświadczeń/wniosków) ustala pracodawca w regulaminie socjalnym uzgodnionym z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie działa – z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Reasumując: w oświadczeniu lub we wniosku socjalnym zainteresowany podaje takie dane osobowe niezbędne do weryfikacji spełniania przez niego kryterium socjalnego i określenia wysokości wsparcia, jakich wymaga wskazany regulamin – zawierający najczęściej w załącznikach wzory druków.

RODO (obowiązuje w Polsce od 23.05.2018) narzuca administratorom danych surowe zasady przetwarzania danych osobowych, zwłaszcza dotyczących stosunków zatrudnieniowych. Administrator (w tym przypadku pracodawca, a w jego imieniu komisja socjalna) muszą przetwarzać je:

• zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla „właściciela” danych,
• tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach; nie mogą ich przekazywać w sposób niezgodny z tymi celami (tzw. ograniczenie celu przetwarzania),
• adekwatnie, stosownie i w zakresie niezbędnym do celu ich pozyskiwania (minimalizacja danych).

Administrator musi przestrzegać tych zasad, a w razie kontroli wykazać ich respektowanie (art. 5 ust. 2 RODO). Wynika z tego bezwzględny zakaz pozyskiwania danych dodatkowych, nadmiarowych (na wszelki wypadek) oraz danych, które pracodawca już posiada.

Powszechnie używane prze pracodawców oświadczenia/wnioski socjalne często są przestarzałe i niezgodne z wymienionymi przepisami RODO. Największe zastrzeżenia budzi najpopularniejsze kryterium socjalne – średniego dochodu przypadającego na członka rodziny osoby uprawnionej. Od osoby występującej np. o dofinansowanie wypoczynku dzieci wymaga się podania dokładnej kwoty, podczas gdy regulamin socjalny przewiduje na ogół 3–4 przedziały dochodów, do każdego z nich przypisując jedną kwotę dofinansowania.

Faktyczna wysokość średniego dochodu osiągniętego przez rodzinę nie ma więc znaczenia. Wystarczy, że mieści się on w danym przedziale. Czy nie byłaby zatem wystarczająca deklaracja zainteresowanego, że według jego obliczeń ten średni dochód kwalifikuje go do konkretnego przedziału dochodowego?

Niewątpliwie wymaganie podania w oświadczeniu czy we wniosku dokładnej kwoty średniego dochodu na członka rodziny narusza wynikające z RODO zasady ograniczenia przetwarzania danych i ich minimalizacji. Wzory tych dokumentów należy zmodyfikować. Uprawniony powinien deklarować jedynie to, że obliczona przez niego średnia kwota dochodu kwalifikuje go do danej kategorii zarobkowej.

Zastrzeżenia budzi również żądanie wskazywania w oświadczeniu lub we wniosku socjalnym danych osobowych członków rodziny, stopnia ich pokrewieństwa z osobą uprawnioną czy dat urodzin dzieci. Nie są to dane niezbędne do weryfikacji kryteriów socjalnych ani określenia wysokości wnioskowanego wsparcia. Wystarczy liczba członków rodziny, liczba dzieci, a w przypadku tych ostatnich ew. deklaracja, że nie przekraczają określonych w regulaminie socjalnym granic wiekowych.

Minimalizacja danych osobowych w oświadczeniu lub we wniosku socjalnym nie oznacza stworzenia pola do wyłudzania pomocy socjalnej. W świetle bowiem art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o zfśs pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych wykazanych w oświadczeniu socjalnym w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (zaświadczenia i dodatkowe oświadczenia), a socjalne dane osobowe może przetwarzać tylko przez czas niezbędny do weryfikacji prawa i wysokości świadczenia z funduszu oraz do dochodzenia praw i roszczeń z tego tytułu (maksymalnie 5 lat). Pomoc – w zależności od regulaminu socjalnego – jest udzielana na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. W razie wątpliwości czy podejrzeń o podawanie nieprawdy komisja socjalna zawsze ma prawo żądać np. zeznania PIT za poprzedni rok, zaświadczenia o zarobkach małżonka pracownika czy aktu urodzenia dziecka, jeśli pozwala na to regulamin. Jednak zgodnie z interpretacją Prezesa UODO pracodawca może żądać dokumentów na potwierdzenie danych zadeklarowanych w oświadczeniu lub we wniosku socjalnym tylko do wglądu, nie wolno ich powielać i przechowywać.

Gwarancje te wzmacniają nałożone na zakłady pracy nakazy, aby pracownicy mający dostęp do wrażliwych danych osobowych byli do tego pisemnie upoważnieni, a także do dokonywania corocznego przeglądu danych socjalnych (art. 8 ust. 1b i 1d ustawy o zfśs).

Ustawa o zfśs określa zakres danych, jakie podaje osoba zainteresowana. Z tych przepisów nie wynika potrzeba przekazywania członkom rodziny klauzuli informacyjnej o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 RODO administrator ma obowiązek przekazać osobie fizycznej, której dane osobowe zbiera, informację o ochronie tych danych (tzw. klauzulę informacyjną). Powinien to zrobić podczas pozyskiwania danych. W klauzuli podaje m.in. swoje dane, ew. dane inspektora ochrony danych, cele i podstawę prawną przetwarzania danych, okres i sposoby przetwarzania oraz prawa, jakie ma właściciel danych w zakresie ochrony danych (np. dostępu do danych, ich usunięcia, sprostowania czy złożenia skargi).

Podobną, choć nieco zmodyfikowaną klauzulę administrator ma obowiązek przekazać osobie, której dane osobowe dotyczą, jeśli uzyskuje je od innej osoby (art. 14 RODO). Robi to w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca, mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania tych danych. Jednak zdaniem Prezesa UODO w przypadku oświadczenia/wniosku socjalnego, mimo że osoba uprawniona ujawnia w nim dane osobowe członków swojej rodziny, nie ma konieczności przekazywania im klauzuli informacyjnych. RODO przewiduje bowiem kilka wyjątków – jeden z nich wynika z art. 14 ust. 5 pkt c, według którego klauzula informacyjna jest zbyteczna, jeżeli pozyskiwanie lub ujawnianie danych wyraźnie reguluje prawo UE lub państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidując odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Tak jest właśnie w omawiane sytuacji. Ustawa o zfśs w art. 8 ust. 1a–1c szczegółowo reguluje obowiązek podania danych socjalnych, a doprecyzowuje go regulamin socjalny.

Każda osoba zatrudniona przez administratora musi mieć upoważnienie (polecenie) do przetwarzania danych osób fizycznych, z którymi ma do czynienia w ramach zadań służbowych (art. 29 i art. 32 ust. 4 RODO). Generalnie RODO nie narzuca postaci i treści tego upoważnienia – czyni to wyjątkowo ustawa o zfśs odnośnie do danych wrażliwych. Upoważnienie do ich przetwarzania musi mieć postać pisemną, a osoby upoważnione są zobowiązane zachować te dane w tajemnicy (art. 8 ust. 1b).

Zastosowanie takiego rozwiązania jest możliwe, ale według mnie tylko na zasadzie wyjątku. Wniosek o przyznanie wsparcia z funduszu osoby uprawnionej, która nie chce podać danych osobowych potrzebnych do weryfikacji kryterium socjalnego, powinien – moim zdaniem – zostać odrzucony.

Pomysł kwalifikacji zainteresowanego, który nie chce podać informacji potrzebnych do ustalenia kryterium socjalnego, do najwyższego przedziału dochodowego i „ukarania” go najniższym świadczeniem pomocowym został zapewne zaczerpnięty z orzecznictwa. W świetle wyroku SA w Szczecinie z 26.02.2013 (III AUa 734/12) pracodawca jest uprawniony do domniemania, że osoba odmawiająca złożenia oświadczenia znajduje się w kręgu osób o najlepszej sytuacji materialno-bytowej. Podobnie sąd ten orzekł w wyroku z 6.03.2013 (III AUa 741/12). Oczywiście takie rozwiązanie musi wynikać z regulaminu socjalnego. Przeciwne stanowisko zajął SA w Lublinie w wyroku z 10.10.2013 (III AUa 752/13), uznając, że zapis o przyznawaniu świadczeń w najniższej wysokości bez badania kryterium socjalnego nie jest zgodny z ustawą o zfśs.

Należy jednak podkreślić, że wskazane wyroki zapadły na gruncie nieaktualnego już stanu prawnego. Ustawa o zfśs przed 4.05.2019 nie regulowała kwestii ujawniania przez osoby uprawnione danych osobowych koniecznych do ustalenia prawa i wysokości świadczenia z funduszu. Obecnie określa tryb postępowania, nakazując zainteresowanemu udostępnienie danych osobowych w formie oświadczenia. Z przepisu wynika, że występujący o pomoc socjalną musi złożyć oświadczenie/wniosek socjalny (art. 8 ust. 1a).

Na tle obecnego stanu prawnego zastosowanie rozwiązania, o którym mowa w pytaniu, jest kontrowersyjne. Przede wszystkim dlatego, że zainteresowany ma obowiązek ujawnienia potrzebnych danych osobowych. Należy zatem przyjąć, że obecnie ujawnienie danych osobowych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń z funduszu jest jednym z warunków ich przyznania. Wniosek osoby, która odmawia ich podania, powinien zatem zostać rozpatrzony negatywnie.

Po drugie przyznanie ulgowego świadczenia czy dopłaty w konkretnej wysokości musi poprzedzać wnikliwa analiza sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego; przyporządkowanie tymczasem do najwyższej kategorii sugeruje, że pominięto etap badania tych kwestii. Po trzecie osoby uprawnione do korzystania z funduszu należy traktować jednakowo – dlaczego więc jedne mają składać oświadczenia, a inne nie?

Reasumując: w świetle powyższego odmowa osoby uprawnionej do ujawnienia niezbędnych danych osobowych powinna skutkować odmową przyznania wsparcia. Ew. postanowienie regulaminu zfśs przyporządkowujące taką osobę do najwyższej kategorii dochodowej jest dyskusyjne i dopuszczalne, jedynie gdy przewidziany w regulaminie socjalnym najwyższy przedział dochodowy jest otwarty (regulamin nie wyznacza górnego progu dochodowego).