Udokumentowanie zakupu produktów rolnych dowodem wewnętrznym a koszty uzyskania przychodów

Rodzaje dowodów księgowych

W myśl art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, nazywane dowodami źródłowymi:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z kolei w myśl art. 20 ust. 3 uor podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie dotyczy to jednak operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 uor).

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 21 ust. 1 uor):

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Sposób udokumentowania zakupu

Rolnik ryczałtowy w zakresie prowadzonej działalności rolniczej jest zwolniony z obowiązku m.in. wystawiania faktur (art. 117 ustawy o VAT). Jeśli nabywcą produktów rolnych jest czynny podatnik VAT, to na nim spoczywa obowiązek wystawienia faktury VAT RR. Zasady jej wystawiania reguluje art. 116 ustawy o VAT, określając dane wymagane na tej fakturze, takie jak:

• imię i nazwisko lub nazwa albo nazwa skrócona dostawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• NIP lub PESEL dostawcy i nabywcy,
• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług” (art. 116 ust. 3 ustawy o VAT).

Rolnik ryczałtowy może być niekiedy zobowiązany do wystawienia rachunku. Jak stanowi art. 87 Op, jest tak, gdy:

• z odrębnych przepisów nie wynika, że obowiązkiem podatnika prowadzącego działalność gospodarczą jest wystawienie faktury – chodzi zatem o sprzedaż na rzecz konsumentów (osób fizycznych),
• nabywca zgłosił takie żądanie,
• sprzedaż odbywa się w stałych, odrębnych miejscach sprzedaży poza miejscem uprawy lub hodowli, z wyjątkiem sprzedaży na targowiskach, o których mowa w art. 20 ust. 1c pkt 3 lit. b updof.

W świetle stanowiska KIS (pismo z 8.11.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.479.2024.3.DK) z powyższego wynika, że zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego nie może być udokumentowany przez nabywcę dowodem wewnętrznym, bo taki dowód zastępczy może dotyczyć wyłącznie zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, w dodatku niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT. Co więcej, skoro ma być sporządzony przez osoby dokonujące operacji, których dotyczy, musi zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Według KIS również dowód wewnętrzny dokumentujący zakupy od osoby niebędącej rolnikiem, która nie udostępnia swoich danych osobowych, nie stanowi dowodu księgowego dokumentującego poniesienie wydatku, bo nie spełnia wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 uor, tj. nie zawiera danych „określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej”, pozwalających uznać go za dowód księgowy. Aby spółka mogła zaliczyć do swoich kosztów podatkowych wydatki na produkty rolne zakupione od osoby, która nie jest rolnikiem, powinna zawrzeć z nią umowę kupna-sprzedaży, tak aby spełnione były warunki z art. 21 ust. 1 uor, i dopiero na podstawie takiej umowy kierownik danej jednostki powinien podjąć decyzję co do sposobu udokumentowania zakupu za pomocą dowodów zastępczych (w myśl art. 20 ust. 4 uor).

Reasumując: zdaniem KIS w obu przypadkach dowód wewnętrzny nie może więc być podstawą do zaliczenia wartości zakupów owoców i warzyw do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 9 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1 updop.