Udokumentowanie kilku dostaw towarów jedną fakturą VAT RR

Regulacje dotyczące faktur VAT RR są regulacjami szczególnymi wobec ogólnych zasad wystawiania faktur. Przez „fakturę”, stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W odniesieniu do faktur VAT RR nie mają zastosowania regulacje dotyczące faktur zawarte w art. 106a–106q ustawy o VAT. Natomiast zasady rozliczania i dokumentowania nabycia produktów od rolników ryczałtowych określają art. 115–118 tej ustawy.

Faktura VAT RR potwierdza sprzedaż produktów rolnych przez rolnika ryczałtowego (bądź wykonywanie przez niego usług rolniczych) na rzecz czynnego podatnika VAT. W myśl art. 116 ust. 1 zarejestrowany czynny podatnik VAT nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w 2 egz. fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Powinna być ona oznaczona jako „Faktura VAT RR” i zawierać co najmniej dane wskazane w art. 116 ust. 2 (patrz ramka).

Faktura VAT RR może być, za zgodą dostawcy, wystawiana, podpisywana i przesyłana w formie elektronicznej. Powinna być wówczas opatrzona, odpowiednio przez dostawcę i nabywcę, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przez „przekazanie dostawcy oryginału faktury VAT RR” rozumie się jej przesłanie w formie elektronicznej (art. 116 ust. 3a).

Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług (art. 116 ust. 3). W przypadku umów kontraktacji lub innych o podobnym charakterze ww. oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Sporządza się je jako osobny dokument, który powinien zawierać elementy, o których mowa w art. 116 ust. 2 pkt 1 i 2, oraz datę zawarcia i określenie przedmiotu umowy, datę sporządzenia tego dokumentu, a także czytelny podpis składającego oświadczenie.

Oświadczenie sporządza się w 2 egz. (oryginał jest przekazywany nabywcy, art. 116 ust. 4). Może być ono wystawiane, podpisywane i przesyłane w formie elektronicznej. W tym przypadku powinno być opatrzone przez składającego oświadczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przez „przekazanie nabywcy oryginału oświadczenia” rozumie się jego przesłanie w formie elektronicznej (art. 116 ust. 4a). W przypadku rezygnacji ze zwolnienia od VAT określonego w art. 43 ust. 1 pkt 3 (dla rolników ryczałtowych) składający ww. oświadczenie informuje o tym niezwłocznie nabywcę (zob. art. 116 ust. 5).

Art. 116 ustawy o VAT (zasady wystawiania faktur VAT RR) nie reguluje wprost wystawiania zbiorczych faktur VAT RR, niemniej jednak nie wyklucza takiej możliwości.

W praktyce organy podatkowe dopuszczają możliwość wystawiania zbiorczych faktur VAT RR (dokumentujących kilka dostaw produktów rolnych, np. z jednego miesiąca), o ile są one czytelne i jednoznacznie identyfikują wszystkie wykonane w danym okresie dostawy (m.in. określają daty poszczególnych dostaw, kwotę, nazwę nabytych produktów rolnych, jednostkę miary, ilość), a także zawierają wszystkie elementy wskazane w art. 116 ust. 2 ustawy o VAT (patrz interpretacja KIS z 8.11.2021 r., 0112-KDIL3.4012.214.2021.1.AW).

Spółka mogłaby zatem wystawiać z ostatnim dniem miesiąca, dla dostaw z całego miesiąca na rzecz jednego kontrahenta, zbiorczą fakturę VAT RR, spełniającą ww. warunki, o ile na jej podstawie będzie możliwa identyfikacja wszystkich dostaw.