Tworzenie harmonogramów czasu pracy

Kiedy należy tworzyć harmonogram

Harmonogramy (indywidualne rozkłady czasu pracy pracowników) powinny być tworzone wówczas, gdy nie jest spełniona jedna z następujących przesłanek:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (stałe rozkłady wskazujące na wykonywanie pracy w tych samych dniach i godzinach, np. zapis regulaminu: „Pracownicy działu X pracują od poniedziałku do piątku, w godz. 9.00–17.00”),
• pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (czyli stosowany jest zadaniowy czas pracy),
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ Kp, przy czym wniosek pracownika wskazuje na konkretne rozwiązanie w tym zakresie (nie wyłącza obowiązku przygotowywania harmonogramów wniosek, w którym pracownik ogólnie wskazuje na chęć bycia objętym możliwością wyznaczania mu godziny rozpoczynania pracy w niezakończonej dobie pracowniczej),
• na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy (czyli zostanie uzgodniony rozkład czasu pracy inny niż obowiązujący danego pracownika na podstawie regulacji wewnętrznych obowiązujących w zakładzie pracy).

Można powiedzieć, że harmonogramy są tworzone w tych wszystkich przypadkach, gdy pracownik na podstawie regulaminu pracy lub zawartego z pracodawcą porozumienia nie zna swoich dni i godzin pracy, więc jest konieczne przekazanie mu takiej informacji. Informacja ma zaś charakter polecenia służbowego.

Okres harmonogramowy

Harmonogramy mogą być przygotowywane na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, przy czym powinny obejmować co najmniej miesiąc.

Ważne: szczególne – odmienne – regulacje dotyczące okresów, na jakie mają być tworzone rozkłady czasu pracy, dotyczą pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy kierowców oraz pracowników instytucji kultury, a także zatrudnionych w podmiotach leczniczych.

Na podstawie Kp nie ma możliwości tworzenia harmonogramów na okresy krótsze niż miesiąc. Nie ma znaczenia rodzaj prowadzonej przez pracodawcę działalności, stanowisko, na jakim zatrudniony jest pracownik itp.

Pracownik powinien otrzymać swój grafik co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który sporządzono ten rozkład. Przepisy nie wskazują, w jaki sposób należy go przekazać, określają jedynie, że grafik ma zostać sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Pracodawca ma w tym zakresie daleko idącą dowolność, także określenie „forma” powinno być traktowane jako „postać”, co wiąże się z brakiem jakiegokolwiek sformalizowania harmonogramów. Mogą być m.in.:

• na papierze, przekazywane indywidualnie poszczególnym pracownikom,
• na papierze, wywieszane na tablicy ogłoszeń „wewnętrznych” (dotyczy to w praktyce grafików grupowych, tworzonych dla zespołów pracowników),
• przesyłane e-mailem,
• wprowadzane do systemu, do którego mają dostęp osoby, dla których rozkłady są tworzone,
• umieszczane na „wewnętrznej” stronie internetowej,
• przekazywane za pomocą komunikatorów używanych w kontaktach pracodawca – pracownicy.

Zgodność z regulacjami wewnętrznymi

Tworząc harmonogram, należy opierać się na wewnętrznych regulacjach (wskazujących na rozkłady czasu pracy). Są one wiążące zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Od zapisów wewnętrznych o czasie pracy zależy to, na jakie dni i przedziały godzinowe mogą być tworzone harmonogramy.

Na tym tle widać, jak istotne staje się precyzyjne określenie poszczególnych zapisów dotyczących rozkładów czasu pracy, umieszczanych w regulacjach wewnętrznych.

Wymiar czasu pracy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

• mnożąc 40 godz. przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godz. i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a potem
• odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godz. za każde święto będące dniem wolnym od pracy, przypadające w innym dniu niż niedziela.

Wymiar czasu pracy jest ustalany dla okresu rozliczeniowego, a nie dla miesiąca kalendarzowego. Harmonogram może zaś obejmować:

• cały okres rozliczeniowy (gdy wynosi on miesiąc),
• część okresu rozliczeniowego (gdy wynosi on więcej niż miesiąc).

Podział ten w bardzo istotny sposób wpływa na planowanie liczby godzin pracy w grafiku.

W przypadku okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesięczne, w harmonogramach tworzonych na miesiące wchodzące w ten okres rozliczeniowy nie trzeba planować liczby godzin pracy wynikającej z wymiaru dla poszczególnych miesięcy. Obowiązuje bowiem cały czas wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Godzina rozpoczęcia pracy

Z harmonogramu pracownik powinien dowiedzieć się, w jakich godzinach (od... do...) ma świadczyć pracę w dniach oznaczonych jako dni pracy. Podawanie godzin nie będzie konieczne, gdy zostanie wprowadzone odniesienie do regulacji wewnętrznych jasno określających godziny pracy (np. w sytuacji gdy przy stosowaniu pracy zmianowej regulamin pracy jasno wskazuje przedziały zmian – wystarczy wówczas podanie I lub II zmiana).

Wskazana w harmonogramie godzina rozpoczęcia pracy nie może naruszać przepisów o dobie pracowniczej ani o minimalnych odpoczynkach.

Doba pracownicza to 24 kolejne godz., poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Planowanie rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godz. od godziny rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia kalendarzowego stanowi naruszenie przepisów, skutkuje także powstaniem pracy nadliczbowej.

Planowanie rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godz. od godziny rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia jest możliwe jedynie wówczas, gdy są stosowane (a dokładniej zostały wprowadzone zgodnie z Kp) zmienne rozkłady czasu pracy z art. 140¹ Kp. Ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie będzie wówczas stanowić pracy w godzinach nadliczbowych.

Art. 140¹ Kp umożliwia tworzenie rozkładów czasu pracy przewidujących:

• różne godziny rozpoczynania pracy (tu rozkłady narzuca pracodawca),
• przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy

w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.

W obu tych przypadkach – gdy rozkład ustala pracodawca i gdy pracownik decyduje o konkretnej godzinie rozpoczęcia pracy – ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Warunkiem jest jednak, by sytuacja taka nie naruszała prawa do minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Zmienne (ruchome) rozkłady czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (zoz); jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zoz, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a Kp, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli nie działają u niego zoz.

Niezależnie od zawarcia porozumienia można jednak stosować rozkłady czasu pracy z art. 140¹ Kp na indywidualny wniosek pracownika.

Ważne: nieistotne z mocy prawa jest stosowanie zmiennych (ruchomych) rozkładów czasu pracy na podstawie wprowadzonego jednostronnie przez pracodawcę zapisu do regulaminu pracy.

Minimalny odpoczynek dobowy to co najmniej 11 godz. w każdej dobie. Wypoczynek dobowy może zostać skrócony jedynie wyjątkowo, w przypadku:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Obie sytuacje są niemożliwe do zaplanowania w harmonogramie – każdy przypadek, w którym w harmonogramie nie zaplanowano prawidłowego odpoczynku, stanowi naruszenie przepisów o czasie pracy.

W każdym tygodniu pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 35 godz. nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godz. nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

Kp przewiduje, że skrócenie odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 24 godz. jest możliwe:

• w przypadku pracowników zarządzających zakładem pracy,
• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• w związku z przejściem pracownika na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Praca w niedziele i święta

Planowanie pracy w niedziele i święta jest dopuszczalne, gdy łącznie są spełnione 2 warunki:

• dana praca należy do katalogu prac, które mogą być wykonywane w te dni, zawartego w art. 151¹⁰ Kp,
• dni te są określone w regulaminie (obwieszczeniu) jako dni pracy.

Jeżeli praca wykonywana jest m.in. w niedziele i święta, w grafiku należy:

• planując pracę w te dni, wyznaczyć jednocześnie (i oznaczyć) dzień wolny za tę pracę,
• przy pracy w niedziele zapewnić pracownikowi co najmniej jedną niedzielę wolną w ciągu 4 tyg.

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca ma obowiązek zapewnić inny dzień wolny od pracy: w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeżeli nie jest możliwe, wykorzystanie wolnego w tym terminie – do końca okresu rozliczeniowego.

Do końca okresu rozliczeniowego wyznaczany jest również dzień wolny za pracę w święto.

Wyznaczając dzień wolny w harmonogramie za zaplanowaną pracę w niedzielę, należy bezwzględnie wyznaczyć go w terminie 6 dni przed lub po tej niedzieli. Nie można na etapie tworzenia harmonogramu przyjąć, że nie jest możliwe wykorzystanie w tym terminie dnia wolnego.

Oznaczając dzień wolny za niedzielę lub za święto, należy wskazać (używając skrótu) zarówno to, że jest to wolne za niedzielę albo za święto (patrz dalej), jak też podać datę niedzieli i święta, za które dany dzień jest dniem wolnym.

Przy ustalaniu niedzieli wolnej od pracy należy przyjmować zasadę, że w każdym dowolnie wybranym okresie obejmującym 4 kolejne tyg. jedna niedziela musi być wolna (pismo GIP z 4.08.2009 r., GPP-459-4560-49/09/PE/RP). Wolna niedziela to przy tym zarówno wolny dzień oznaczony w harmonogramie, jak też – już w fazie „wykonania” grafiku – faktycznie zapewniony dzień wolny (tzn. sytuacja, w której pracodawca nie zlecał w tym dniu pracy na bieżąco).

Za pracę w niedzielę i święta uważa się pracę przypadająca na godziny od 6.00 tego dnia do 6.00 następnego (czyli niedziela kończy się o godz. 6.00 w poniedziałek). Pracodawca może jednak w przepisach wewnętrznych inaczej oznaczyć niedzielę lub święto (np. od 7.00 do 7.00 następnego dnia).

Jeżeli tego nie zrobił, nie może układać rozkładów pracownikowi np. na każdy poniedziałek od godz. 5.00 ani zaplanować pracy od 5.00 w poniedziałek przy pracach, które nie są dopuszczane w niedzielę.

Minimalna liczba dni wolnych

W okresie rozliczeniowym musi być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Ustala się ją:

• dzieląc wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy – oblicza się tym sposobem maksymalną liczbę dni pracy,
• wynik odejmuje się od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym.

Wszystkie dni wolne w harmonogramie powinny przy tym zostać odpowiednio oznaczone, nieprawidłowe jest zostawienie pustych miejsc lub określenie każdego dnia wolnego np. jako W. Dni wolne to:

• niedziela lub dzień wolny za pracę w niedzielę (np. Wn),
• święto lub dzień wolny za pracę w święto (np. Wś),
• dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. W5),
• dzień wolny harmonogramowo (np. Wh).

Ma to znaczenie w razie ew. późniejszego zlecania pracy w dniach wolnych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Będzie miało różne konsekwencje w zakresie rekompensaty takiej pracy. Jest również istotne w związku z wymogiem podawania w ewidencji czasu pracy dni wolnych ze wskazaniem tytułu ich udzielenia (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369).