Transgraniczna praca zdalna nadal na ulgowych zasadach
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Warunkiem jest jednak, by zarówno państwo miejsca zamieszkania pracownika, jak i państwo siedziby (prowadzenia działalności) pracodawcy podpisały umowę ramową UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej. Jej depozytariuszami – począwszy od 1.07.2023 r. – są: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Hiszpania, Holandia, Niemcy, Lichtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Polska, Portugalia, Słowacja, Szwecja i Szwajcaria. Umowa ramowa wiąże przez 5 lat, z możliwością jej wydłużenia na kolejne 5 lat.
COVID-19 wymusił nadzwyczajną politykę
Zasadniczo osoba, która normalnie świadczy pracę w dwóch lub więcej państwach UE, podlega ustawodawstwu kraju, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje w nim znaczną część pracy, tzn. absorbującą co najmniej 25% całkowitego czasu pracy (art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29.04.2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, DzUrz UE L 166 z 30.04.2004 r.).
Pandemiczne ograniczenia w przemieszczaniu spowodowały wielkie przeobrażenia na rynku pracy, przez co m.in. osoby mieszkające w jednym kraju i zwyczajowo pracujące w innym, gdzie siedzibę ma zakład pracy, musiały część pracy świadczyć w kraju zamieszkania. Aby umożliwić takim pracownikom pozostanie w systemie ubezpieczeniowym państwa pracodawcy, organy wspólnotowe opracowały tzw. rekomendacje, nazywane polityką braku wpływu (no impact policy), które stanowią wyjątek od zasady z art. 13 rozporządzenia 883/2004. Rekomendacje wiązały do 30.06.2023 r., a tymczasem praca zdalna nadal cieszy się popularnością. Dlatego Komisja Administracyjna działająca przy Komisji Europejskiej postanowiła, na mocy art. 16 rozporządzenia 883/2004, wdrożyć wskazaną umowę ramową (porozumienie ramowe ws. stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej), która pozwala zachować na dłużej ułatwienia w opłacaniu składek za pracowników zdalnych.
Co wynika z umowy ramowej
Transgraniczna praca zdalna (telepraca) w świetle umowy ramowej oznacza pracę wykonywaną z państwa zamieszkania pracownika przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracodawcy, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym kraju, będącym depozytariuszem porozumienia.
Nadal można składać wniosek o objęcie takiego pracownika ubezpieczeniem społecznym kraju siedziby bądź prowadzenia działalności przez pracodawcę, jeżeli łącznie spełnione są poniższe warunki:
- pracownik mieszka w innym kraju niż ten, w którym znajduje się siedziba bądź miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, ale oba kraje podpisały umowę ramową,
- pracę zdalną pracownik świadczy w kraju zamieszkania przez co najmniej 25% i mniej niż 50% swojego czasu pracy (jeśli pracuje dla kilku pracodawców, liczy się łączny czas pracy),
- wniosek zostanie złożony za zgodą zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Wniosek można złożyć na 3 lata, z możliwością przedłużenia.
Z udogodnienia tego nie skorzystają jednak osoby, które:
- w państwie zamieszkania normalnie wykonują jeszcze inną aktywność niż praca transgraniczna, np. jednocześnie pracują tam stacjonarnie,
- normalnie wykonują aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby (tj. gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo niemające statusu depozytariusza umowy ramowej),
- prowadzą działalność na własny rachunek.
Jak i gdzie złożyć wniosek
Wniosek ws. objęcia ubezpieczeniem społecznym przez 3 lata (z możliwością przedłużenia na podstawie nowego wniosku) może złożyć pracodawca lub zainteresowany pracownik w instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym znajduje się siedziba bądź miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę.
Jak wyjaśnił ZUS, w przypadku transgranicznego pracownika zdalnego, którego pracodawca ma siedzibę bądź prowadzi działalności w Polsce, wniosek (US-36) należy zgłosić przez PUE ZUS bądź w postaci pisemnej do oddziału ZUS w Kielcach. Następnie po pozytywnej weryfikacji ZUS informuje o spełnianiu warunków określonych w umowie ramowej. Należy wówczas wystąpić (składając wniosek US-34) o wydanie dokumentu A1 potwierdzającego stosowanie polskiego ustawodawstwa.
Pani Dominika mieszka w Polsce, ale jest zatrudniona przez niemiecką spółkę jako główny doradca klientów strategicznych. Pracę zwykle świadczyła w Niemczech, ale podczas pandemii ustaliła z pracodawcą, że przez 12 dni w miesiącu (wybranych przez nią, ew. uzgodnionych z pracodawcą) wykonuje ją w Polsce, „zachowując połączenie cyfrowe ze środowiskiem pracodawcy”, a przez pozostałe dni w Niemczech.
Biorąc pod uwagę zasady ogólne rozporządzenia 883/2004, pani Dominika znaczną część pracy świadczy w Polsce (kraju zamieszkania) i powinna podlegać pod polski system ubezpieczeń społecznych. Skutkuje to jednak tym, że niemiecka firma powinna się zarejestrować w Polsce jako płatnik składek bądź też obowiązki płatnika musiałaby przejąć sama pracownica. Skoro jednak Polska i Niemcy są sygnatariuszami umowy ramowej, pani Dominika może pozostać w niemieckim ustawodawstwie ubezpieczeniowym. W tym celu ona sama (bądź niemiecka spółka) powinna złożyć stosowny wniosek do niemieckiej instytucji ubezpieczeniowej (GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland).
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
