Telepraca odchodzi do lamusa
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Nowelizacja Kp z 1.12.2022 r. (DzU z 2023 r. poz. 240) usunęła rozdz. IIb Kp poświęcony telepracy (art. 675–art. 6711 Kp), ale jednocześnie w przepisie przejściowym pozwoliła na korzystanie z niej do 7.10.2023 r. (przez 6 mies. od dnia jej wejścia w życie). Na mocy art. 18 nowelizacji tylko do tej daty jest dozwolone:
- stosowanie telepracy na warunkach ustalonych w porozumieniu lub w regulaminie określonych uchylonym art. 676 § 1–4 Kp,
- świadczenie jej na podstawie wniosku pracownika, o którym była mowa w uchylonym art. 676 § 1–4 Kp.
W konsekwencji od 8.10.2023 r. telepraca przestanie istnieć w polskim prawie pracy. Pracodawcy powinni się do tego odpowiednio przygotować, weryfikując umowy o pracę, informacje o warunkach zatrudnienia oraz przepisy zakładowe. Telepracownik regularnie wykonywał pracę poza zakładem pracy, a jej wyniki przekazywał pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, np. e-mailowo (uchylony art. 675 Kp). Przypomina to pracę zdalną w obecnym kształcie, która polega na całkowitym lub częściowym świadczeniu pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kp). Wydaje się zatem naturalne przejście z telepracy na pracę zdalną, co jednak nie wyklucza skierowania telepracownika do pracy standardowej, np. w siedzibie firmy lub w jej oddziale.
Korekta angażu
Zgodnie z art. 677 § 2 Kp umowa o pracę zawierana z telepracownikiem powinna była określać cechy charakterystyczne dla tej organizacji pracy, m.in. miejsce pracy znajdujące się poza zakładem pracy i „elektroniczny” sposób przekazywania wyników pracy. W konsekwencji najpóźniej do 7.10.2023 r. strony powinny zmodyfikować taki angaż w sposób zależny od tego, czy docelowo chodzi o pracę standardową, czy też zdalną. Co do zasady umowę o pracę należy zmienić za wypowiedzeniem warunków pracy i/lub płacy (tzw. zmieniającym), ale procedura ta jest skomplikowana i powiązana z okresem wypowiedzenia przysługującym danemu pracownikowi. Jeśli więc pracodawca nie wręczył telepracownikowi w odpowiedniej chwili wypowiedzenia zmieniającego, wolno sięgnąć po korektę umowy o pracę na mocy aneksu zmieniającego (za porozumieniem stron). Jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ umożliwia przejście na pracę standardową czy zdalną z dnia na dzień, bez konieczności czekania do upływu okresu wypowiedzenia właściwego dla danego pracownika.
Dodajmy, że jeśli pracodawca i pracownik nie zmodyfikują na czas umowy o pracę, to i tak od 8.10.2023 r. zatrudniony nie może już świadczyć pracy na zasadzie telepracy. Strony powinny wtedy jak najszybciej zająć się tą kwestią, aby stało się wiadome, na jakich zasadach odbywa się ich współpraca.
Informacja o warunkach zatrudnienia
W informacji o warunkach zatrudnienia (IWZ) przekazywanej telepracownikowi trzeba było dodatkowo wskazywać: jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się jego stanowisko pracy, oraz osobę lub organ odpowiedzialne za współpracę z nim i upoważnione do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy (uchylony art. 6710 Kp). Obecnie podobne informacje pracodawca ma również obowiązek udostępniać pracownikowi zdalnemu, jednak w zależności od różnych czynników mogą one brzmieć inaczej czy też nabrać innego znaczenia. Ponadto gdy w grę wchodzi przekształcenie telepracownika w pracownika zdalnego w częściowym wymiarze czasu pracy (tzw. hybrydowego), we wręczanej mu IWZ pracodawca ma również obowiązek podać m.in. zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. Dlatego należy bardzo uważnie przejrzeć IWZ pod tym kątem i w razie potrzeby je zaktualizować – niezwłocznie, najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to zmiany warunku zatrudnienia wynikającej ze zmiany przepisów prawa pracy oraz przepisów ubezpieczeń społecznych, które w IWZ zostały już wskazane (art. 29 § 3 i 33 Kp).
Zdezaktualizowane przepisy zakładowe trzeba usunąć
Warunki stosowania telepracy trzeba było sprecyzować w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową lub z zakładowymi organizacjami związkowymi albo w regulaminie uzgodnionym z przedstawicielami pracowników (uchylony art. 676 Kp). Do 7.10.2023 r. wskazane przepisy zakładowe należało uchylić, wprowadzając do nich odpowiednie postanowienie. Jeżeli jednak pracodawca nie dopełnił tej powinności, to formalnie wskazane porozumienie czy regulamin w tej dacie i tak straciły ważność. Aby nie było bałaganu, należy jednak tę kwestię doprowadzić do końca.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
