Święta w firmie – opodatkowanie i oskładkowanie bonusów dla pracowników i zleceniobiorców

Te dodatkowe świadczenia to zazwyczaj premie pieniężne, zapomogi, wsparcie rzeczowe, paczki dla dzieci czy karty upominkowe, finansowane ze środków obrotowych firmy, z zfśs lub z funduszu socjalno-bytowego (u pracodawców z układem zbiorowym pracy).

PIT od świątecznych świadczeń

W ujęciu podatkowym za przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof). W tak szeroko rozumianym przychodzie mieszczą się więc również świadczenia pozapłacowe bądź o charakterze socjalnym.

Zasadniczo zatem świąteczne bonusy są opodatkowane PIT, zwłaszcza gdy źródłem ich finansowania są środki obrotowe firmy. Zwolnieniem z podatku – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 updof – objęta jest jedynie wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs (patrz ramka), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub z funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym (2020) 2000 zł. Limit zwolnienia wynosi co do zasady 1000 zł, ale mocą przepisów antycovidowych (art. 52l updof) został podwojony od 2020 do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołany zostanie stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19.

Ze zwolnienia – w ramach limitu – poza świadczeniami pieniężnymi (np. wypłacona w gotówce świąteczna zapomoga czy karta przedpłacona uprawniająca do zakupu artykułów spożywczych, będąca środkiem płatniczym) korzystają wyłącznie świadczenia o charakterze rzeczowym, tj. takie, których przedmiotem są rzeczy, niebędące jednocześnie środkami pieniężnymi lub innymi wartościami pieniężnymi, np. paczki świąteczne.

Updof zastrzega, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. To oznacza, że wszelkie bony, talony, karty upominkowe czy vouchery nie korzystają ze zwolnienia, nawet jeśli zostały zakupione ze środków zfśs. Katalog nazw znaków legitymacyjnych nie jest zamknięty, o czym świadczy użyte w przepisie określenie „i inne znaki”, co oznacza, że kryterium decydującym do zakwalifikowania określonego znaku do kategorii świadczeń niebędących świadczeniami rzeczowymi w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 67 updof nie jest nazwa znaku (świadczenia), ale jego istota – a więc pełnienie funkcji quasi-pieniądza wskutek możliwości jego wymiany na towar lub usługę (wyrok NSA z 4.02.2016, II FSK 1463/14).

Jeżeli łączna wartość świadczeń z zfśs i/lub od związków zawodowych przekroczy w roku podatkowym wymieniony limit, nadwyżka podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Co istotne, do jednego limitu rocznego zaliczają się świadczenia otrzymane od wszystkich płatników, z którymi osoba uprawniona pozostawała w stosunkach pracy w danym roku, i od których otrzymała takie świadczenia. Jednak każdy pracodawca rozlicza wartość wsparcia od niego uzyskanego, natomiast to pracownik we własnym zakresie pilnuje progu zwolnienia i sporządzając zeznanie roczne, przyrównuje łączną wartość świadczeń z kwotą limitu. Nadwyżkę musi wykazać do opodatkowania.

Bonusy dla związkowców

Jeśli chodzi o świąteczne zapomogi (inne niż losowe), to odrębnym zwolnieniem objęte są jeszcze – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 9a updof – te wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom będącym jej członkami, do wysokości 3000 zł rocznie (podstawowy limit to 1000 zł, ale został potrojony przepisami antycovidowymi od 2020 do końca roku podatkowego, w którym odwołany zostanie stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19).

W przypadku gdy świadczenia sfinansował związek zawodowy, nie ma on obowiązku pobierania zaliczek na PIT z tego tytułu. U osoby, która otrzymuje świadczenia od związku zawodowego, powstaje przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof). Związek będzie zobowiązany do sporządzenia i przekazania swoim członkom oraz właściwemu US informacji PIT-11, w której wykaże wartość przekazanych świadczeń (podlegającą opodatkowaniu, gdy suma świadczeń przekazanych przez związek i innych świadczeniodawców przekroczy ustawowy limit).

Bonusy dla wykonawców umów cywilnoprawnych i byłych pracowników

Osobami uprawnionymi do świadczeń z zfśs są także inne osoby, które pracodawca wyszczególnił w regulaminie funduszu jako beneficjentów pomocy. Oczywiście z innych środków niż socjalne również można kupić upominki czy wypłacić zapomogę niepracownikom.

Dodatkowe świadczenie jest dla wykonawcy umowy cywilnej przychodem z działalności wykonywanej osobiście. W tym źródle mieści się nie tylko wynagrodzenie, ale także inne świadczenia przekazane w związku z łączącym strony stosunkiem cywilnoprawnym.

W odniesieniu do zleceniobiorców (wykonawców dzieła) nie przewidziano żadnego zwolnienia z PIT, nawet jeśli świadczenie pochodzi z zfśs.

Byli pracownicy – emeryci (renciści), którzy zostali obdarowani na święta przez byłego pracodawcę (lub związek zawodowy) – uzyskują przychód, przy czym jest on zwolniony z opodatkowania do kwoty 3000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof). Zwolnienie to dotyczy różnego rodzaju świadczeń otrzymywanych w związku z wcześniejszym zatrudnieniem, w tym przekazywanych na święta np. w formie dodatkowej gotówki czy kosza prezentowego. Po przekroczeniu rocznego limitu od nadwyżki pracodawca ma obowiązek pobrać 10% zryczałtowany PIT. Jest on naliczany bezpośrednio od przychodu, bez stosowania kosztów uzyskania przychodów. Przychodu opodatkowanego podatkiem ryczałtowym nie należy łączyć z pozostałymi przychodami opodatkowanymi na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej.

Jeżeli przedmiotem świadczenia na rzecz emeryta (rencisty) nie są pieniądze, to jest on zobowiązany wpłacić płatnikowi kwotę należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem świadczenia (art. 41 ust. 7 updof).

Składki ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu updof, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, poza wynagrodzeniem chorobowym oraz przychodami wyłączonymi z oskładkowania. Podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. świadczenia (§ 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia składkowego):

• finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs – niezależnie od rodzaju/formy i wartości świadczeń; istotne, by były zachowane kryteria socjalne,
• wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zfśs – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w ustawie o zfśs, tj. 1550,26 zł w 2020.

W przypadku sfinansowania świadczeń świątecznych ze środków obrotowych lub z funduszy innych niż zfśs (poza socjalno-bytowym) albo niezastosowania przez pracodawcę kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń ulgowych z zfśs, ich pełna wartość stanowi przychód podlegający oskładkowaniu. Takie świadczenia trzeba zatem doliczyć do pozostałych przychodów osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i pobrać składki ZUS.

Również świadczenia przekazywane zleceniobiorcom z powyższych funduszy mogą być zwolnione ze składek ZUS. Wyłączenia, w tym dotyczące świadczeń socjalnych, mają bowiem odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej o świadczenie usług, do której zgodnie z Kc stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (§ 5 ust. 2 rozporządzenia składkowego).