Świąteczne upominki dla zatrudnionych i kontrahentów – ujęcie w kosztach podatkowych

Jeśli chodzi o wydatki na kosze prezentowe dla pracowników, to mogą być zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Świąteczne upominki służą poprawie atmosfery pracy, zwiększają motywację pracowników i w efekcie pozytywnie wpływają na uzyskiwane przez spółkę przychody. Ponieważ ich zakup nie został sfinansowany z zfśs, a przekazanie nie ma charakteru reprezentacyjnego (nie są skierowane „na zewnątrz”), nie obejmują ich wyłączenia z kosztów podatkowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 i 45 updop bądź w art. 23 ust. 1 pkt 23 i 42 updof.

W świetle stanowiska organów podatkowych w opisanym przypadku z kosztów podatkowych należałoby jednak wyłączyć koszty zakupu alkoholu (wina). Jak bowiem czytamy w interpretacji KIS z 16.06.2021 (0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD), wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol znajdujący się w koszach prezentowych z zakładanym celem poprawy atmosfery w pracy, zwiększeniem motywacji do pracy, zwiększeniem efektywności pracy czy budowaniem lojalności wobec pracodawcy. (…) Upominek w postaci alkoholu (wina) wręczany osobom zatrudnionym w spółce należy uznać za pozostający poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 updop.

W zasadzie tak samo należałoby potraktować zakup upominków dla zleceniobiorców. Jednak organy podatkowe różnicują sytuację tych dwóch grup zatrudnionych, twierdząc, że wydatki „socjalne” na rzecz zleceniobiorców nie wykazują związku z przychodem firmy.

Jak czytamy w ww. piśmie KIS z 16.06.2021, takie wydatki nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Zapewnienie upominków dla osób, które nie są pracownikami spółki w rozumieniu art. 2 Kp, nie ma wpływu na wykonanie umowy łączącej spółkę z tymi osobami, co w konsekwencji powoduje, że nie została spełniona podstawowa przesłanka uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 updop.

Odnosząc się do wydatków ponoszonych na zakup (także pakowanie i transport) koszy prezentowych, zawierających m.in. alkohol (wino), w celu przekazania kontrahentom jako upominku (z okazji jubileuszu działalności firmy) KIS w ww. piśmie z 16.06.2021 stwierdziła, że należy je uznać za koszt reprezentacji, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, a więc wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

W świetle najnowszych interpretacji fiskusa o takiej kwalifikacji decyduje nie tyle wartość (wystawność) upominków, ile cel ich przekazania: Kosztami reprezentacji są wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem. (…) Podtrzymanie relacji spółki z kontrahentami jest celem poniesienia wydatków na nabycie upominków (w tym alkoholu) i przekazywanie kontrahentom jako prezentów. Cel ten, w ocenie organu podatkowego, przesądza o zakwalifikowaniu ich do kosztów reprezentacji – czytamy w ww. piśmie KIS.

Zdaniem organu bez znaczenia pozostaje, że spółka wysyłała prezenty nie wąskiej grupie, a dużej liczbie kontrahentów: Nie można się (…) zgodzić z wnioskodawcą, że wysyłka upominków miała charakter masowy, gdyż mimo dużej liczby wręczonych pakietów (koszy prezentowych) to nadal upominki te przekazywane były ograniczonej grupie podmiotów (grupie kontrahentów wnioskodawcy), nie zaś każdemu, kto byłby zainteresowany ich otrzymaniem.

Kosztem reprezentacji będą też wydatki na upominki świąteczne dla pracowników kontrahentów, co potwierdza interpretacja IS w Łodzi z 5.04.2016 (IPTPB1/4511-875/15-4/AG): W związku ze zbliżającym się końcem roku i czasem podsumowań współpracy z kontrahentami wnioskodawca podjął decyzję o przekazaniu wybranym pracownikom kontrahentów, z którymi ma najbliższy kontakt biznesowy, koszy prezentowych o wartości do 80 zł brutto. W tych koszach znalazły się słodycze (…), a także kalendarze z logo firmy wnioskodawcy. Te upominki były wręczane pracownikom kontrahentów nieodpłatnie podczas spotkań podsumowujących współpracę w danym roku.

(…) Skoro kosze prezentowe dla niektórych pracowników kontrahentów przekazane zostały przez wnioskodawcę z myślą o budowaniu pozytywnych relacji z tymi kontrahentami, a także w celu budowania pozytywnych relacji i poprawy już istniejących relacji z odbiorcami usług, to wydatki, które poniesione zostaną na zakup koszy prezentowych, mają (…) charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.