Świadczenie za kwarantannę graniczną – na podstawie oświadczenia pracownika
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Czy przysługuje mu za ten czas wynagrodzenie chorobowe (jeszcze z niego w tym roku nie korzystał), czy może jest to nieobecność usprawiedliwiona (NU) bez prawa do wynagrodzenia? Jak ten miesiąc rozliczyć na liście płac? Czy i gdzie to zgłosić? Jaki kod podać w dokumentach składanych do ZUS (czy 331)? Dodam, że firma jest płatnikiem zasiłków dla pracowników, a wynagrodzenia płaci na bieżąco – do 28. dnia danego miesiąca.
Po zakończeniu kwarantanny obcokrajowiec powinien złożyć pracodawcy – w ciągu 3 dni roboczych – oświadczenie stanowiące podstawę przyznania prawa do świadczeń chorobowych. Za marzec 2020 należy w tym przypadku złożyć ZUS RCA, ujmując tylko wynagrodzenie za pracę za okres od 1.03.2020 do 20.03.2020 i ew. „zerowy” ZUS RSA z kodem 331 za okres od 21.03.2020 do 31.03.2020. Pełne wynagrodzenie chorobowe z racji kwarantanny trzeba wykazać w dokumentach ubezpieczeniowych za kwiecień 2020.
Od 15.03.2020 do odwołania w ruchu osobowym oraz autami osobowymi w kierunku wjazdowym do Polski na lotniczych, morskich i drogowych przejściach granicznych mogą się przemieszczać wyłącznie: obywatele polscy oraz cudzoziemcy będący małżonkami albo dziećmi obywateli Polski; osoby pozostające pod ich stałą opieką; legitymujący się Kartą Polaka; szefowie misji dyplomatycznych oraz członkowie personelu dyplomatyczno-konsularnego; mający w Polsce prawo stałego lub czasowego pobytu bądź prawo do pracy; wpuszczeni w szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą Komendanta Głównego Straży Granicznej w trybie ustawy z 12.12.2013 o cudzoziemcach (DzU z 2020 poz. 35); prowadzący środek transportu służący do przewozu towarów (§ 3 rozporządzenia MSWiA z 13.03.2020 w sprawie czasowego zawieszenia lub ograniczenia ruchu granicznego na określonych przejściach granicznych, DzU poz. 435).
Od 20.03.2020 do odwołania obowiązuje w Polsce stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 (§ 1 rozporządzenia MZ z 20.03.2020 w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, DzU poz. 491, dalej rse). Każdy przybywający do RP (nie tylko obcokrajowiec) musi:
- odbyć 2-tygodniową kwarantannę, licząc od następnego dnia po przekroczeniu granicy,
- przekazać funkcjonariuszowi Straży Granicznej informację o adresie miejsca zamieszkania lub pobytu podczas kwarantanny oraz numer telefonu do kontaktu (dane te podlegają udostępnieniu MSWiA, MZ, NFZ, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, ZUS, KRUS, wojewodom i Policji).
Odosobnienie graniczne w trybie uproszczonym
Kwarantanna to forma odosobnienia osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych (art. 12 pkt 12 ustawy z 5.12.2008 o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, DzU z 2019 poz. 1239, dalej uchz). W praktyce polega na pozostawaniu w domu, bez wychodzenia na zewnątrz, a w miarę możliwości bez kontaktu z członkami rodziny. Standardowo kwarantannę zarządza na mocy decyzji państwowy powiatowy albo państwowy graniczny inspektor sanitarny, z rygorem natychmiastowej wykonalności (art. 33 ust. 1 i 3 uchz).
Decyzje inspektora wydawane w przypadku podejrzenia zakażenia lub choroby szczególnie niebezpiecznej i wysoce zakaźnej, stanowiącej bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia innych osób:
- mogą być przekazywane w każdy możliwy sposób zapewniający dotarcie decyzji do adresata, w tym ustnie,
- nie wymagają uzasadnienia,
- przekazane w inny sposób niż pisemny – będą doręczane następnie na piśmie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających takie doręczenie.
Decyzja inspektora jest ew. podstawą przyznania osobie odosobnionej świadczenia chorobowego (art. 6 ust. 2 pkt 1 ustawy z 25.06.1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, DzU z 2019 poz. 645). Jednak objęcie kwarantanną graniczną opisaną w pytaniu następuje w trybie uproszczonym, bez wydawania decyzji przez inspektora – na podstawie oświadczenia samego zainteresowanego (jest o tym mowa dalej). Dopiero jej skrócenie albo całkowite zwolnienie spod niej wymaga decyzji.
Powiadomienie pracodawcy
Osoba poddana kwarantannie granicznej, jeśli jest pracownikiem, ma obowiązek powiadomić o tym pracodawcę, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności, w tym przez telefon (§ 3 ust. 2 rse). Cytowane rozporządzenie nie wskazuje terminu, w jakim ma to zrobić – należy posiłkowo sięgnąć do § 2 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU z 2014 poz. 1632).
Zgodnie z tym przepisem w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik ma obowiązek zawiadomić zakład pracy o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, najpóźniej w drugim dniu absencji. Niedotrzymanie tego terminu pracodawca powinien usprawiedliwić, jeśli zatrudniony umotywuje je szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi jego dochowanie, zwłaszcza obłożną chorobą połączoną z brakiem domowników czy innym zdarzeniem losowym; termin 2 dni biegnie wówczas od ustania przeszkody.
Białorusin powinien zatem poinformować pracodawcę o kwarantannie i czasie jej trwania (22.03.2020–4.04.2020) najpóźniej 24.03.2020. Dokumentem usprawiedliwiającym wskazaną nieobecność jest oświadczenie o obowiązku odbycia kwarantanny granicznej, jakie pracownik składa w celu uzyskania świadczeń chorobowych (patrz dalej). Jednak oświadczenie to pracodawca dostanie dopiero w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu kwarantanny, czyli maksymalnie do 8.04.2020.
Kto bez kwarantanny
Obowiązku objęcia kwarantanną graniczną i podania miejsca jej odbycia nie stosuje się w przypadku przekraczania granicy RP przez żołnierzy wojsk polskich i sojuszniczych oraz funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej i Służby Ochrony Państwa, wykonujących zadania służbowe oraz w ramach wykonywania czynności zawodowych:
- w Polsce lub w państwie sąsiednim przez osobę wykonującą czynności zawodowe w tych państwach; chodzi o tzw. pracowników przygranicznych, którzy przekraczają granicę w drodze do i z pracy (jednak od 27.03.2020 pracownicy przygraniczni, wkraczając do Polski, muszą się poddać kwarantannie, na mocy nowelizacji rse z 24.03.2020, DzU poz. 522),
- przez załogę statku w rozumieniu przepisów o bezpieczeństwie morskim lub przez załogę statku powietrznego w rozumieniu art. 2 pkt 1 Prawa lotniczego,
- przez kierowców wykonujących przewóz drogowy w ramach międzynarodowego transportu drogowego lub międzynarodowego transportu kombinowanego w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym, przez kierowców wykonujących przewóz drogowy w ramach międzynarodowego transportu drogowego lub międzynarodowego transportu kombinowanego w rozumieniu przepisów o transporcie drogowym, powracających z zagranicy innymi środkami transportu niż pojazd, którym jest wykonywany transport drogowy, w celu odbioru tu odpoczynku bądź po odebraniu odpoczynku za granicą oraz po przerwach w świadczeniu pracy z powodu m.in. choroby, urlopu wypoczynkowego czy prowadzenia pojazdu wyłączonego z zakresu stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 lub umowy AETR,
- od 25.03.2020 przez obsadę pociągu oraz innych pracowników niezbędnych do wykonywania usług przewozu towarowego w ramach międzynarodowego transportu kolejowego, wykonujących czynności zawodowe w RP lub w państwie sąsiadującym, na podstawie listy stanowiącej wykaz tych osób, przekazanej przez przewoźnika do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, który przekazuje ją do Komendanta Głównego Straży Granicznej (nowelizacja rse z 25.03.2020, DzU poz. 531),
- od 25.03.2020 przez kierowców wykonujących przewóz drogowy pojazdami samochodowymi lub zespołami pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t w transporcie drogowym rzeczy oraz niezarobkowym przewozie drogowym rzeczy (nowelizacja rse z 25.03.2020, DzU poz. 531).
Wobec tego w dniu uzyskania od pracownika informacji (zapewne telefonicznej) o przyczynie absencji i jej długości można w karcie ewidencji czasu pracy za marzec zaznaczyć – na razie ołówkiem – NUK (nieobecność usprawiedliwiona z powodu kwarantanny), a potem – po uzyskaniu na początku kwietnia oświadczenia zatrudnionego – zapisać to długopisem. Jeśli firma prowadzi kartę ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, notkę o nieobecności kwarantannowej Białorusina może wprowadzić dopiero po uzyskaniu od niego wskazanego oświadczenia, a w dniu uprzedzenia przez niego o nieobecności (najpóźniej 24.03.2020) należy sporządzić o tym notatkę i wpiąć ją do części B jego akt osobowych.
######wzór oświadczenia
Jakie świadczenie za domowe odosobnienie
Za czas kwarantanny granicznej pracownikowi przysługuje odpowiednio wynagrodzenie chorobowe finansowane przez zakład pracy (łącznie przez 33 albo 14 dni w roku kalendarzowym, jeśli chodzi o pracownika po 50. roku życia) albo zasiłek chorobowy. W tym przypadku, skoro pracownik nie korzystał jeszcze w 2020 ze świadczeń chorobowych, należy mu się wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru. W celu jego uzyskania zatrudniony składa płatnikowi, w ciągu 3 dni po zakończeniu kwarantanny, pisemne oświadczenie potwierdzające jej odbycie.
Oświadczenie można złożyć za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności. Oświadczenie zawiera dane odosobnionego (imię i nazwisko, PESEL, jeśli go ma, serię i numer paszportu, gdy został okazany Straży Granicznej w ramach kontroli), dzień rozpoczęcia i zakończenia obowiązkowej kwarantanny, podpis pracownika.
Płatnik składek, który nie jest zobowiązany do wypłaty świadczeń chorobowych swojej załodze (bo 30.11.2019 zatrudniał nie więcej niż 20 osób), przekazuje je niezwłocznie do ZUS. Pracodawca może wystąpić do Państwowej Inspekcji Sanitarnej z uzasadnionym wnioskiem o weryfikację danych zawartych w oświadczeniu (§ 3 ust. 3–6 rse).
Rozliczenie z ZUS
Za marzec 2020 pracodawca powinien złożyć za wskazanego pracownika raport imienny ZUS RCA, rozliczając w nim wyłącznie wynagrodzenie wypłacone mu w okresie od 1.03.2020 do 20.03.2020, i ew. raport imienny ZUS RSA z okresem nieobecności od 22.03.2020 do 31.03.2020, kodem 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) i zerową kwotą świadczenia. Oświadczenie o odbyciu kwarantanny pracodawca powinien dostać najpóźniej 8.04.2020. Za kwiecień powinien za niego przekazać do ZUS raport imienny:
- ZUS RCA, wykazując wynagrodzenie z odprowadzonymi od niego składkami,
- ZUS RSA, wpisując okres od 22.03.2020 do 4.04.2020, kod świadczenia 331 i kwotę tego świadczenia.
Uwaga: od 14.03.2020 do 20.03.2020 obowiązywał w Polsce stan zagrożenia epidemicznego, wprowadzony rozporządzeniem MZ z 13.03.2020 (DzU poz. 433). Przewidywało ono również od 15.04.2020 kwarantannę graniczną w trybie uproszczonym (bez decyzji inspektora sanitarnego), jednak nie regulowało trybu składania płatnikowi oświadczenia o okresie jej trwania, w celu uzyskania świadczenia chorobowego. W konsekwencji nie było wiadomo, czy i na jakiej podstawie ubezpieczonemu podlegającemu takiej kwarantannie przysługuje to świadczenie.
Aby wypełnić tę lukę, obecne rse (przepis przejściowy § 13) zastrzega, że zawarte w nim zasady (opisane wyżej) stosuje się do każdej obowiązkowej kwarantanny granicznej, która rozpoczęła się po 15.03.2020. Reasumując: po każdej kwarantannie granicznej wyznaczonej podczas zagrożenia epidemicznego osoba odosobniona powinna złożyć płatnikowi oświadczenie o jej odbyciu, co jest podstawą przyznania jej świadczenia chorobowego. Przypomnijmy, że stan zagrożenia epidemicznego został odwołany rozporządzeniem MZ z 20.03.2020 (DzU poz. 490).
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
