Sposób prowadzenia ewidencji w kasach fiskalnych – nowe obowiązki

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o VAT (zmiany wprowadzone opisaną w „RiP” nr 5/2019 ustawą z 15.03.2019, DzU poz. 675) od 1.05.2019 do ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają być używane tzw. kasy rejestrujące on-line, które stopniowo wyprą dotychczasowe kasy z papierowym bądź elektronicznym zapisem kopii.

Wymiana dotychczasowych kas fiskalnych na kasy on-line będzie obowiązkowa jedynie w wytypowanych przez ustawodawcę branżach (szczególnie narażonych na nadużycia). Pozostali podatnicy mogą stosować kasy starego typu do momentu ich wyeksploatowania.

Ten dualizm uwzględnia rozporządzenie MF z 29.04.2019 w sprawie kas rejestrujących (DzU poz. 816), które od 1.05.2019 zastąpiło akt prawny o tym samym tytule z 14.03.2013 (DzU poz. 363). Składa się ono z 5 rozdziałów. Rozdz. 1 to przepisy ogólne, w tym słownik wyrażeń. W rozbudowanym rozdz. 2:

• oddział 1 zawiera przepisy ogólne odnoszące się do wspólnych regulacji w zakresie prowadzenia ewidencji i używania poszczególnych typów kas (on-line, z papierowym i elektronicznym zapisem kopii),
• oddziały 2 i 3 regulują sposób prowadzenia ewidencji, odpowiednio przy zastosowaniu kas on-line (w tym m.in. kwestie dotyczące fiskalizacji, wymiany pamięci chronionej, przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas) i kas starego typu, oraz warunki i sposób ich używania,
• oddziały 4 i 5 określają sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas.

Rozdz. 3 wskazuje warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu oraz warunki, które powinny spełnić podmioty prowadzące serwis. Rozdz. 4 określa terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas, a w rozdz. 5 zawarto przepisy przejściowe i końcowe.

Poniżej opisujemy najważniejsze zmiany w stosunku do poprzedniego rozporządzenia.

Wystawianie i wydawanie paragonu

Doprecyzowano regulację dotyczącą obowiązku wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego. Paragon wystawia się i wydaje bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Wyjątkiem jest prowadzenie ewidencji przy użyciu kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. Podatnik może nie wystawiać paragonu, jeżeli zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na automacie.

Jeżeli przed dokonaniem sprzedaży otrzymano całość lub część należności (zapłaty):

• w gotówce – paragon należy wystawić i wydać nabywcy z chwilą jej otrzymania,
• na rachunek podatnika za pośrednictwem poczty, banku lub skok – paragon należy wystawić i wydać nabywcy niezwłocznie po uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca, w którym zapłata została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży – nie później niż z chwilą jej dokonania.

Nie ma już obowiązku zaokrąglania kwot wykazanych na paragonach do pełnych groszy. Nowym wymogiem jest konieczność umieszczenia wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

Oświadczenie o zapoznaniu z informacją o zasadach ewidencji

M.in. z uwagi na opisane zmiany w zakresie paragonów nałożono na podatników obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję z informacją o:

• zasadach jej prowadzenia (obejmującą też zasady wystawiania paragonu fiskalnego),
• skutkach nieprzestrzegania tych reguł.

Należy go dopełnić przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przez daną osobę. Powinna ona złożyć podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z tą informacją. Nie mają przy tym znaczenia sposób i forma powierzenia danej osobie prowadzenia ewidencji. Informację i oświadczenie sporządza się 2 egz. (dla podatnika i osoby prowadzącej ewidencję), a ich wzór stanowi zał. nr 1 do rozporządzenia.

Osoby, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed 1.05.2019, powinny złożyć stosowne oświadczenia do 31.05.2019.

Oznaczenia literowe stawek podatku

Obowiązkiem podatnika jest przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do konkretnych stawek VAT, odnoszących się do nazw towarów i usług. Wcześniej obowiązek ten obejmował tylko literę A przyporządkowaną do stawki podstawowej (pozostałe stawki można było przypisać dowolnie do liter B–G). Obecnie konieczne będzie przyporządkowanie stawek według wzoru:

• A – stawka podstawowa 22 lub 23%,
• B – stawka obniżona 7 lub 8%,
• C – stawka obniżona 5%,
• D – stawka obniżona 0%,
• E – zwolnienie od podatku,
• F i G – pozostałe stawki, w tym 0% (tzw. zero techniczne) w przypadku sprzedaży objętej procedurą VAT marża dla usług turystyki oraz dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków.

Podatnicy, którzy w chwili wejścia w życie rozporządzenia prowadzili ewidencję za pomocą kas rejestrujących, mają czas na wprowadzenie stosownych zmian do 31.07.2019.

Serwis kas

Podatnikom umożliwiono zmianę serwisanta kasy, bez zgody podmiotu prowadzącego serwis główny, a wyłącznie z powiadomieniem o takiej zmianie – w terminie 5 dni od jej dokonania (nie trzeba już o niej powiadamiać naczelnika US, a tylko prowadzącego serwis główny).

Wyjątkowo do 30.06.2019 w przypadku zmiany serwisanta, niewynikającej z naruszenia warunków prowadzenia serwisu, nadal wymagana jest zgoda podmiotu prowadzącego serwis główny. Nie może on odmówić jej udzielenia, jeżeli warunki cenowe i miejsca świadczenia serwisu są dla podatnika korzystniejsze od dotychczasowych. Zawiadomienie o zmianie musi być wówczas złożone do właściwego naczelnika US w ciągu 7 dni od jej dokonania.

Wybór nowego serwisanta jest możliwy tylko spośród tych widniejących w elektronicznym wykazie podmiotów upoważnionych do wykonywania serwisu danego typu kas, prowadzonym przez Szefa KAS. Wykaz jest udostępniany w BIP MF i aktualizowany na bieżąco (pierwsza publikacja miała nastąpić do końca maja 2019).

Nie trzeba będzie dokonywać obowiązkowego przeglądu technicznego kasy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (a dopiero po jej wznowieniu, przed ponownym rozpoczęciem ewidencji).

Postępowanie w razie utraty kasy

Rozporządzenie z 2013 regulowało zasady postępowania w razie utraty kasy rejestrującej w wyniku kradzieży lub na skutek działania siły wyższej. Obecnie obowiązujące wskazuje, że w przypadku utraty kasy (niezależnie od przyczyny) podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym naczelnika US (wcześniej powiadomienie również musiało być niezwłoczne, ale nie było ograniczone konkretnym terminem).

Gdy utrata kasy nastąpi w wyniku kradzieży, do powiadomienia dołącza się potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży, wydane przez organ ścigania.

Wynajem kas on-line

Znowelizowana ustawa o VAT umożliwia prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy on-line, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze. Zgodnie z rozporządzeniem kasa taka musi jednak spełnić określone wymogi – mieć nową, niezapisaną pamięć fiskalną oraz pamięć chronioną. W przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia w okresie trwania umowy oddający kasę w używanie ma obowiązek zapewnić ich wymianę. Pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny takiej kasy powinien się odbyć po objęciu jej w używanie, jeszcze przed dniem fiskalizacji.

Rozpoczęcie i zakończenie ewidencji w kasach starego typu

Zmiany w tym zakresie sprowadzają się do wprowadzenia uzasadnionych uproszczeń. Zrezygnowano z obowiązku składania przez podatnika zawiadomienia do naczelnika US o rozpoczęciu ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Zawiadomienie stało się niepotrzebne z uwagi na brak możliwości zwrotu kwot wydatkowanych na zakup tego typu kas.

Natomiast w razie zakończenia używania takiej kasy zrezygnowano z obowiązkowej obecności pracownika US przy dokonywaniu odczytu zawartości jej pamięci fiskalnej. Konsekwentnie zlikwidowano też obowiązek składania do naczelnika US wniosku o dokonanie takiego odczytu.