Sposób korekty błędnych danych nabywcy na fakturze

Faktura jest dokumentem potwierdzającym rzeczywistą transakcję gospodarczą (sprzedaż określonych towarów i usług lub otrzymanie zaliczki), dokonywaną przez podatnika. Pełni szczególną rolę dowodową w wymiarze VAT. Dlatego istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów.

Faktura powinna zawierać m.in. imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów/ usług oraz jego adres, a także numer, za pomocą którego jest on identyfikowany na potrzeby VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary/usługi (zob. art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o VAT).

Jeżeli faktura zawiera błędy, należy ją skorygować przez wystawienie faktury korygującej. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź jakiejkolwiek innej pozycji faktury (zob. art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT). Ustawodawca nie uczynił żadnych zastrzeżeń co do charakteru tych pomyłek, mogą to być więc wszelkie możliwe pomyłki.

Jeżeli zatem po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że zawiera ona błędy, podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Natomiast pomyłki dotyczące informacji wiążącej się z nabywcą mogą być skorygowane poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej (art. 106k ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli więc nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy w elementach nazwy sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczenia towaru/usługi, może je skorygować notą korygującą.

W dotychczasowej wieloletniej praktyce przyjmowano, że poprzez wystawienie noty korygującej nie można zmienić nabywcy towaru/usługi (np. wyrok WSA w Poznaniu z 4.02.2016, I SA/Po 1270/15, interpretacje IS w Katowicach z 22.01.2016, IBPB-2-2/4511-652/15/MM, i Warszawie z 22.05.2015, IPPP2/4512-187/15-4/MAO). W tym ostatnim piśmie wskazano, że aby dokonać zmiany danych nabywcy na fakturze, tj. skorygować dane podmiotu umowy sprzedaży z jednego istniejącego realnie na drugiego mającego również swój byt cywilnoprawny i podatkowy, należy wystawić fakturę korygującą, a następnie ponownie fakturę.

Wnioskodawca powinien wystawić fakturę korygującą „zerującą” do faktury sprzedaży zawierającej błędne dane nabywcy, a następnie wystawić poprawną fakturę sprzedaży na właściwego nabywcę. Wówczas nabywca towaru otrzymuje nową prawidłową fakturę sprzedaży, zaś osoba fizyczna (błędnie wskazana na fakturze jako nabywca) otrzymuje oryginał faktury korygującej transakcję do zera.

Obecnie organy podatkowe zmieniły stanowisko w tej kwestii i wskazują, że w przypadku wystawienia faktury dokumentującej transakcję – która rzeczywiście się odbyła, ale z błędem we wskazaniu nabywcy, doręczonej właściwemu nabywcy, trzeba skorygować błąd we wskazaniu nabywcy, a nie faktycznie dokonaną dostawę. W związku z tym sprzedawca (podatnik) nie powinien wystawić faktury korygującej „do zera”. Błąd ten powinien być natomiast naprawiony poprzez wystawienie:

• przez sprzedawcę (podatnika) – faktury korygującej z prawidłową nazwą kontrahenta lub
• przez nabywcę – noty korygującej błędną nazwę nabywcy; oczywiście nabywca może wystawić notę korygującą, posiadając pełną wiedzę, że czynność została wykonana na jego rzecz.

Jako przyczynę korekty w fakturze korygującej należy wskazać: „zmiana danych nabywcy”.

To nowe podejście do omawianego problemu zostało zaprezentowane m.in. w interpretacjach KIS z 15.03.2018 (0111-KDIB3-1.4012.841.2017.1.KO) i 26.07.2018 (0112-KDIL4.4012.301.2018.1.NK).

Co istotne, organy podatkowe podkreślają, że występujące w systemie księgowym ograniczenia nie mogą mieć wpływu na prawidłowość wystawianych dokumentów. A zatem w razie wystawienia faktury na niewłaściwego nabywcę podatnik nie ma prawa do wystawienia faktury korygującej fakturę pierwotną do zera wyłącznie ze względu na to, że takie rozwiązanie narzuca mu system księgowy.