Spółka z o.o. może wyznaczyć pełnomocnika do podpisywania umów z członkiem zarządu

Zgromadzenie wspólników może podjąć uchwałę umocowującą wskazaną osobę do prowadzenia danego rodzaju spraw spółki. Nie jest wymagane wskazywanie konkretnej umowy lub sporu. Tak wynika z uchwały SN z 30.01.2019 (III CZP 71/18).

Wątpliwości wynikają z treści art. 210 § 1 Ksh, zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Stanowisko SN, że może chodzić o umocowanie w jednej uchwale do wielu spraw (pełnomocnictwo rodzajowe), a nie tylko do pojedynczej sprawy (pełnomocnictwo szczególne), ułatwia funkcjonowanie spółek, zwłaszcza tych, w których trudno zwołać ważne zgromadzenie wspólników. SN uznał, że nie może być to jednak pełnomocnictwo ogólne.

Pełnomocnictwo rodzajowe

Sąd opowiedział się za tym, że możliwe jest ustanowienie przez zgromadzenie wspólników pełnomocnika mającego szersze niż tylko jednostkowe lub jednorazowe umocowanie do zawierania umów przez spółkę z o.o. z członkami zarządu oraz w sporach spółki z tymi osobami. Umocowanie to może mieć charakter rodzajowy, a więc dotyczyć określonego rodzaju umów i sporów spółki z członkiem jej zarządu. Można też ustanowić:

• pełnomocnika tylko do zawarcia określonej umowy i reprezentowania spółki w konkretnym sporze, a także
• odrębnego pełnomocnika (pełnomocników) do umów zawieranych z członkami zarządu lub tylko z niektórymi z nich i odrębnego do reprezentowania spółki w jej sporach z nimi.

Celem art. 210 § 1 Ksh jest ochrona interesów spółki z o.o. i jej wspólników, których w umowach z członkami zarządu oraz w sporach z nimi nie może reprezentować ani ten sam członek zarządu, którego to dotyczy, gdyż wystąpi konflikt interesów, ani z podobnych przyczyn nie może działać za spółkę inny członek zarządu, w przypadku zarządu wieloosobowego.

Pełnomocnictwo, o którym mowa, jest pełnomocnictwem w rozumieniu Kc. Na gruncie art. 210 § 1 Ksh nie jest uprawnione ustanowienie pełnomocnictwa ogólnego, jednak może to być pełnomocnictwo rodzajowe, za czym przemawia jego istota, a więc możliwość wskazania zakresu działania pełnomocnika przy zawieraniu określonych umów (rodzaju, gatunku) z członkiem (członkami) zarządu oraz sporów między nim (nimi) a spółką. Jest również możliwe zawężenie tego pełnomocnictwa do indywidualnych, konkretnych umów i sporów, co należy do uprawnień zgromadzenia wspólników.

Decyzja o zakresie umocowania pełnomocnika należy do zgromadzenia wspólników. W razie utraty zaufania pełnomocnictwo można odwołać, co może się zdarzyć zarówno w przypadku pełnomocnictwa udzielonego do konkretnej czynności lub sporu, jak i pełnomocnictwa rodzajowego.

Lepiej wskazać czas

Taka koncepcja ma też walory praktyczne. Nie trzeba za każdym razem zwoływać zgromadzenia wspólników, co wymaga zarówno dochowania odpowiedniej procedury, jak i czasu. Zdaniem SN w uchwale zgromadzenia wspólników spółki z o.o. wskazane jest umieszczenie postanowienia o tym, czy umocowanie o charakterze rodzajowym jest ograniczone czasem, czy bezterminowe. Umocowanie do konkretnej czynności jest zwykle wyznaczone czasem potrzebnym do jej dokonania.

Uchwała wspólników może również określić termin wygaśnięcia umocowania. Jeżeli kwestia czasu zostanie pominięta, to należy przyjąć, że jest ono bezterminowe, a zgromadzenie będzie mogło je odwołać.

Pełnomocnik w spółce komandytowej

Nie ma jednak pełnej swobody wyboru osoby pełnomocnika. Sprawa, którą rozstrzygał SN, dotyczyła spółki komandytowej, w której wspólnikiem była spółka z o.o. Jak wskazał SN, jeżeli w spółce komandytowej komplementariuszem jest spółka z o.o., jej pełnomocnikiem na podstawie art. 210 § 1 Ksh nie może być osoba będąca jednocześnie komandytariuszem w tej spółce komandytowej i członkiem zarządu spółki z o.o. – komplementariusza. Takie powiązanie sprzeciwia się naturze spółki komandytowej.

Podobny problem rozstrzygał SN w uchwale z 7.09.2018 (III CZP 42/18). Chodziło o zmianę umowy spółki komandytowej, której komandytariuszem był członek zarządu spółki z o.o. będącej komplementariuszem. SN stwierdził, że w takim przypadku do wyrażenia przez spółkę z o.o. zgody na zmianę umowy spółki komandytowej ma zastosowanie art. 210 § 1 Ksh.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 9 Ksh zmiana postanowień umowy spółki osobowej wymaga zgody wszystkich wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Każdy wspólnik musi się zatem zgodzić na zmianę. Aby zmienić umowę, trzeba przedłożyć w KRS albo odpis aktu notarialnego zawierającego oświadczenia wszystkich wspólników w kwestii zmiany umowy spółki (tzw. umowę zmieniającą), albo protokół notarialny zawierający jednomyślną uchwałę wspólników spółki komandytowej w przedmiocie zmiany umowy spółki. Jeśli jednak wspólnikiem jest członek zarządu innego wspólnika, to należy zastosować art. 210 § 1 Ksh, bo znów pojawia się problem umowy członka zarządu „z samym sobą”.

SN zauważył, że przepis ten dotyczy wszystkich umów między spółką a członkiem zarządu, bez względu na to, czy mają związek z funkcją pełnioną przez niego w zarządzie spółki. Trzeba bowiem wyeliminować możliwość działania członka zarządu w podwójnej roli – reprezentanta interesów spółki i reprezentanta interesów własnych. Dlatego do zawarcia umowy spółki komandytowej z udziałem spółki z o.o. oraz członka jej zarządu konieczne jest reprezentowanie spółki z o.o. przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników. W takich okolicznościach również przy zmianie umowy spółki komandytowej oświadczenie w imieniu spółki z o.o. powinno być złożone przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.