Ślub z szefem zmienia pracownika we współpracownika
Renata Majewska
Prawnik, ekspert prawa pracy, specjalizuje się w obliczaniu wynagrodzeń w ujęciu praktycznym.
Autor kilkuset artykułów z dziedziny szeroko pojętego prawa pracy, szczególnie ustalania wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń oraz kalkulacji płac dla pracowników sfery budżetowej.
Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec, właściciel firmy szkoleniowej Biuro Kadr i Płac
Czy to wystarczy, by zachowała prawo do zasiłku macierzyńskiego? Czy firma musi ją zwolnić z pracy, czy też może nadal ją zatrudniać w ramach stosunku pracy i wypłacać wynagrodzenie za pracę? Zatrudniona korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy i złożyła PIT-2, a firma wypłaca pensje do końca miesiąca.
Do osób współpracujących przy wykonywaniu pozarolniczej działalności gospodarczej (DG) zalicza się małżonka, dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym oraz współpracują przy prowadzeniu DG (art. 8 ust. 11 usus).
Pracownika, który spełnia kryteria określone dla wskazanych współpracujących, do celów ubezpieczeń społecznych uznaje się właśnie za osobę współpracującą (art. 8 ust. 2 usus). Zgodnie z wyrokiem SA w Białymstoku z 30.09.2020 (III AUa 547/20) status osoby współpracującej z właścicielem firmy zapewnia łączne spełnianie 3 przesłanek: istnienie ścisłej więzi rodzinnej z przedsiębiorcą (kwalifikacja do kręgu osób mu bliskich enumeratywnie wymienionych w art. 8 ust. 11 usus), pozostawanie członka rodziny we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą oraz współpraca przy świadczeniu działalności.
Wspólne gospodarstwo domowe
Usus nie określa, co rozumieć przez „pozostawanie z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym”. Przyjmuje się, że oznacza to wspólne zamieszkiwanie osób, połączone ze wspólnym zaspokajaniem potrzeb życiowych ze środków będących w dyspozycji wspólnoty (rodziny), prowadzeniem wspólnego budżetu domowego czy też współpracą w załatwianiu codziennych spraw (interpretacja ZUS z 12.10.2017, WPI/200000/43/1090/2017). Zgodnie zaś z przywołanym orzeczeniem sądu jego charakterystycznymi przejawami, mającymi walor stałości, są udział i wzajemna współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu.
Współpraca przy prowadzeniu działalności
Musi się cechować stałością relacji i doniosłością. Nie chodzi o jakąkolwiek pracę na rzecz pozarolniczej działalności, lecz pracę świadczoną stale, w pewnym minimalnym wymiarze czasu, pracę mającą istotny wymiar ekonomiczny i organizacyjny, która przynosi znaczną wartość dla prowadzonej działalności. Przy ocenie kwalifikacyjnej należy zatem badać łączne spełnienie takich cech, jak istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, stabilność, częstotliwość oraz zorganizowanie świadczonej przezeń pracy – wynika z postawienia SN z 12.01.2021 (I USK 1/21).
W świetle wyroku SA w Białymstoku z 15.10.2019 (III AUa 115/19) o współpracy przy prowadzeniu DG można mówić, gdy czynności podejmowane przez współpracownika spełniają łącznie 3 kryteria:
- mają ciężar gatunkowy istotny dla DG małżonka,
- nie mają charakteru wtórnego, tj. pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem podjętej DG i cechuje je pewna systematyczność, stabilność i zorganizowanie,
- charakteryzują się częstotliwością oraz zajmują mu znaczący czas.
Uwaga: dla celów ubezpieczeń społecznych nie ma mowy o współpracy z przedsiębiorcą, będącym wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. Wprawdzie usus na zasadzie fikcji prawnej nadaje mu status osoby prowadzącej pozarolniczą DG, jednak rzeczywiście nie wykonuje on tej działalności; robi to spółka (zob. m.in. wyrok SN z 20.08.2019, II UK 74/18).
Angaż pracowniczy niczego nie przesądza
W świetle powyższego nie ma automatyzmu prawnego przekwalifikowania pracownika we współpracownika od dnia, gdy bierze ślub ze swoim szefem-przedsiębiorcą. Konieczne jest bowiem także pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym i doniosła współpraca przy wykonywaniu tej DG.
Zgodnie z orzecznictwem i interpretacjami ZUS każdy przypadek należy badać indywidualnie. Jeśli więc opisana pracownica spełniła łącznie podane przesłanki nabycia statusu współpracownika (a zapewne tak jest), to należało ją od 11.07.2021 wyrejestrować z ZUS jako pracownika oraz zgłosić od tego samego dnia na ZUS ZUA z kodem 05 11 xx jako osobę współpracującą.
Status ubezpieczeniowy współpracownika
Osoba współpracująca z prowadzącym pozarolniczą DG podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu oraz dobrowolnie chorobowemu (art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 usus oraz art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy zdrowotnej). Ponadto na ogólnych zasadach opłaca się za nią składki na FP i FGŚP. Składki te finansuje w całości płatnik, czyli osoba fizyczna prowadząca DG (art. 16 ust. 5a usus i art. 85 ust. 14 ustawy zdrowotnej).
Podstawą wymiaru składek społecznych jest w tym przypadku zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, czyli w 2021 nie niższa niż 3155,40 zł/mies. (5259 × 60%). Za osobę współpracującą odprowadza się zatem składki ZUS jak za prowadzącego pozarolniczą DG objętego tzw. dużym ZUS, nawet jeśli przedsiębiorca faktycznie opłaca za siebie preferencyjne składki (od podstawy wynoszącej 30% minimalnej płacy).
Podstawę wymiaru składki zdrowotnej za osobę współpracującą stanowi zadeklarowana kwota, jednak nie mniejsza od 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w MP (art. 81 ust. 2 ustawy zdrowotnej), a więc w 2021 nie mniejsza niż 4242,38 zł/mies. (5656,51 zł × 75%).
Rozliczenie za lipiec z ZUS…
Przedsiębiorca powinien pracownicę wyrejestrować od 11.07.2021 z pracowniczego kodu ubezpieczenia 01 10 xx na ZUS ZWUA i od tego samego dnia zgłosić ją z kodem tytułu ubezpieczenia osoby współpracującej 05 11 xx do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego oraz ew. do dobrowolnego chorobowego.
Fakt, że dla ZUS zyskała ona status osoby współpracującej z przedsiębiorcą, nie oznacza, że pracodawca musi się z nią rozstać, rozwiązując umowę o pracę. Angaż nadal może trwać, a pracownica – dostawać wynagrodzenie za pracę. Jednak składki społeczne i zdrowotne z racji umowy o pracę płatnik odprowadzi wyłącznie od części wynagrodzenia za pracę należnego i wypłaconego za okres od 1.07.2021 do 10.07.2021. Zakładając, że zatrudniona przepracowała wówczas wszystkie wymiarowe godziny, wynagrodzenie za pracę w tym okresie oblicza się, stosując analogicznie § 12 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU z 2017 poz. 927):
- 2900 zł : 176 godz. = 16,48 zł/godz.,
- 16,48 zł/godz. × 120 godz. = 1977,60 zł,
- 2900 zł – 1977,60 = 922,40 zł.
Za lipiec 2021 przedsiębiorca sporządza za współpracowniczkę dwa raporty imienne ZUS RCA. Jeden to raport z kodem pracowniczym za okres od 1.07.2021 do 10.07.2021 i z ww. składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki ZUS z racji umowy o pracę należy obliczyć od kwoty 922,40 zł.
Za okres od 11.07.2021 do 31.07.2021 pracodawca przekazuje za nią również imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11 xx, wykazując składki od ustalonej proporcjonalnej minimalnej podstawy wymiaru, z tytułu DG podlegającej dużemu ZUS. Postawa ta wynosi: 3155,40 zł : 31 dni lipca × 21 dni lipca podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu współpracy = 2137,53 zł.
Składki za współpracownicę za lipiec wynoszą zatem:
- emerytalna: 2137,53 zł × 19,52% = 417,25 zł,
- rentowe: 2137,53 zł × 8% = 171 zł,
- wypadkowa (np. 2%): 2137,53 zł × 2% = 42,75 zł,
- chorobowa: 2137,53 zł × 2,45% = 52,37 zł,
- FP: 2137,53 zł × 2,45% = 52,37 zł,
- FGŚP: 2137,53 zł × 0,10% = 2,14 zł.
Składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna, dlatego za lipiec wynosi 381,81 zł (4242,38 zł × 9%).
…i z fiskusem
Jednocześnie całe wynagrodzenie, jakie pracownica otrzymała za lipiec 2021, stanowi jej przychód podatkowy ze stosunku pracy. Składają się na nie kwoty:
- 922,40 zł – należna za okres od 1.07.2021 do 10.07.2021, od której trzeba naliczyć składki ZUS,
- 1977,60 zł, przysługująca za okres od 11.07.2021 do 31.07.2021, od której nie odprowadza się składek (kobieta ma wówczas w ZUS status współpracownika).
Składek emerytalnej, rentowych i chorobowej (w części pokrywanej przez ubezpieczonego), należnych za lipiec 2021 z tytułu współpracy, nie można odliczyć z jej przychodu ze stosunku pracy uzyskanego w tym miesiącu, ponieważ składki w całości zostaną sfinansowane przez przedsiębiorcę. Podobnie składki zdrowotnej należnej z racji współpracy za okres od 11.07.2021 do 31.07.2021, w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, nie można odjąć z zaliczki na PIT, bo również opłaci ją przedsiębiorca z własnych środków. W konsekwencji wskazany przychód pomniejszą jedynie składki emerytalna, rentowe i chorobowa obciążające pracownicę, naliczone za okres od 1.07.2021 do 10.07.2021, a zaliczkę na PIT – tylko składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy, naliczona od wynagrodzenia za ten okres.
Rozliczenie podatkowe wynagrodzenia wypłaconego w lipcu:
- przychód ze stosunku pracy: 2900 zł,
- podstawa wymiaru składek ZUS: 922,40 zł,
- składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego: 126,46 zł,
- podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 922,40 zł – 126,46 zł = 795,94 zł,
- składka zdrowotna 9%: 71,63 zł,
- składka zdrowotna 7,75%: 61,69 zł,
- koszty uzyskania przychodu: 250 zł,
- podstawa opodatkowania: 2900 zł – 126,46 zł – 250 zł = 2523,54 zł, w zaokrągleniu 2524 zł,
- zaliczka na PIT do US: 2524 zł × 17% – 43,76 zł – 61,69 zł = 323,63 zł, w zaokrągleniu 324 zł,
- wynagrodzenie do wypłaty: 2900 zł – 126,46 zł – 71,63 zł – 324 zł = 2377,91 zł.
Obliczenia w kolejnych miesiącach
Za sierpień 2021, podczas którego kobieta jest już wyłącznie współpracownikiem męża, trzeba za nią złożyć już jeden imienny raport miesięczny ZUS RCA z kodem 05 11 xx, wykazując składki społeczne ustalone od podstawy 3155,40 zł, a zdrowotną od podstawy 4242,38 zł. Obliczenie składek:
- emerytalna: 3155,40 zł × 19,52% = 615,93 zł,
- rentowe: 3155,40 zł × 8% = 252,43 zł,
- wypadkowa (np. 2%): 3155,40 zł × 2% = 63,11 zł,
- chorobowa: 3155,40 zł × 2,45% = 77,31 zł,
- FP: 3155,40 zł × 2,45% = 77,31 zł,
- FGŚP: 3155,40 zł × 0,10% = 3,16 zł,
- zdrowotna: 4242,38 zł × 9% = 381,81 zł.
Zaliczkę na PIT od wynagrodzenia za sierpień 2021, wypłaconego do końca tego miesiąca, należy obliczyć, jak poniżej (przyjmując, że pracownica przepracowała w tym miesiącu pełny wymiar czasu pracy):
- przychód ze stosunku pracy: 2900 zł,
- koszty uzyskania przychodów: 250 zł,
- podstawa opodatkowania: 2900 zł – 250 zł = 2650 zł,
- zaliczka na PIT do US: 2650 zł × 17% – 43,76 zł = 406,74 zł, w zaokrągleniu 407 zł,
- do wypłaty: 2900 zł – 407 zł = 2493 zł.
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
