Składanie dokumentów do ZUS przez pełnomocnika za wcześniejsze okresy rozliczeniowe

Można upoważnić dowolną osobę fizyczną do załatwiania spraw w ZUS, składając pełnomocnictwo na druku ZUS PEL. W części formularza o nazwie „zakres pełnomocnictwa” wskazuje się, jakie uprawnienia ma mieć pełnomocnik. Istnieją trzy możliwości do wyboru poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola znakiem X.

Można upoważnić pełnomocnika do jednorazowej czynności lub do załatwienia sprawy, którą to czynność lub sprawę opisuje się w pustym polu formularza. Może to być np. złożenie wniosku o zwolnienie ze składek ZUS, odbiór korespondencji albo inna dowolnie wybrana sprawa. Można też złożyć upoważnienie do załatwiania spraw w ZUS. To pole należy zaznaczyć, jeśli pełnomocnik ma reprezentować płatnika w zakresie wszystkich spraw w ZUS (należy pamiętać, że nie wystarcza ono do reprezentowania płatnika w razie kontroli z ZUS – w tym przypadku jest konieczne złożenie odrębnego pełnomocnictwa na druku ZUS PEL-K), ale ma nie mieć dostępu do konta w PUE ZUS.

Druga opcja to udzielenie pełnomocnictwa do załatwiania spraw właśnie za pośrednictwem PUE ZUS z możliwością określania roli: ubezpieczonego, świadczeniobiorcy, płatnika składek. Można zaznaczyć oba ostatnie pola wyboru, aby pełnomocnik mógł załatwiać w imieniu płatnika wszystkie sprawy w ZUS i aby miał dostęp do jego konta na platformie PUE ZUS. W dwóch ostatnich przypadkach (załatwianie wszystkich spraw w ZUS i dostęp do konta w PUE) można określić daty – początkową i końcową – ważności pełnomocnictwa. Jeśli nie zostaną wpisane daty obowiązywania pełnomocnictwa, będzie to oznaczać, że pełnomocnictwo zostaje udzielone od dnia dostarczenia druku do ZUS aż do jego odwołania na druku ZUS PEL-O.

Data początkowa obowiązywania pełnomocnictwa jest datą, od której pełnomocnik może w imieniu płatnika składać dokumenty w ZUS. Dokumenty te mogą dotyczyć wcześniejszych okresów rozliczeniowych (sprzed daty początkowej obowiązywania pełnomocnictwa) zarówno w przypadku składania korekt dokumentów, jak i składania dokumentów w trybie zgłoszenia. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa od 1.10.2022 r. pełnomocnik może więc np. złożyć korekty dokumentów za sierpień tego roku lub wysłać do ZUS zgłoszenie ubezpieczonego, którego nie złożono w terminie za ubiegły rok.

Istnieją jednak limity dotyczące okresów, za które można się „cofnąć”, by sporządzić korekty lub złożyć deklaracje rozliczeniowe i raporty miesięczne w trybie złożenia. Od 1.01.2022 r. została ograniczona możliwość składania imiennych raportów miesięcznych i deklaracji rozliczeniowych ZUS za poprzednie okresy, a także korekt tych dokumentów. Począwszy od dokumentów rozliczeniowych składanych za styczeń 2022 r. można składać i korygować dokumenty wyłącznie w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w tych dokumentach. Natomiast dokumenty rozliczeniowe za okresy od stycznia 1999 do grudnia 2021 r. można składać i skorygować wyłącznie do 1.01.2024 r. Wynika to z art. 48d usus.

Po upływie 5 lat od dnia, w którym składki rozliczone w deklaracji i raporcie stały się wymagalne, dokumenty rozliczeniowe i korekty dokumentów rozliczeniowych będą mogły być sporządzane wyłącznie z urzędu przez ZUS jedynie na koncie ubezpieczonego. Nadmieńmy, że przywołany przepis dotyczy wyłącznie dokumentów rozliczeniowych (deklaracji i raportów). ZUS drogą telefoniczną udziela informacji, że w przypadku dokumentów zgłoszeniowych to ograniczenie nie obowiązuje.

Kolejne ograniczenie możliwości składania dokumentów do ZUS i korekt tych dokumentów przez pełnomocnika za wcześniejsze okresy rozliczeniowe dotyczy formy przekazywania tych dokumentów do ZUS. Korekta jednak nie musi być sporządzona w takiej samej formie jak dokument pierwotny (korygowany). Dokumenty złożone w formie papierowej mogą być korygowane przez złożenie korekt za pośrednictwem PUE ZUS i odwrotnie, dokumenty złożone elektronicznie mogą być korygowane przez złożenie korekty w formie papierowej. W przypadku jednak gdy płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób, ma obowiązek przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie.

Gdyby pełnomocnikowi udzielono uprawień wyłącznie do załatwiania spraw w ZUS bez zaznaczenia opcji o dostępie do portalu PUE ZUS, to jeśli płatnik zatrudnia więcej niż 5 osób, nie będzie miał możliwości składania i skorygowania dokumentów rozliczeniowych. W tej sytuacji niezbędne będzie udzielenie nowego pełnomocnictwa z zaznaczeniem pola wyboru dotyczącego załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS. By poszerzyć zakres upoważnienia, nie ma konieczności odwoływania wcześniejszego pełnomocnictwa, wystarczy złożyć nowy formularz.

Podsumowując: pełnomocnik może korygować dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS w okresach poprzedzających datę udzielenia pełnomocnictwa, a także złożyć w trybie zgłoszenia dokumenty, które nie zostały złożone w odpowiednich terminach, poprzedzających wystawienie ZUS PEL. Możliwości korekty są jednak ograniczone ustawowym terminem 5 lat od dnia, w którym upłynął termin płatności składek, a także koniecznością składania dokumentów i korekt w formie elektronicznej, w przypadku rozliczania składek za więcej niż 5 osób, co należy uwzględnić w zakresie udzielonego pełnomocnictwa.