Skan faktury jako dowód księgowy i podstawa do odliczenia VAT

Aneta Szwęch

Spółka po otrzymaniu papierowej faktury zakupu skanuje ją i wprowadza do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanu w bazie danych faktura papierowa zostaje zniszczona. Skany, po zatwierdzeniu ich pod względem merytorycznym, rachunkowym i podatkowym przez upoważnionych pracowników spółki, zgodnie z obowiązującymi procedurami, są podstawą do ujęcia operacji w księgach rachunkowych oraz rozliczeniu podatkowym. Taki sposób obiegu dokumentów zapewnia oszczędność czasu oraz istotnie zmniejsza koszty ich archiwizacji.
Czy jest w pełni akceptowany przez fiskusa?
  • updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
  • ustawa o VAT – ustawa o podatku od towarów i usług
  • Op – Ordynacja podatkowa
  • uor – ustawa o rachunkowości
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, określa art. 20 i art. 21 uor. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (zawierające elementy wskazane w art. 21 uor), które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Wśród dowodów tych wyróżnia się dowody zewnętrzne obce, które jednostka otrzymała od kontrahentów, w tym m.in. faktury.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 uor), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi, zgodnymi z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują (art. 22 ust. 1 uor).

Nie tylko oryginał

Jednocześnie z art. 73 ust. 2 uor wynika, że treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki). Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk taki jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zestawienie powyższych przepisów pozwala stwierdzić, że jeżeli proces skanowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w treści otrzymanych faktur zakupu, co powoduje, że obraz faktury w systemie odpowiada w pełni treści faktury papierowej, to skan papierowej faktury zakupu może zostać ujęty w księgach rachunkowych na takich samych zasadach, jak „tradycyjna” faktura papierowa. Prawo bilansowe nie wymaga, aby podstawą zapisów w księgach rachunkowych był wyłącznie dowód księgowy (faktura) w oryginalnej postaci. Zeskanowana faktura zakupu, która potwierdza faktyczny przebieg operacji gospodarczej, jest równoważna z fakturą papierową, której treść została zeskanowana w niezmienionej postaci. Aby uznać skan faktury zakupu za dowód księgowy równoważny fakturze papierowej:

  • muszą być spełnione ww. warunki uznania tego skanu za dowód księgowy, o którym mowa w uor,
  • skany faktur muszą:
    • być zabezpieczone przed ich modyfikowaniem,
    • spełniać warunki określone ustawą o VAT, tj. w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur (o czym jest mowa dalej).

Ujęcie wydatku w kosztach podatkowych

W myśl art. 24a ust. 1 updof oraz art. 9 ust. 1 updop podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wnip niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Na tej podstawie można uznać, że ewidencja rachunkowa prowadzona zgodnie z przepisami o rachunkowości jest właściwa także dla celów podatku dochodowego. Dlatego organy podatkowe zasadniczo uważają, że jeżeli dowód księgowy jest właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, to jest on również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Oznacza to, że skan faktury zakupu może posłużyć do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli:

  • może on być uznany za dowód księgowy równoważny fakturze papierowej ze względu na warunki opisane powyżej,
  • zostały spełnione ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy na podstawie art. 22 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop, tj. ze względu na związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Zniszczenie faktury papierowej i udokumentowanie wydatku skanem tego dokumentu nie eliminuje wydatku z kosztów podatkowych, jeśli proces skanowania wykluczył modyfikowanie faktury, a poniesienie wydatku jest wiarygodne. Tym bardziej, że zgodnie z art. 180 § Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja z 12.05.2020 (0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG), w której KIS – opierając się na założeniu, że dowód księgowy właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych jest również stosownym dokumentem dla celów podatkowych – uznała za prawidłowe obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Podstawa odliczenia VAT

Co do zasady, odliczenie kwoty VAT następuje na podstawie otrzymanej faktury, która po stronie sprzedawcy spowodowała powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do tej samej kwoty podatku, która zostanie odliczona. Faktura będąca podstawą odliczenia musi spełniać warunki określone w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Fakturą jest więc zarówno faktura w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niezależnie od tego, w jakiej postaci podatnik otrzymał fakturę (papierowej czy elektronicznej), odliczenie VAT przysługuje mu na tych samych zasadach. Prawo do odliczenia nie jest uzależnione od postaci tego dokumentu.

W przypadku otrzymania faktury papierowej, która po zeskanowaniu została zniszczona przez nabywcę, co powoduje, że dysponuje on wyłącznie elektroniczną kopią (skanem), VAT naliczony podlega odliczeniu na zasadach ogólnych – po spełnieniu wymagań w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ustawy o VAT) oraz umożliwienia dostępu do niej na żądanie odpowiedniego organu (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia, związane z otrzymaniem faktury papierowej, powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, lecz nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura wpłynęła do nabywcy.

Fakt zeskanowania otrzymanej faktury papierowej, a następnie jej zniszczenia przez podatnika nie zmienia momentu powstania prawa do odliczenia. Nie powoduje też utraty tego prawa ze względu na zniszczenie faktury papierowej, zastąpionej skanem.

Ustawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Skany faktur powinny być przechowywane na serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stanowisko to podzielają organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z 17.12.2020 (0114-KDIP1-3.4012.582.2020.2.ISK) KIS, odnosząc się do sytuacji, w której pracownicy spółki odbywający podróże służbowe zostali zobowiązani do wprowadzania zdjęć faktur papierowych do systemu elektronicznego, w którym przechowywano ich skany lub zdjęcia, a wersje papierowe tych dokumentów w ogóle nie były dostarczane do działu finansowego spółki, uznała, że:

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

(…) Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ew. kontroli organów podatkowych.

W piśmie tym KIS wyjaśniła, że skoro w systemie elektronicznym były zapisywane wierne kopie faktur papierowych, zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami, to przechowywane i archiwizowanie przez podatnika faktur wyłącznie w sposób elektroniczny nie powoduje utraty nabytego wcześniej prawa do odliczenia VAT.

Analogiczne stanowisko KIS zajęła również w interpretacji z 2.12.2020 (0114-KDIP1-3.4012.604.2020.1.PRM).

Spis treści artykułu
Spis treści artykułu:
Temat: „Dowody Księgowe”
Dowody księgowe

Kiedy i jak można anulować fakturę

Sprzedawca, który wysłał kontrahentowi niezasadnie wystawioną fakturę, ma prawo do jej anulowania i usunięcia z rejestrów oraz deklaracji VAT, o ile kontrahent odeśle dokument bez księgowania.

Tak wynika z interpretacji KIS z 22.09.2020 (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK). Dotyczyła ona spółki, która wystawia papierowe faktury w dwóch egzemplarzach i oryginały wysyła kontrahentom. Zdarza się jej omyłkowo wystawić fakturę, choć transakcja w rzeczywistości nie wystąpiła (dostawa czy usługa nie została wykonana ani nie wpłynęła zaliczka na poczet przyszłych świadczeń).

Rachunkowość

Dostawy niefakturowane – ujęcie w kosztach

Kupujemy części do naprawy samochodów na potrzeby własne. Przyjmujemy je do magazynu na podstawie dokumentu PZ oraz wydajemy do zużycia na podsta‑ wie dokumentu RW. Zdarza się, że faktura za zakup części nie dociera do nas i musimy się o nią upomnieć albo dociera z opóźnieniem, w następnym miesiącu lub jeszcze później. Cenę tych części znamy, gdyż sprzedawca wraz z dostawą wystawia dokument WZ, który ją zawiera.
Czy możemy ująć koszt zużycia części na podstawie RW, mimo że faktura zakupu dotrze i zostanie zaksięgowana w następnym miesiącu albo później?
Przyjmujemy też towary handlowe do magazynu na podstawie PZ i wydajemy do sprzedaży na podstawie WZ. Faktura zakupu tego towaru dociera z opóźnieniem. Czy możemy ująć koszt sprzedanych towarów w miesiącu ich sprzedaży?

Ani przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych (uor), ani przepisy o podatku dochodowym (updof, updop) nie zawierają warunku, że obciążenie kosztów zużyciem materiałów lub wartością zakupu bądź nabycia sprzedanych towarów może nastąpić tylko w razie nadejścia, względnie nadejścia i opłacenia w terminie faktur zakupu tych materiałów lub towarów.

Dowody księgowe

Zdigitalizowane faktury są podstawą do wykazania kosztów podatkowych

Zeskanowanie papierowych faktur i zapisanie ich na serwerach w formie cyfrowej, a następnie zniszczenie papierowych egzemplarzy nie pozbawia prawa do zaliczenia kosztów udokumentowanych tymi fakturami do kosztów uzyskania przychodów. 

Tak wynika z interpretacji KIS z 20.05.2020 (0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG).

Dowody księgowe

Formy dokumentowania dla celów VAT wydatków związanych z podróżami

Nie każda opłata związana z podróżami musi być potwierdzona fakturą, by można było odliczyć podatek naliczony. Czasem wystarczy zwykły bilet lub nawet wydruk, niekoniecznie z kasy rejestrującej.

Od 1.01.2020 faktura dla przedsiębiorcy – z NIP nabywcy – może zostać wystawiona na podstawie paragonu fiskalnego tylko, jeżeli jest na nim zamieszczony NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Paragon fiskalny wystawiany na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro) brutto jest sam w sobie fakturą, tyle że uproszczoną (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) i nie należy wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej) – stwierdziła KIS w interpretacjach z 18.03.2020 (0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK) i 27.04.2020 (0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK).

Dowody księgowe

Czy można żądać wystawienia pełnej faktury zamiast paragonu z NIP do sprzedaży do 450 zł

Przedsiębiorca za zakup w sieci handlowej na kwotę 300 zł otrzymał paragon ze swoim NIP. Czy może zażądać wymiany paragonu na „pełną” fakturę?
Rachunkowość

Przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dowodów poniesienia wydatków przez pracowników

Nasza spółka z o.o. ponosi wydatki – m.in. na przejazdy taksówkami, bilety kolejowe i posiłki spożywane przez pracowników podczas podróży służbowych – które są pierwotnie opłacone przez nich z ich własnych środków. Aby uzyskać zwrot pieniędzy, pracownik dostarcza spółce dowód poniesienia wydatku (fakturę lub rachunek wystawiony na spółkę). Dotychczas przechowywaliśmy te dokumenty w formie papierowej, jednak w celu ograniczenia kosztów i pracochłonnej archiwizacji chcemy przechowywać je w formie elektronicznej. Oryginały dowodów będą niszczone.
Czy tak przechowywane faktury/rachunki spełniają warunki zaliczenia do kosztów księgowych udokumentowanych nimi wydatków?
Dowody księgowe

Czym różni się faktura pro forma od właściwej faktury

Czy wystawienie/otrzymanie faktur pro forma wywołuje skutki podatkowe i księgowe?
Dowody księgowe

Paragony przedstawiane przez kierowców jako podstawa ujęcia kosztów w pkpir

Kierowcy firmy transportowej przywożą z trasy różne paragony (np. za parkingi, zagraniczne opłaty drogowe) w celu rozliczenia.
Czy można na ich podstawie wykazywać koszty w pkpir?
Dowody księgowe

Data ujęcia w pkpir dowodu wewnętrznego

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu użyczonym mu przez rodziców. Faktury za zużywaną w nim energię elektryczną wystawiane są na jego ojca. Opłaca je podatnik i na ich podstawie wystawia dowód wewnętrzny.
W jakiej dacie należy ujmować ten dowód w pkpir – wystawienia faktury, wystawienia dowodu wewnętrznego czy zapłaty?
Zmiany w pkpir

Nowy dowód księgowy pozwoli skorygować koszty

Wprowadzenie w updof obowiązku pomniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów w razie zapłaty kontrahentowi gotówką zamiast przelewem z tytułu transakcji przekraczającej 15 tys. zł wymogło zmianę przepisów rozporządzenia pkpir.
Dowody księgowe

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Podatnik, któremu prowadzę pkpir, jako dowód zakupu farb (wykorzystanych przy remoncie lokalu, w którym prowadzi działalność) przedstawił paragon ze swoim NIP.
Czy na tej podstawie mogę ująć koszt w księdze?
Dowody księgowe

Odliczanie straty a okres przechowywania ksiąg

W 2011 spółka poniosła stratę, której część odliczała jeszcze od dochodu za 2015.
Jak długo powinna przechowywać księgi rachunkowe i dowody księgowe za 2011? Nie toczy się i nie toczyło wobec niej żadne postępowanie podatkowe. Spółka nie jest też w upadłości.

Zgodnie z art. 86 § 1 Op księgi podatkowe (którymi w myśl Op są też księgi rachunkowe) i dokumenty związane z ich prowadzeniem powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc – jak stanowi art. 70 § 1 Op – co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (bieg terminu przedawnienia może w określonych w Op sytuacjach ulec zawieszeniu lub przerwaniu).

Dowody księgowe

Czy na rachunku z umowy cywilnoprawnej musi być podpis zleceniobiorcy

Na stronie WWW biura prowadzimy blog podatkowy. Autorzy otrzymują wynagrodzenie po przedłożeniu papierowych rachunków z własnoręcznym podpisem. Chcemy uprościć obieg dokumentów.
Czy możemy zrezygnować z podpisu autora? Moglibyśmy wtedy dostawać rachunki e-mailem.
Dowody księgowe

Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w przypadku odliczania straty

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w 2012 poniosła stratę, którą odliczała od dochodu z tej działalności za 2013 i 2014.
Jak długo obowiązana jest przechowywać dokumentację podatkową dotyczącą roku 2012?
Dowody księgowe

Przechowywanie danych osobowych z faktury

Można przechowywać dane osobowe wynikające z faktury dokumentującej umowę, nawet jeśli została ona unieważniona.
Dowody księgowe

Wystawienie faktury do paragonu wydanego przedsiębiorcy

Zdarza się, że sprzedawca bez własnej winy wydaje paragony nabywcy towaru, który prowadzi działalność gospodarczą, bo przy dokonywaniu zakupów nabywca nie zgłasza, że jest przedsiębiorcą. Następnie (przeważnie po kilku dniach) do takich paragonów są wystawiane faktury.
Czy jest to prawidłowe?
Dowody księgowe

Wystawienie faktury na żądanie na podstawie skanu paragonu fiskalnego

Obsługujemy spółkę handlującą przez internet. Klientom, którzy nie wyrazili chęci otrzymania faktury, spółka wraz z towarem wysyła wydrukowany paragon. Zdarza się, że po jakimś czasie część z tych osób żąda wystawienia faktury.
Czy sprzedawca może wystawić fakturę na podstawie zeskanowanego paragonu (jego cyfrowej fotokopii)? Wysyłanie oryginału paragonu pocztą/kurierem do sprzedawcy, aby otrzymać fakturę, byłoby sporym utrudnieniem dla nabywcy. Niekiedy w ogóle nie dysponuje on oryginalnym paragonem, ponieważ np. go zgubił. Czy w takim przypadku spółka ma prawo wystawić fakturę?

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....