Skan faktury jako dowód księgowy i podstawa do odliczenia VAT

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, określa art. 20 i art. 21 uor. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (zawierające elementy wskazane w art. 21 uor), które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Wśród dowodów tych wyróżnia się dowody zewnętrzne obce, które jednostka otrzymała od kontrahentów, w tym m.in. faktury.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 uor), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi, zgodnymi z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują (art. 22 ust. 1 uor).

Nie tylko oryginał

Jednocześnie z art. 73 ust. 2 uor wynika, że treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki). Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk taki jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zestawienie powyższych przepisów pozwala stwierdzić, że jeżeli proces skanowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w treści otrzymanych faktur zakupu, co powoduje, że obraz faktury w systemie odpowiada w pełni treści faktury papierowej, to skan papierowej faktury zakupu może zostać ujęty w księgach rachunkowych na takich samych zasadach, jak „tradycyjna” faktura papierowa. Prawo bilansowe nie wymaga, aby podstawą zapisów w księgach rachunkowych był wyłącznie dowód księgowy (faktura) w oryginalnej postaci. Zeskanowana faktura zakupu, która potwierdza faktyczny przebieg operacji gospodarczej, jest równoważna z fakturą papierową, której treść została zeskanowana w niezmienionej postaci. Aby uznać skan faktury zakupu za dowód księgowy równoważny fakturze papierowej:

• muszą być spełnione ww. warunki uznania tego skanu za dowód księgowy, o którym mowa w uor,
• skany faktur muszą:

• być zabezpieczone przed ich modyfikowaniem,
• spełniać warunki określone ustawą o VAT, tj. w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur (o czym jest mowa dalej).

Ujęcie wydatku w kosztach podatkowych

W myśl art. 24a ust. 1 updof oraz art. 9 ust. 1 updop podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wnip niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Na tej podstawie można uznać, że ewidencja rachunkowa prowadzona zgodnie z przepisami o rachunkowości jest właściwa także dla celów podatku dochodowego. Dlatego organy podatkowe zasadniczo uważają, że jeżeli dowód księgowy jest właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, to jest on również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Oznacza to, że skan faktury zakupu może posłużyć do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli:

• może on być uznany za dowód księgowy równoważny fakturze papierowej ze względu na warunki opisane powyżej,
• zostały spełnione ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy na podstawie art. 22 ust. 1 updof oraz art. 15 ust. 1 updop, tj. ze względu na związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Zniszczenie faktury papierowej i udokumentowanie wydatku skanem tego dokumentu nie eliminuje wydatku z kosztów podatkowych, jeśli proces skanowania wykluczył modyfikowanie faktury, a poniesienie wydatku jest wiarygodne. Tym bardziej, że zgodnie z art. 180 § Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest interpretacja z 12.05.2020 (0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG), w której KIS – opierając się na założeniu, że dowód księgowy właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych jest również stosownym dokumentem dla celów podatkowych – uznała za prawidłowe obniżenie podstawy opodatkowania CIT o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej.

Podstawa odliczenia VAT

Co do zasady, odliczenie kwoty VAT następuje na podstawie otrzymanej faktury, która po stronie sprzedawcy spowodowała powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do tej samej kwoty podatku, która zostanie odliczona. Faktura będąca podstawą odliczenia musi spełniać warunki określone w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Fakturą jest więc zarówno faktura w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niezależnie od tego, w jakiej postaci podatnik otrzymał fakturę (papierowej czy elektronicznej), odliczenie VAT przysługuje mu na tych samych zasadach. Prawo do odliczenia nie jest uzależnione od postaci tego dokumentu.

W przypadku otrzymania faktury papierowej, która po zeskanowaniu została zniszczona przez nabywcę, co powoduje, że dysponuje on wyłącznie elektroniczną kopią (skanem), VAT naliczony podlega odliczeniu na zasadach ogólnych – po spełnieniu wymagań w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ustawy o VAT) oraz umożliwienia dostępu do niej na żądanie odpowiedniego organu (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Prawo do odliczenia, związane z otrzymaniem faktury papierowej, powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy, lecz nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura wpłynęła do nabywcy.

Fakt zeskanowania otrzymanej faktury papierowej, a następnie jej zniszczenia przez podatnika nie zmienia momentu powstania prawa do odliczenia. Nie powoduje też utraty tego prawa ze względu na zniszczenie faktury papierowej, zastąpionej skanem.

Ustawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Skany faktur powinny być przechowywane na serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stanowisko to podzielają organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z 17.12.2020 (0114-KDIP1-3.4012.582.2020.2.ISK) KIS, odnosząc się do sytuacji, w której pracownicy spółki odbywający podróże służbowe zostali zobowiązani do wprowadzania zdjęć faktur papierowych do systemu elektronicznego, w którym przechowywano ich skany lub zdjęcia, a wersje papierowe tych dokumentów w ogóle nie były dostarczane do działu finansowego spółki, uznała, że:

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

(…) Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ew. kontroli organów podatkowych.

W piśmie tym KIS wyjaśniła, że skoro w systemie elektronicznym były zapisywane wierne kopie faktur papierowych, zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami, to przechowywane i archiwizowanie przez podatnika faktur wyłącznie w sposób elektroniczny nie powoduje utraty nabytego wcześniej prawa do odliczenia VAT.

Analogiczne stanowisko KIS zajęła również w interpretacji z 2.12.2020 (0114-KDIP1-3.4012.604.2020.1.PRM).