Ryczałt na jazdy lokalne można podnieść w granicach miesięcznego limitu

Zatrudnionemu korzystającemu z prywatnego samochodu na potrzeby firmowe przysługuje zwrot kosztów na zasadach określonych w umowie cywilnoprawnej z pracodawcą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, DzU nr 27 poz. 271).

Dotyczy to używania prywatnego auta do celów służbowych w tzw. jazdach lokalnych, tj. w miejscowości, w której znajduje się siedziba zakładu pracy, lub będącej stałym miejscem pracy danej osoby. Rozliczanie wydatków z tytułu używania własnego pojazdu przez zatrudnionego na potrzeby pracodawcy poza miejscowością będącą siedzibą zakładu pracy bądź jego stałym miejscem pracy odbywa się według przepisów dotyczących podróży służbowych (czyli tzw. jazd zamiejscowych).

Koszty używania prywatnego auta pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych pokrywa pracodawca, wypłacając mu ryczał stanowiący iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu (różnej dla poszczególnych kategorii aut) i miesięcznego limitu kilometrów. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu (ostatni raz zmienione w listopadzie 2007 r.) nie mogą przewyższać (§ 2 rozporządzenia):

• 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
• 0,2302 zł – dla motocykla,
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne określa pracodawca. W zależności od wielkości zaludnienia gminy bądź miasta, w której dany pracownik pracuje (jeździ autem), wynosi on maksymalnie:

• 300 km – dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – dla miejscowości od ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – dla miejscowości od ponad 500 tys. mieszkańców.

Wyjątkowo miesięczny limit można podwyższyć do 1500 km dla służby leśnej i służby parków narodowych oraz do 3000 km dla służb ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej (§ 3 rozporządzenia).

Aby otrzymać co miesiąc wypłatę ryczałtu, zatrudniony musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu przez niego prywatnego auta do celów służbowych w danym miesiącu. W oświadczeniu powinien wskazać: dane pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny), a także liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godz. lub innej absencji oraz liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem na potrzeby firmowe. Kwotę miesięcznego ryczałtu na jazdy lokalne zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy taki roboczy dzień, zgodnie z § 4 rozporządzenia.

Obie określone w przepisach rozporządzenia składowe ryczałtu za jazdy lokalne (stawka za 1 km przebiegu i miesięczny limit kilometrów) to wielkości maksymalne. W tych też granicach powinny być ustalone w cywilnoprawnej umowie zawartej przez pracownika z pracodawcą. Skoro pracownik wykonuje jazdy lokalne w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców, to miesięczny limit kilometrów wynosi w jego przypadku 700 km. Nie ma zatem przeszkód, aby uwzględnić wniosek pracownika i przyznać mu miesięczny limit 375 km. Ryczałt wyniesie wówczas 313,43 zł (375 km × 0,8358). Pracodawca może też oczywiście – według własnego uznania – przyznać mu wyższy limit. Jednak przyznając podwyżkę, nie może postępować zupełnie dowolnie; wiąże go zakaz nierównego traktowania pracowników. Oznacza to, że pracownikom znajdującym się w podobnej lub w identycznej sytuacji powinien przyznać ryczałty w porównywalnej bądź takiej samej wysokości.

Nie można także zabronić prywatnemu pracodawcy, by ustalił pracownikowi kwoty ryczałtu wyższe, niż to wynika z przepisów rozporządzenia, niemniej będzie to miało negatywne skutki podatkowe i składkowe.

Ryczałt, ale tylko wypłacony w granicach określonych rozporządzeniem, stanowi bowiem koszt uzyskania przychodów pracodawcy, co wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 updop i art. 23 ust. 1 pkt 36 updof (wydatki pracodawcy w części przekraczającej limit nie są kosztem).

Dla pracownika otrzymany ryczałt – do wysokości kwoty określonej zgodnie z rozporządzeniem – jest przychodem wolnym od składek społecznych (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego), ale co do zasady (zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, potwierdzonym wyrokami NSA) objętym PIT. Wolny od podatku dochodowego jest jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy (tak jest w przypadku listonoszy, pracowników socjalnych i leśników) albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu ustalonego zgodnie z rozporządzeniem (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).