Różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 2019

Dokumentacja ze stosunku pracy oraz akta osobowe osób, z którymi stosunek pracy nawiązano:

• po 31.12.2018 – będą z mocy prawa przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
• między 1.01.1999 a 31.12.2018 – będą przechowywane zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, ale płatnik (po łącznym spełnieniu 2 warunków informacyjnych wobec ZUS) będzie mógł fakultatywnie skrócić ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłosi raport informacyjny ZUS RIA,
• przed 1.01.1999 – trzeba przechowywać przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia.

To efekt ustawy z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357, dalej nowelizacja), która weszła w życie 1.01.2019. Zmodyfikowała ona Kp, usus, a także ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz emerytalną.

Skrócenie z mocy prawa – wyjątki

Od zasady 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych po 31.12.2018 są wyjątki. Zmienione przepisy (nowy art. 94 pkt 9b, art. 94⁴, art. 94⁵ Kp i art. 5 nowelizacji) przewidują wydłużenie okresu przechowywania następującej dokumentacji:

• pracownika wykonującego prace górnicze i równorzędne – do 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy,
• oddanej już na przechowanie, stanowiącej lub mogącej stanowić dowód w postępowaniu, którego stroną będzie pracodawca – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jednak nie krócej niż 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia,
• oddanej już na przechowanie, stanowiącej lub mogącej stanowić dowód w postępowaniu, którego stroną pracodawca wprawdzie nie będzie, lecz dowie się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – o 12 mies.,
• zatrudnionego ponownie podczas biegu 10-letniego okresu przechowywania – pracodawca będzie wówczas kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, a okres przechowywania (10 lat) będzie biegł od zakończenia roku kalendarzowego, kiedy ustanie ostatni stosunek pracy łączący strony,
• co do której przepis odrębny ustanowi dłuższy okres przechowywania.

Informowanie o możliwości odbioru teczek

Od 1.01.2019 pracownicy mają możliwość odbioru swojej dokumentacji po upływie okresu przechowywania. Nieodebrana dokumentacja zostanie przez pracodawcę zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 mies. po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.

Pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 pracodawca musi o tym powiadomić przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy. Wraz ze świadectwem pracy będzie im wydawał indywidualną informację (w postaci papierowej lub elektronicznej) o:

• długości okresu przechowywania,
• możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania (czyli do 31 stycznia),
• zniszczeniu dokumentacji w razie jej nieodebrania w wyznaczonym terminie.

Informacja ta może być dostarczona za pośrednictwem operatora pocztowego, przez upoważnioną przez pracodawcę osobę albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej – pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. W razie niemożności doręczenia informacji przez operatora pocztowego ten będzie ją przechowywał przez 14 dni w swojej placówce pocztowej, zaś zawiadomienie o pozostawieniu informacji i możliwości jej odbioru w ciągu 7 dni (licząc od dnia pozostawienia awiza) umieści w oddawczej skrzynce pocztowej lub – jeśli nie będzie to możliwe – na drzwiach mieszkania osoby uprawnionej. W razie niepodjęcia przesyłki w terminie operator zostawi powtórne awizo w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty dostarczenia pierwszego zawiadomienia. Informację będzie się uznawało za doręczoną z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu i będzie ona umieszczana odpowiednio w części B lub C dokumentacji pracowniczej wraz z drukami awizo (§ 15 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rozporządzenie).

Uwaga: przyjęcie fikcji doręczenia jest możliwe tylko w przypadku wysłania informacji drogą pocztową. Jeśli więc upoważniona przez pracodawcę osoba będzie chciała osobiście doręczyć ją na adres byłego pracownika, lecz się to nie uda (np. nie zastanie adresata albo adres okaże się nieaktualny), fikcja doręczenia nie zadziała. Trzeba będzie wówczas przesłać informację za pośrednictwem operatora pocztowego i dopiero po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu uznać ją za doręczoną.

Skrócenie dobrowolne

50-letni okres przechowywania dokumentacji ze stosunku pracy i akt osobowych zatrudnionego między 1.01.1999 a 31.12.2018 może ulec skróceniu do 10 lat, pod warunkiem łącznego spełnienia poniższych warunków:

• zgłoszenia do ZUS osobnego oświadczenia – na nowym formularzu ZUS OSW – o przekazaniu za wszystkich ww. pracowników raportów ZUS RIA (oświadczenie takie płatnik może złożyć w dowolnej chwili i nawet wycofać – do czasu zgłoszenia pierwszego ZUS RIA),
• złożenia za nich raportów informacyjnych – na nowym formularzu ZUS RIA – w terminach:

• za zatrudnionych, których płatnik wyrejestrował lub wyrejestruje z ubezpieczeń społecznych przed dniem złożenia oświadczenia ZUS OSW – w ciągu 12 mies. od daty złożenia oświadczenia,
• za osoby wyrejestrowane po dniu złożenia oświadczenia – wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

Skrócony 10-letni okres przechowywania będzie wówczas liczony od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za daną osobę ZUS RIA.

Uwaga: pracodawca może, ale nie musi skorzystać z tego rozwiązania. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji ww. grupy pracowników poprzez złożenie oświadczenia ZUS OSW i raportów ZUS RIA jest całkowicie dobrowolne. Jeśli się na to nie zdecyduje, będzie przechowywał akta osobowe na starych zasadach – przez 50 lat od ustania zatrudnienia. Tak też będzie, gdy co prawda przekaże do ZUS deklarację ZUS OSW (i jej nie wycofa), lecz potem nie dostarczy w odpowiednim terminie ZUS RIA, choćby za jednego ubezpieczonego.

Uwaga: jeśli zakład pracy między 1.01.1999 a 31.12.2018 zatrudniał również zleceniobiorców, w celu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji powinien złożyć ZUS RIA także za wszystkich tych zleceniobiorców, za których przechowuje dokumenty służące do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – okres ich przechowywania też ulega wtedy skróceniu do 10 lat, o czym jest mowa poniżej. Nie jest możliwe skrócenie okresu przechowywania tylko jednego rodzaju dokumentacji (pracowniczej bądź płacowej zleceniobiorców) lub w stosunku do niektórych tylko pracowników/zleceniobiorców.

Jak długo przechowywać listy płac

Nowe terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej są zbieżne z terminami przechowywania listy płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników i zleceniobiorców, wynoszącymi (nowe ust. 4 i 4a dodane do art. 125a ustawy emerytalnej):

• 10 lat – od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik lub zleceniobiorca zakończył u płatnika pracę – dla osoby zgłoszonej do ubezpieczeń po 31.12.2018,
• 10 lat – od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży za daną osobę ZUS RIA – dla pracownika lub zleceniobiorcy, który został zgłoszony po raz pierwszy przez płatnika między 1.01.1999 a 31.12.2018,
• 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika – dla pozostałych pracowników i zleceniobiorców, tj. zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1.01.1999, a także objętych dobrowolnym skróceniem, za których płatnik nie złoży raportów ZUS RIA.

Dane w ZUS RIA

W ZUS RIA składanym za pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31.12.1998 i przed 1.01.2019 płatnik wykazuje:

• kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, jeśli przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na:

• ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,
• ubezpieczenie wypadkowe za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,

• kwotę przychodu za lata kalendarzowe, wypłaconego oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 do 31.12.2018,
• okresy wykonywania pracy nauczycielskiej – od 1.01.1999 do 31.12.2018 – w placówkach, o których mowa w:

• art. 2 pkt 1 ustawy z 22.05.2009 o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (DzU z 2018 poz. 128),
• art. 1 Karty nauczyciela (ustawa z 26.01.1982, DzU z 2018 poz. 967),

• okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – od 1.01.1999 do 31.12.2008 – o której mowa w:

• art. 32 ustawy emerytalnej,
• art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19.12.2008 o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 poz. 1924),

• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy lub ekwiwalent pieniężny,
• datę rozwiązania, wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego (tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany).

Obowiązki informacyjne

Płatnik składek (pracodawca), składający ZUS RIA za pracownika wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń, ma obowiązek mu przekazać:

• kopię złożonego za niego ZUS RIA,
• dowody potwierdzające wykonywanie od 1.01.1999 do 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, określone w:

• art. 32 ustawy emerytalnej,
• art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych,

• pouczenie o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport ZUS RIA został złożony, o prawie odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego okresu i prawie do uzyskania kopii dokumentacji.

Analogiczne obowiązki ciążą na płatniku (zleceniodawcy) składającym ZUS RIA za zleceniobiorcę wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń. Przekazuje on zleceniobiorcy:

• kopię złożonego za niego ZUS RIA,
• pouczenie o okresie przechowywania ww. dokumentacji służącej ustaleniu emerytury/renty przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ZUS RIA i o prawie odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego terminu.

Ponadto sam ZUS będzie zawiadamiał o złożeniu ZUS RIA – w informacji o stanie konta przesyłanej za rok, w którym raport zostanie zgłoszony, a osobom pobierającym emerytury lub renty – wraz z rocznym obliczeniem podatku albo imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu. Zawiadomienie to ma zawierać również pouczenie o długości okresu przechowywania, możliwości odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego po upływie tego terminu, a w przypadku pracownika – także o konieczności wystąpienia do płatnika o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie ww. prac w szczególnym warunkach lub o szczególnym charakterze.

Wydawanie dokumentacji

Jak już o tym była mowa, pracodawca ma obowiązek wydać dokumentację pracowniczą po upływie okresu przechowywania byłemu pracownikowi, a po jego śmierci uprawnionym członkom rodziny, po udokumentowaniu przez nich pokrewieństwa, albo osobom upoważnionym przez uprawnionych.

Analogiczny obowiązek ciąży na zleceniodawcy w stosunku do ww. dokumentacji służącej ustaleniu emerytury/renty.

Po śmierci byłego pracownika prawo odbioru dokumentacji przysługuje:

• dzieciom własnym, drugiego małżonka i przysposobionym,
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom,
• rodzeństwu i innym dzieciom (z wyłączeniem rodziny zastępczej i rodzinnego domu dziecka),
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze, oraz osobom przysposabiającym.

Dokumentację prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się danej osobie za pokwitowaniem, w takiej samej postaci, a gromadzoną w formie elektronicznej:

• na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem, albo
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej, po warunkiem że potencjalny odbiorca zostanie uprzednio jednoznacznie zidentyfikowany, a wydanie teczki – potwierdzone dowodem doręczenia (§ 16 i 17 rozporządzenia).

Dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej należy przed wydaniem uporządkować w sposób określony w rozdz. 4 rozporządzenia, a więc:

• zapisać każdy dokument w odrębnym pliku wg zasad:

• odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego – w formacie PDF,
• inne dokumenty przechowywane w pliku o określonym formacie – w tym formacie,
• dane niezapisane w systemie teleinformatycznym w pliku o określonym formacie – w formacie TXT,

• przyporządkować do każdego dokumentu zestaw 9 metadanych (patrz ramka) zapisanych w odrębnym pliku XML; plikowi z metadanymi nadaje się taką samą nawę, jaką ma pełna nazwa odnośnego pliku, i uzupełnia o rozszerzenie XML,
• tak uporządkowany zbiór przekazać w jednym pliku, zapisanym w formacie przeznaczonym do kompresji, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2017 poz. 570),
• plik z uporządkowanym zbiorem dokumentów opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.