Rozliczenie reklamacji towarów handlowych w księgach rachunkowych nabywcy

Tryby reklamacji towaru

W przypadku wady towaru nabywca może zrealizować przysługujące mu uprawnienia z tytułu rękojmi lub gwarancji – w zależności od tego, który sposób reklamacji jest dla niego korzystniejszy. Oba te tryby są potocznie określane mianem reklamacji, choć są to dwa odrębne postępowania reklamacyjne. O ile rękojmia jest prawem kupującego, którego warunki są dość szczegółowo określone w przepisach prawa, o tyle gwarancja jest udzielana umownie, a sprzedawca nie ma obowiązku jej udzielenia. Ponieważ warunki gwarancji określa gwarant, to w porównaniu z rękojmią mogą być one (choć nie muszą) mniej korzystne.

Rękojmia za wady

Odpowiedzialność sprzedawcy wobec nabywcy z tytułu sprzedaży regulują art. 556–576 Kc. Na podstawie art. 556 Kc sprzedawca jest odpowiedzialny względem kupującego, jeżeli rzecz sprzedana ma wadę fizyczną lub prawną (rękojmia). Wada fizyczna polega na niezgodności rzeczy sprzedanej z umową, w szczególności jeżeli taka rzecz:

• nie ma właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna mieć ze względu na cel w umowie oznaczony albo wynikający z okoliczności lub przeznaczenia,
• nie ma właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewnił kupującego, w tym przedstawiając próbkę lub wzór,
• nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przy zawarciu umowy, a sprzedawca nie zgłosił zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia,
• została kupującemu wydana w stanie niezupełnym.

Ponadto z art. 560 § 1 Kc wynika, że jeżeli rzecz sprzedana ma wadę, kupujący może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo o odstąpieniu od umowy, chyba że sprzedawca niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności dla kupującego wymieni rzecz wadliwą na wolną od wad albo wadę usunie. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli rzecz była już wymieniona lub naprawiana przez sprzedawcę albo sprzedawca nie uczynił zadość obowiązkowi wymiany rzeczy na wolną od wad lub usunięcia wady.

Gwarancja przy sprzedaży

Zasady korzystania przez kupującego z uprawnień gwarancyjnych przy sprzedaży określają art. 577–582 Kc.

Z art. 577 § 1 i 2 Kc wynika, że udzielenie gwarancji następuje przez złożenie oświadczenia gwarancyjnego, które określa obowiązki gwaranta i uprawnienia kupującego, w przypadku gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Oświadczenie gwarancyjne może zostać złożone w reklamie. Obowiązki gwaranta mogą w szczególności polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz na zapewnieniu innych usług.

Wymiana wadliwego towaru handlowego na wolny od wad

Odbywa się bez dodatkowego wynagrodzenia, ponieważ jej koszty zostały wkalkulowane w cenę towarów. W zamian nabywca otrzymuje zazwyczaj te same towary, w tej samej cenie i ilości. W przypadku braku takiego samego towaru wymiana może nastąpić na towar podobny, który parametrami oraz ceną odpowiada towarowi będącemu przedmiotem reklamacji.

VAT. Uznanie reklamacji przez sprzedawcę, skutkujące wymianą towaru niepełnowartościowego na pełnowartościowy, nie stanowi odrębnej dostawy towaru. Wymiana taka jest kontynuacją prawidłowo zrealizowanej i opłaconej dostawy udokumentowanej pierwotnie wystawioną fakturą. Z tego powodu sprzedawca, przyjmując zwrot wadliwego towaru, nie wystawia faktury korygującej wartość dostawy, a wydając nowy towar wolny od wad – nie wystawia kolejnej faktury sprzedaży.

Prawidłowość takiego postępowania potwierdza pismo KIS z 13.05.2021 (0114-KDIP1-1.4012.121.2021.2.RR): czynność wymiany towaru wadliwego jakościowo bądź niezgodnego z zamówieniem, w warunkach reklamacji, znajduje się poza zakresem opodatkowania VAT. Wykonanie ww. czynności stanowi bowiem dalszą część uprzednio wykonanego pierwotnego świadczenia. Spółka w omawianej sprawie nie dokonuje nowej dostawy towaru ani nie świadczy żadnej dodatkowej odpłatnej usługi. Czynności te wynikają wyłącznie z uprzednio zawartej transakcji pomiędzy stronami.

Tym samym nabywca, któremu w ramach uprawnień gwarancyjnych wymieniono towar wadliwy na wolny od wad, nie otrzyma faktury korygującej ani kolejnej faktury sprzedaży.

Podatek dochodowy. Wymiana taka jest również neutralna na gruncie ustaw o podatku dochodowym, co potwierdza interpretacja KIS z 13.03.2019 (0111-KDIB1-2.4010.14.2019.1.DP): Wymiana towaru (…) będzie dla wnioskodawcy neutralna podatkowo, tzn. nie będzie skutkować ani rozpoznaniem przychodu, ani zaliczeniem do kosztów jego uzyskania. (…) Następuje jedynie wymiana jednego produktu na taki sam, tylko w „zaktualizowanej” szacie graficznej. Taka wymiana nie powoduje żadnej zmiany w aktywach i pasywach spółki. Będzie to zatem sytuacja neutralna dla rachunku podatkowego. Rozpoznanie kosztu nastąpi w takim przypadku dopiero w momencie sprzedaży „zaktualizowanego” produktu (towaru), a więc w momencie uzyskania przychodu podatkowego (art. 15 ust. 4 updop).

Księgi rachunkowe. Wymiana wadliwego towaru handlowego wymaga zaewidencjonowania w księgach rachunkowych nabywcy zarówno operacji zwrotu niepełnowartościowego towaru, jak i przyjęcia towaru pełnowartościowego. Operacje te są ujmowane na koncie 33 „Towary”. Wymiana nie skutkuje powstaniem przychodu ani kosztu. W celu jej udokumentowania jednostka może zastosować dowody magazynowe „WZ – wydanie na zewnątrz” i „PZ – przyjęcie z zewnątrz”.

Zwrot towarów

W ramach reklamacji, z uwagi na niezgodność towaru z umową, nabywca może również zwrócić zakup. Jeżeli dostawcą był czynny podatnik VAT, to na okoliczność zwrotu nabywca otrzyma fakturę korygującą.

VAT. Zwrot towaru w ramach reklamacji skutkuje obowiązkiem wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej (art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Nabywca, który otrzymał taką fakturę korygującą, zmniejsza podatek naliczony w trybie art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.

W myśl tego przepisu w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania na skutek zwrotu towaru nabywca jest obowiązany do zmniejszenia kwoty VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia zostały:

• uzgodnione z dostawcą – gdy przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione,
• spełnione – w przypadku gdy nastąpiło to po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione.

Jeżeli natomiast nabywca nie odliczył VAT z faktury, której dotyczy korekta, a prawo do takiego odliczenia mu przysługuje, zmniejszenie VAT naliczonego uwzględnia w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego odliczenia.

Podatek dochodowy. Na mocy art. 22 ust. 7c updof oraz art. 15 ust. 4i updop, jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, dokonuje się jej poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano fakturę korygującą lub inny dokument potwierdzający przyczyny korekty (w przypadku braku faktury).

Tym samym zwrot towarów, który nastąpił z powodu uwzględnienia reklamacji przez sprzedawcę, skutkuje u nabywcy korektą kosztów podatkowych in minus, w rozliczeniu za okres otrzymania faktury korygującej.

Księgi rachunkowe. Zwrot towaru na skutek uznanej reklamacji, w przypadku gdy w księgach rachunkowych nabywcy towar ten został objęty ewidencją magazynową, wskazane jest potwierdzić dowodem, który dokumentuje wydanie składnika z magazynu, np. dokumentem „WZ – wydanie na zewnątrz”. Z kolei podstawą do pomniejszenia zobowiązania wobec dostawcy oraz VAT naliczonego jest otrzymana faktura korygująca.

Obniżka ceny towarów

Skutkiem uznania reklamacji może być również obniżka ceny, co zazwyczaj dotyczy sytuacji, w których wada towaru nie jest na tyle istotna, by wykluczyć jego dalsze wykorzystanie, w tym np. sprzedaż lub zużycie.

VAT. Jeżeli skutkiem reklamacji jest obniżka ceny towaru przyznana po sprzedaży i wystawieniu faktury, to sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej (art. 106j ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). Nabywca, który otrzymał taką fakturę, zmniejsza VAT naliczony w trybie art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, tj. w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały:

• uzgodnione z dostawcą towarów – gdy przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione,
• spełnione – w przypadku gdy nastąpiło to po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione.

Podatek dochodowy. Na moment rozliczenia korekty kosztów uzyskania przychodów spowodowanej obniżką ceny towarów wskazują art. 22 ust. 7c updof oraz art. 15 ust. 4i updop – obniżka ceny towaru skutkuje u nabywcy korektą kosztów podatkowych in minus w rozliczeniu za okres otrzymania faktury korygującej.

Księgi rachunkowe. Faktura korygująca cenę zakupu towarów (z powodu obniżki ceny zareklamowanego towaru) powoduje korektę zmniejszającą wartość:

• zapasów w magazynie, które nie zostały jeszcze sprzedane,
• sprzedanych towarów (jeśli dotyczy takich towarów).