Rekompensata za koszty odzyskiwania należności od dłużnika – ujęcie księgowe i podatkowe

Wierzycielowi, który po spełnieniu swojego świadczenia nie otrzymał od dłużnika zapłaty w określonym umownie terminie, przysługuje, bez wezwania:

• rekompensata za koszty odzyskiwania należności o równowartości 40 euro,
• zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających równowartość 40 euro – gdy faktycznie poniesione koszty odzyskiwania należności przekraczają tę kwotę.

Wynika to z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 8.03.2013 o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (DzU z 2019 poz. 118, dalej ustawa o terminach zapłaty).

Zasady ustalania rekompensaty

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności ma charakter ryczałtu, zatem prawo wierzyciela do dochodzenia jej zapłaty nie jest uzależnione od rzeczywistych kosztów dochodzenia należności. Ma zrekompensować koszty podejmowanych przez wierzyciela własnych działań mających na celu odzyskanie należności. Na wierzycielu nie ciąży obowiązek udokumentowania, że w związku z dochodzeniem zapłaty od dłużnika poniósł jakiekolwiek koszty. Funkcją rekompensaty nie jest wyrównanie szkody poniesionej przez wierzyciela, którą należałoby udokumentować, ale zdyscyplinowanie dłużnika do dokonania terminowej zapłaty.

Potwierdza to uchwała SN z 11.12.2015 (III CZP 94/15): Rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości

40 euro, przewidziana w art. 10 ust. 1 ustawy (...) o terminach zapłaty (...), przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazania, że koszty te zostały poniesione.

Równowartość 40 euro przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (patrz przykład dalej).

Wierzyciel może obciążyć dłużnika rekompensatą już pierwszego dnia po upływie umownie określonego terminu zapłaty należności. Przysługuje ona bez wezwania, czyli z założenia ma być wypłacona wierzycielowi automatycznie, ze względu na sam fakt pozostawania przez dłużnika w zwłoce z zapłatą należności. Obecnie nie jest uzależniona ani od wartości faktury, ani – jak już o tym była mowa – od rodzaju bądź wysokości ponoszonych przez wierzyciela kosztów dochodzenia zapłaty należności.

Wezwanie dłużnika do zapłaty rekompensaty 40 euro nie wyklucza możliwości dochodzenia od niego zwrotu kosztów ponad ten limit, jeśli zostały faktycznie poniesione przez wierzyciela i ich wysokość jest uzasadniona (art. 10 ust. 2 ustawy o terminach zapłaty).

Rozliczenie podatkowe i bilansowe u wierzyciela

VAT. Przysługująca wierzycielowi rekompensata nie stanowi ani dostawy towarów, ani świadczenia usług, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Jest formą odszkodowania (kary umownej) za nieotrzymanie zapłaty w umówionym terminie i nie podlega VAT. Wierzyciel, chcąc obciążyć dłużnika tą opłatą, nie wystawia faktury. Obciążenie może być udokumentowane innym dowodem księgowym, np. notą, co potwierdza interpretacja IS w Warszawie z 26.11.2013 (IPPP3/443-790/13-2/LK).

Rekompensata pozostaje jednak poza zakresem VAT tylko wtedy, gdy przysługuje pierwotnemu wierzycielowi (dostawcy towarów lub usługodawcy). Jeżeli prawo do jej dochodzenia zostało przeniesione (np. na podstawie umowy cesji) na podmiot trzeci, w odniesieniu do nowego (wtórnego) wierzyciela traci ona swój charakter (jako opłaty przysługującej na mocy art. 10 ustawy o terminach zapłaty) i należy ją uznać za należność związaną z usługą nabycia wierzytelności podlegającą VAT na zasadach ogólnych. Potwierdza to wyrok NSA z 21.04.2016, I FSK 1832/14 oraz interpretacja IS w Katowicach z 24.01.2017, 2461-IBPP2.4512.803.2016.2.JJ.

Jak już o tym była mowa, od 1.01.2020 roszczenie o rekompensatę nie będzie zbywalne.

CIT/PIT. Rekompensata stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, jednak ponieważ nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru/świadczenie usługi, przychód podatkowy powstaje w dniu jej faktycznego otrzymania (art. 12 ust. 3e updop oraz art. 14 ust. 1i updof).

Księgi rachunkowe. Kwoty rekompensat są ujmowane w księgach rachunkowych wierzyciela jako pozostałe przychody operacyjne. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 uor do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w szczególności odszkodowania i kary.

Rozliczenie bilansowe i podatkowe u dłużnika

CIT/PIT. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 updop oraz art. 22 ust. 1 updof). Rekompensata za koszty odzyskiwania należności nie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie w art. 16 ust. 1 updop oraz art. 23 updof. Nie jest ona m.in. formą kary ani odszkodowania wskazanych w tych przepisach. Nie stanowi też kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 17 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 14 updof.

Organy podatkowe nie kwestionują uznania tego wydatku za koszt podatkowy, jeżeli dłużnik wykaże, że jego poniesienie było celowe, np. umożliwiało lepsze wykorzystanie posiadanych środków pieniężnych i wpływało na poprawę jego płynności finansowej (zob. interpretacje IS w Warszawie z 17.12.2014, IPPB3/423-1096/14-2/GJ, i Poznaniu z 6.11.2014, ILPB3/423-403/14-2/EK).

W tym ostatnim piśmie organ podatkowy podkreślił, że w sytuacji, gdy działania podatnika zmierzają do ochrony majątku i zabezpieczenia źródeł przychodu, to koszty te stanowią koszty uzyskania przychodu, przy założeniu, że np.:

• nie występuje ewidentna wina umyślna w działaniach podatnika,
• nie dochodzi do obejścia prawa,
• nie wynikają z działań podatnika niezgodnych z zasadami współżycia społecznego.

Księgi rachunkowe. Dłużnik, po otrzymaniu noty, z której wynika obciążenie go rekompensatą za koszty odzyskiwania przez wierzyciela należności, kwotę tego obciążenia zalicza w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, co wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 uor.