Refakturowanie mediów na najemców – obowiązek podatkowy w VAT

Zgodnie z zasadą zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towarów lub wykonania usługi. Ta reguła ogólna (doprecyzowana w art. 19a ust. 2–4) nie ma jednak zastosowania m.in. do usług najmu oraz dostawy mediów.

Do tych usług/dostaw nie stosuje się też art. 19a ust. 8 dotyczącego zaliczek, co wynika wprost z wyłączenia zawartego w art. 19a ust. 8 pkt 2.

Obowiązek podatkowy w przypadku usług najmu i dostawy mediów określa się zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 i ust. 7. W myśl art. 19a ust. 5 pkt 4 powstaje on (z wyjątkiem importu usług) z chwilą wystawienia faktury z tytułu:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
• świadczenia usług:

• telekomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 zał. nr 3 do ustawy o VAT (m.in. związanych z: uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, handlem wodą dostarczaną za pośrednictwem sieci wodociągowych, odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków),
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Fakturę za ww. usługi/dostawy wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4).

Jeżeli podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 7).

Przywołane przepisy mają zastosowanie do ustalenia obowiązku podatkowego nie tylko dla usług najmu oraz dostaw mediów, lecz także dla refakturowania na najemcę mediów, jeśli media, których kosztem obciążany jest najemca, powinny być traktowane jako świadczenia odrębne i niezależne od usługi najmu.

Jak wskazała KIS w interpretacji z 26.05.2021 r. (0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG), w przypadku refakturowania (…) na dzierżawców kosztów mediów, tj. energii elektrycznej, gazu, wody i ścieków, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia przez wnioskodawcę faktury (refaktury). Z kolei data sprzedaży na wystawionych przez wnioskodawcę fakturach (refakturach) powinna być tożsama z datą sprzedaży z faktury pierwotnej (otrzymanej przez wnioskodawcę).

Z pytania wynika, że media (energia elektryczna, gaz, woda i ścieki) są refakturowane na najemców jako oddzielne od najmu lokali dostawy towarów/świadczenie usług. Moment powstania obowiązku podatkowego należy więc dla nich ustalić odrębnie od najmu, z uwzględnieniem art. 19a ust. 5 pkt 4 i ust. 7. Powstanie on z chwilą wystawienia przez spółkę refaktury na najemców, natomiast jeżeli spółka nie wystawi refaktury lub wystawi ją z opóźnieniem – z chwilą upływu terminu płatności, co potwierdza również interpretacja KIS z 23.05.2023 r. (0112-KDIL1-1.4012.58.2023.2.WK).