Reaktywacja zfśs – określenie zasad działania komisji socjalnej

Nie ma przeszkód do przekazania odpisów na zfśs za cały rok, mimo że formalnie fundusz powstał w jego I kwartale. Z punktu widzenia pracodawcy reguły funkcjonowania komisji socjalnej lepiej ustalić poza regulaminem socjalnym – w odrębnym regulaminie czy w zarządzeniu prezesa.

Aktywacja funduszu nawet w trakcie roku

Spółka, jako pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu socjalnego (zatrudniający 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), powinna przekazywać odpisy począwszy od 2018, jednak skorzystała z możliwości odstąpienia od zakładania zfśs na mocy art. 4 ust. 2 ustawy o zfśs, modyfikując odpowiednio – w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę – regulamin płac. Z powodu pandemii planuje jednak aktywować fundusz, by w trudnych czasach pomóc osobom uprawnionym. Należało więc uchylić ww. klauzulę regulaminu wynagradzania i ponownie – w uzgodnieniu z reprezentantem załogi – wprowadzić regulamin zfśs. Tak też się stało, regulamin socjalny wszedł w życie 15.03.2021.

Przepisy ustawy o zfśs nie nakazują reaktywacji funduszu wyłącznie z początkiem roku, a więc dopuszczają ją w trakcie roku kalendarzowego. Nie ma również przeszkód do zastosowania korzystnej dla zatrudnionych opcji zaproponowanej przez spółkę – formalnego wdrożenia zfśs w I kwartale 2021 oraz naliczenia i przesłania odpisów za cały ten rok.

Komisja socjalna – nieformalne ciało

Środkami funduszu administruje pracodawca (art. 10 ustawy o zfśs). Oznacza to, że zasoby zfśs są własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczany w możliwości dysponowania nimi, gdyż może je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej (wyrok SA w Poznaniu z 21.04.2016, III AUa 1569/15). To on określa [choć nie samodzielnie – przyp. aut.] w regulaminie zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu (wyrok SA w Poznaniu z 28.09.2016, III AUa 2388/15).

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin socjalny z pracownikiem wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów. Często pracodawca powołuje nieformalne ciało, nieuregulowane w prawie pracy – komisję socjalną, która ma go wyręczać w dysponowaniu środkami funduszu, oczywiście na podstawie regulaminu socjalnego. Zleca jej zbieranie wniosków o poszczególne świadczenia określone w funduszu, rozpoznawanie ich, sprawdzanie spełnienia kryterium socjalnego itd.

W regulaminie socjalnym czy w odrębnym akcie

Co do miejsca uregulowania zasad działania komisji socjalnej przyjęły się dwa rozwiązania – w regulaminie socjalnym lub w odrębnym akcie. W świetle art. 8 ust 2 ustawy o zfśs w regulaminie zfśs należy sprecyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania tych środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Jak doprecyzował SA w Poznaniu w wyroku z 28.09.2016 (III AUa 2388/15), we wskazanym regulaminie powinny być uregulowane takie kwestie, jak:

• zakres prowadzonej działalności socjalnej, kulturalnej, bytowej i mieszkaniowej,
• wielkość środków zfśs na poszczególne cele i kierunki ich wydatkowania,
• zasady i tryb przyznawania ulgowych usług i świadczeń socjalnych,
• krąg uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu na zasadzie dobrowolności,
• tabele ulgowych odpłatności za usługi socjalne,
• maksymalna częstotliwość korzystania ze świadczeń socjalnych,
• zasady udzielania pomocy na cele mieszkaniowe w formie zwrotnej (pożyczki) i warunki spłaty, warunki zawieszania i umorzenia pożyczek,
• inne ustalenia i postanowienia wynikające ze specyfiki zakładu i warunków pracy.

Ani ustawa o zfśs, ani orzecznictwo nie narzucają jednak obowiązku określenia reguł funkcjonowania komisji socjalnej w regulaminie funduszu – zwłaszcza że jest to instytucja wykształcona przez potrzeby praktyki, a nie przez przepisy.

Dopuszcza się ustalenie tego zagadnienia w osobnym regulaminie działania komisji albo w zarządzeniu prezesa spółki. Moim zdaniem jest to opcja wygodniejsza z punktu widzenia pracodawcy. Daje mu większą swobodę administrowania zasobami socjalnymi oraz możliwość szybkiego reagowania na bieżące potrzeby i zmiany sytuacji. A to dlatego, że regulamin socjalny stanowi źródło zakładowego prawa pracy w myśl art. 91 Kp. W konsekwencji zawarcie w nim reguł funkcjonowania komisji socjalnej powoduje, że w przyszłości każda ich zmiana będzie wymagała uzgodnienia z przedstawicielem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. To wiąże ręce pracodawcy, utrudnia sprawne prowadzenie polityki socjalnej i niepotrzebnie przedłuża czas przyznawania pomocy.