Droga Użytkowniczko, Drogi Użytkowniku, klikając AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrazisz zgodę na to aby Rachunkowość Sp. z o.o. oraz Zaufani Partnerzy przetwarzali Twoje dane osobowe takie jak identyfikatory plików cookie, adresy IP, otwierane adresy url, dane geolokalizacyjne, informacje o urządzeniu z jakiego korzystasz. Informacje gromadzone będą w celu technicznego dostosowanie treści, badania zainteresowań tematami, dostosowania niektórych treści do lokalizacji z której jest odczytywana oraz wyświetlania reklam we własnym serwisie oraz w wykupionych przez nas przestrzeniach reklamowych w Internecie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Klikając w przycisk AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrażasz zgodę na zapisanie i przechowywanie na Twoim urządzeniu plików cookie. W każdej chwili możesz skasować pliki cookie oraz ograniczyć możliwość zapisywania nowych za pomocą ustawień przeglądarki.

Wyrażając zgodę, pozwalasz nam na wyświetlanie spersonalizowanych treści m.in. indywidualne rabaty, informacje o wykupionych przez Ciebie usługach, pomiar reklam i treści.

AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU

Logowanie

email:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą emaila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój email wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z emaila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

email:

Klikając w poniższy link zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą emaila

Sprawdzanie danych....

Reaktywacja zfśs – określenie zasad działania komisji socjalnej

Renata Majewska

Spółka, powstała w 2017, zatrudniająca od początku ponad 70 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie tworzyła zfśs na mocy rezygnacji wyrażonej w regulaminie wynagradzania. Jednak teraz w związku z pandemią postanowiła do niego wrócić. Ustaliła z przedstawicielem pracowników treść regulaminu socjalnego, obowiązującego od 15.03.2021.
Czy może wdrożyć fundusz z mocą wsteczną od 1.01.2021 tak, by odpisy przekazać w odpowiednich terminach za cały bieżący rok? Gdzie sprecyzować zasady funkcjonowania komisji socjalnej?

Nie ma przeszkód do przekazania odpisów na zfśs za cały rok, mimo że formalnie fundusz powstał w jego I kwartale. Z punktu widzenia pracodawcy reguły funkcjonowania komisji socjalnej lepiej ustalić poza regulaminem socjalnym – w odrębnym regulaminie czy w zarządzeniu prezesa.

Aktywacja funduszu nawet w trakcie roku

Spółka, jako pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu socjalnego (zatrudniający 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), powinna przekazywać odpisy począwszy od 2018, jednak skorzystała z możliwości odstąpienia od zakładania zfśs na mocy art. 4 ust. 2 ustawy o zfśs, modyfikując odpowiednio – w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę – regulamin płac. Z powodu pandemii planuje jednak aktywować fundusz, by w trudnych czasach pomóc osobom uprawnionym. Należało więc uchylić ww. klauzulę regulaminu wynagradzania i ponownie – w uzgodnieniu z reprezentantem załogi – wprowadzić regulamin zfśs. Tak też się stało, regulamin socjalny wszedł w życie 15.03.2021.

Przepisy ustawy o zfśs nie nakazują reaktywacji funduszu wyłącznie z początkiem roku, a więc dopuszczają ją w trakcie roku kalendarzowego. Nie ma również przeszkód do zastosowania korzystnej dla zatrudnionych opcji zaproponowanej przez spółkę – formalnego wdrożenia zfśs w I kwartale 2021 oraz naliczenia i przesłania odpisów za cały ten rok.

Komisja socjalna – nieformalne ciało

Środkami funduszu administruje pracodawca (art. 10 ustawy o zfśs). Oznacza to, że zasoby zfśs są własnością pracodawcy, natomiast jest on ograniczany w możliwości dysponowania nimi, gdyż może je przeznaczyć jedynie na finansowanie działalności socjalnej (wyrok SA w Poznaniu z 21.04.2016, III AUa 1569/15). To on określa [choć nie samodzielnie – przyp. aut.] w regulaminie zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu (wyrok SA w Poznaniu z 28.09.2016, III AUa 2388/15).

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin socjalny z pracownikiem wybranych przez załogę do reprezentowania jej interesów. Często pracodawca powołuje nieformalne ciało, nieuregulowane w prawie pracy – komisję socjalną, która ma go wyręczać w dysponowaniu środkami funduszu, oczywiście na podstawie regulaminu socjalnego. Zleca jej zbieranie wniosków o poszczególne świadczenia określone w funduszu, rozpoznawanie ich, sprawdzanie spełnienia kryterium socjalnego itd.

W regulaminie socjalnym czy w odrębnym akcie

Co do miejsca uregulowania zasad działania komisji socjalnej przyjęły się dwa rozwiązania – w regulaminie socjalnym lub w odrębnym akcie. W świetle art. 8 ust 2 ustawy o zfśs w regulaminie zfśs należy sprecyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania tych środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Jak doprecyzował SA w Poznaniu w wyroku z 28.09.2016 (III AUa 2388/15), we wskazanym regulaminie powinny być uregulowane takie kwestie, jak:

  • zakres prowadzonej działalności socjalnej, kulturalnej, bytowej i mieszkaniowej,
  • wielkość środków zfśs na poszczególne cele i kierunki ich wydatkowania,
  • zasady i tryb przyznawania ulgowych usług i świadczeń socjalnych,
  • krąg uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu na zasadzie dobrowolności,
  • tabele ulgowych odpłatności za usługi socjalne,
  • maksymalna częstotliwość korzystania ze świadczeń socjalnych,
  • zasady udzielania pomocy na cele mieszkaniowe w formie zwrotnej (pożyczki) i warunki spłaty, warunki zawieszania i umorzenia pożyczek,
  • inne ustalenia i postanowienia wynikające ze specyfiki zakładu i warunków pracy.

Ani ustawa o zfśs, ani orzecznictwo nie narzucają jednak obowiązku określenia reguł funkcjonowania komisji socjalnej w regulaminie funduszu – zwłaszcza że jest to instytucja wykształcona przez potrzeby praktyki, a nie przez przepisy.

Dopuszcza się ustalenie tego zagadnienia w osobnym regulaminie działania komisji albo w zarządzeniu prezesa spółki. Moim zdaniem jest to opcja wygodniejsza z punktu widzenia pracodawcy. Daje mu większą swobodę administrowania zasobami socjalnymi oraz możliwość szybkiego reagowania na bieżące potrzeby i zmiany sytuacji. A to dlatego, że regulamin socjalny stanowi źródło zakładowego prawa pracy w myśl art. 91 Kp. W konsekwencji zawarcie w nim reguł funkcjonowania komisji socjalnej powoduje, że w przyszłości każda ich zmiana będzie wymagała uzgodnienia z przedstawicielem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. To wiąże ręce pracodawcy, utrudnia sprawne prowadzenie polityki socjalnej i niepotrzebnie przedłuża czas przyznawania pomocy.

Co określić w regulaminie/zarządzeniu dotyczącym funkcjonowania komisji socjalnej

  • liczebność członków komisji (najlepiej, by składała się z ich nieparzystej liczby),
  • strukturę środowiskową komisji – najlepiej, by jej członkowie reprezentowali różne strony, grupy czy środowiska występujące w zakładzie pracy,
  • czas trwania kadencji członków komisji (określony, nieokreślony) i sposób uzupełniania tego grona w razie dymisji członka bądź jego odwołania,
  • sposób wyłaniania członków komisji,
  • strukturę hierarchiczną (np. zasady ustanawiania przewodniczącego i sekretarza),
  • częstotliwość (np. raz na miesiąc czy na kwartał), sposób zwoływania i organizacji zwyczajnych posiedzeń komisji,
  • sposób i tryb zwoływania nadzwyczajnych posiedzeń komisji w sprawach niecierpiących zwłoki,
  • zaplecze administracyjne i lokalowe postawione do dyspozycji,
  • podział zadań między członków,
  • sprawy, jakie komisja może załatwiać w tzw. trybie obiegowym (bez zwoływania posiedzeń),
  • procedurę rozpatrywania wniosków o udzielenie świadczenia socjalnego,
  • sposób uzasadniania odmownych decyzji komisji i ew. tryb ponownego rozpatrzenia wniosku przez pracodawcę,
  • kwestie reprezentacji komisji (np. że każdą decyzję musi podpisać co najmniej 2 członków komisji),
  • tryb i sposób weryfikacji kryterium socjalnego w szczególnych sytuacjach (np. wywiad środowiskowy czy wizytacja komisji socjalnej),
  • inne kwestie związane z funkcjonowaniem komisji.