Przetwarzanie przez pracodawców danych o powszechnym obowiązku obrony

Pracodawca ma obowiązek przetwarzać dane dotyczące sprawowania przez pracowników powszechnego obowiązku obrony – w dość szerokim zakresie i to na każdym etapie stosunku pracy, począwszy od rekrutacji.

Obowiązkowi temu podlegają niemal wszyscy obywatele polscy, świadcząc w jego ramach służbę (ew. realizując obowiązki i pracę) na rzecz wojskowości lub obronności kraju (patrz ramka na s. 49). W systemie tym pewną rolę odgrywają pracodawcy, którzy m.in. odbierają od zatrudnionych informacje na ten temat, mają obowiązki informacyjne wobec wojewódzkich komendantów uzupełnień (WKU) itd.

Pozyskiwanie danych podczas rekrutacji

Ogólnie rzecz biorąc, od kandydata do pracy nie można żądać informacji nt. wypełniania przez niego powszechnego obowiązku obrony. Zainteresowany może je ew. podać dobrowolnie, np. w celu zwiększenia szans na przyjęcie na stanowisko. Należy wówczas odebrać od niego oświadczenie o świadomym i całkowicie dobrowolnym ujawnieniu tych informacji.

Zgodnie z art. 221 § 4 Kp podmiot rekrutujący ma prawo domagać się ujawnienia danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Takie wyjątki przewidują głównie pragmatyki służbowe, przykładowo:

• jednym z wymogów uzyskania mianowania w służbie cywilnej jest posiadanie statusu żołnierza rezerwy lub niepodleganie powszechnemu obowiązkowi obrony (art. 40 pkt 5 ustawy z 21.11.2008 o pracownikach samorządowych, DzU z 2018 poz. 1559),
• strażnikiem gminnym może zostać osoba, która ma uregulowany stosunek do służby wojskowej (art. 24 pkt 8 ustawy z 29.08.1997 o strażach gminnych, DzU z 2018 poz. 928).

Fakt podlegania powszechnemu obowiązkowi obrony stwierdza głównie wojskowy dokument osobisty, czyli książeczka wojskowa. Wydaje ją WKU osobom objętym ewidencją wojskową dla potrzeb powszechnego obowiązku obrony (art. 54 ust. 1 ustawy z 21.11.1967 o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, DzU z 2018 poz. 1459, dalej upoo, rozporządzenie MON z 24.08.2004 w sprawie wojskowego dokumentu osobistego, DzU nr 212 poz. 2154).

Obowiązkowe jest przedstawienie ww. dokumentu m.in. na żądanie pracodawców (art. 54 ust. 1d pkt 7 upoo). Na wniosek uprawnionych WKU wystawia zaświadczenie o ich stosunku do służby wojskowej (art. 73b upoo).

W szczególnych przypadkach, kiedy pragmatyki służbowe wymagają od kandydata podania informacji nt. powszechnego obowiązku obrony, rekrutujący odbierają je w jego oświadczeniu, którym najczęściej jest kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

W świetle RODO administrator maprawo przetwarzać dane osobowe niezbędne do wykonania obowiązku nałożonego na niego przepisem prawa (art. 6 ust. 1 pkt c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, DzUrz UE L 119/1).

W części A akt osobowych gromadzi się m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, pozyskanych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369, dalej rdp). Powszechnie uznaje się, że zatrudniający obligatoryjnie umieszcza w tej części dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe niezbędne do objęcia danego stanowiska.

Wskazani pracodawcy budżetowi mogą zatem żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w służbie cywilnej – na podstawie mianowania albo na stanowisko strażnika gminnego – kserokopii książeczki wojskowej bądź zaświadczenia WKU o ich stosunku do służby wojskowej w celu ich włączenia do części A teczek personalnych.

Osoba przyjmowana do pracy

Do końca 2018 w kwestionariuszu osobowym dla pracownika pracodawca pozyskiwał następujące informacje nt. realizacji powszechnego obowiązku obrony:

• stosunek do powszechnego obowiązku obrony,
• stopień wojskowy i numer specjalności wojskowej,
• przynależność ewidencyjna do WKU,
• numer książeczki wojskowej,
• przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP

(zał. nr 1a do rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, DzU z 2017 poz. 60).

Są one potrzebne do spełnienia powinności poinformowania WKU o zatrudnieniu lub zwolnieniu z pracy osoby podlegającej obowiązkowi czynnej służby wojskowej, która:

• ma nadany przydział: mobilizacyjny, pracowniczy moblizacyjny, organizacyjno-mobilizacyjny lub kryzysowy,
• została wyznaczona do wykonywania świadczenia na rzecz obrony dla Sił Zbrojnych RP,
• jest objęta obowiązkiem stawienia się do kwalifikacji wojskowej, ale nie zrobiła tego do końca roku kalendarzowego, w którym kończy 24 lata

(art. 50 ust. 1 upoo, rozporządzenie RM z 15.06.2004 w sprawie obowiązku zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawie powszechnego obowiązku obrony, DzU nr 145 poz. 1539).

Zawiadomienie trzeba wysłać w ciągu 14 dni od zatrudnienia bądź zwolnienia ww. osoby do WKU właściwego dla miejsca jej pobytu stałego (zamieszkania) bądź czasowego trwającego ponad 3 mies. Pracodawca podaje w nim:

• miejsce i datę jego sporządzenia,
• nazwę i adres pracodawcy,
• dane pracownika (imię i nazwisko, imię ojca, datę i miejsce urodzenia, PESEL, miejsce pobytu stałego (zamieszkania) lub czasowego trwającego ponad 3 mies., datę zatrudnienia lub zwolnienia, kwalifikacje zawodowe i zajmowane stanowisko),
• sposób realizacji przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Jednocześnie na wniosek zainteresowanego oraz na pisemne żądanie WKU bądź – w stosunku do osób odbywających czynną służbę wojskową – na żądanie dowódcy jednostki wojskowej pracodawca wydaje pisemne zaświadczenia tej treści.

Pracodawca mógł także żądać udokumentowania ww. danych, np. w formie książeczki wojskowej lub zaświadczenia WKU o stosunku do służby wojskowej przedstawionych do wglądu. Ze względu na zasadę minimalizacji danych nie powinien kserować tych dokumentów i wpinać ich do części B akt osobowych, lecz co najwyżej odnotować w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, że dane te zostały sprawdzone na podstawie książeczki wojskowej czy zaświadczenia WKU.

Wydawałoby się, że od 1.01.2019 stan prawny w tym zakresie uległ zmianie. W rdp nie ma już pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych. Z takich wzorów, znajdujących się na stronie internetowej resortu pracy, została usunięta rubryka dotycząca wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Na dodatek wg różnych gazet specjalistycznych takich danych pracowników od nowego roku w ogóle nie wolno już przetwarzać, ew. jedynie w wąskim zakresie.

Odmienne stanowisko w tej sprawie zajęło jednak MRPiPS, odpowiadając na pytanie Redakcji „Rachunkowości i Podatków”.

Wskazano, że określony w art. 50 upoo obowiązek powiadamiania WKU przez pracodawcę o zatrudnieniu lub zwolnieniu z pracy osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej nadal istnieje. Pracodawcy wciąż mają więc prawo żądać od osoby przyjmowanej do pracy ujawnienia danych, które należy podać w zawiadomieniu do WKU, czyli głównie co do sposobu realizacji przez nią powszechnego obowiązku obrony. Dane te można odbierać w kwestionariuszu osobowym dla pracownika poszerzonym o te kwestie.

W przesłanej Redakcji interpretacji resortu pracy z 18.02.2019 czytamy: Nowe pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie oraz nawiązaniem stosunku pracy zostały zatem opracowane w taki sposób, aby zapewnić spójność z (...) przepisami Kp. Modyfikacja kwestionariusza osobowego pracownika miała także na celu zapewnienie jego niezależności od ew. zmian dotyczących zakresu danych osobowych pozyskiwanych przez pracodawcę na podstawie przepisów szczególnych.

(...) Konieczność pobrania (...) danych w celu wypełnienia obowiązku nałożonego art. 50 ust. 1 upoo nie dotyczy wszystkich pracowników, a jedynie określonych osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej, w rozumieniu przepisów tej ustawy. Także na podstawie tej ustawy (a nie Kp) pracodawca może ew. żądać udokumentowania takich danych.

(...) Zamieszczone na stronie podmiotowej MRPiPS wzory kwestionariuszy i innych dokumentów mają charakter wyłącznie pomocniczy, w szczególności dla pracodawców, którzy przywykli do stosowania gotowych formularzy. Nie wyklucza to jednak możliwości opracowania przez pracodawcę własnych wzorów kwestionariuszy osobowych, uwzględniających potrzeby konkretnego pracodawcy, o ile będą one zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy (Kp oraz przepisami szczególnymi).

Z informacji zasięgniętych w kilku WKU wynika, że zakłady pracy nie wykonują obowiązku informowania WKU, ew. wykonują go jedynie w znikomym zakresie. WKU nie mają natomiast żadnych środków prawnych, aby egzekwować jego wykonanie; co najwyżej wysyłają do niektórych pracodawców pisma ponaglające.

Niemniej formalnie wskazany obowiązek informacyjny zakładów pracy wobec WKU, określony w art. 50 upoo, wciąż istnieje.

Zaliczanie służby na poczet urlopu i wielu świadczeń

Od 1.01.2019 w części B akt osobowych pracodawca nie ma już obowiązku gromadzenia dokumentów i informacji dotyczących wykonywania przez pracownika w trakcie trwania stosunku pracy powszechnego obowiązku obrony. Nie oznacza to, że podczas trwania zatrudnienia nie przetwarza się tych danych. Czas odbywania czynnej służby wojskowej wlicza się bowiem pracownikowi, który podjął pracę:

• w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia ze służby u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania – do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy,
• w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia ze służby u innego pracodawcy niż ten, u którego pracował w dniu powołania, bądź podjął pracę po raz pierwszy, albo po upływie 30 dni od zwolnienia ze służby u jakiegokolwiek pracodawcy – do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem przysługujących wyłącznie pracownikom w zakładzie pracy, w którym zaczął on pracę.

Wskazane terminy należy uznać za zachowane, jeśli zatrudniony je naruszył, gdyż nie mógł zacząć pracy z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, np. długa choroba, wyjazd zagraniczny (art. 120 ust. 1–4 upoo).

Okres pełnienia czynnej służby wojskowej – jako tzw. okres pozapracowniczy – wlicza się zatem do ogólnego stażu zatrudnienia, od którego zależy u wszystkich pracodawców m.in. prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego, a w sferze budżetowej – uprawnienie i wysokość dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej i odprawy emerytalnej/rentowej.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika ujawnienia innych jego danych niż powszechnie wymagane, jeśli są one konieczne do skorzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Wolno mu także domagać się ich udokumentowania (art. 221 § 3 i 4 Kp, art. 54 ust. 1d pkt 7 upoo).

Eksperci powszechnie też uznają, że kserokopię dokumentów poświadczających ogólny staż zatrudnienia (w tym kopię książeczki wojskowej czy zaświadczenia WKU) można umieścić w części B akt osobowych i nie narusza to zasady minimalizacji danych osobowych.

Oprócz tego z powszechnym obowiązkiem obrony wiąże się szereg uprawnień i przywilejów przysługujących osobom powołanym. Dla przykładu:

• zakaz wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do jej końca, a także z żołnierzem rezerwy mającym przydział kryzysowy (art. 118a upoo),
• urlop bezpłatny dla pracownika powołanego do odbycia ćwiczeń wojskowych, okresowej służby wojskowej i terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie (art. 124 upoo),
• zwolnienie od pracy na czas szkolenia (kursu) osoby przeznaczonej do odbycia zasadniczej służby wojskowej oraz żołnierza rezerwy, który zawarł kontrakt na rzecz Narodowych Sił Rezerwowych i zobowiązał się do posiadania przydziału kryzysowego nieprzerwanie przynajmniej przez 3 lata (art. 132b ust. 1 i 5 i art. 132g ust. 1 i 5 upoo).

Zakład pracy ma prawo pozyskiwać od zatrudnionych informacje niezbędne do weryfikacji opisanych uprawnień oraz żądać przedłożenia potwierdzających je dokumentów co najmniej „do wglądu”.

Oprócz tego w świadectwie pracy pracodawca jest zobowiązany podać okresy czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych podczas trwania zatrudnienia.