Przekształcenie firmy osoby fizycznej w jednoosobową spółkę z o.o. – skutki prawne

Możliwość przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w spółkę kapitałową (z o.o. albo akcyjną) istnieje od 1.07.2011 i wynika z art. 551 § 5 Ksh, zgodnie z którym przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu usdg (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą).

Szczegółowe przepisy regulujące przekształcenie zawiera Dział III Ksh, Rozdz. 6: Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową (art. 584¹–584¹³). Decyzja o przekształceniu wymaga wcześniejszego przemyślenia, zaplanowania i rozeznania, czy jest to optymalna dla przedsiębiorcy forma zmiany działalności.

Najczęstszą przyczyną decyzji o przekształceniu jest chęć rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej, która łączy się z nowymi inwestycjami i potrzebą zaciągnięcia kredytu obrotowego bądź inwestycyjnego. W wyniku przekształcenia ogranicza się bowiem odpowiedzialność przedsiębiorcy jego majątkiem osobistym za zaciągnięte zobowiązania. W przypadku spółki z o.o. podmiotem zaciągającym kredyt jest bowiem spółka, a nie właściciel firmy jednoosobowej. Przekształcenie warto rozważyć przede wszystkim, gdy przedsiębiorca ma zezwolenia i koncesje konieczne do prowadzenia działalności, których uzyskanie jest czasochłonne i kosztowne, przechodzą one bowiem w drodze sukcesji na spółkę z o.o.

Procedura przekształcenia

Zgodnie z Ksh, aby przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę kapitałową, należy:

• sporządzić plan przekształcenia przedsiębiorcy – wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,
• złożyć oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy,
• powołać członków organów spółki przekształconej,
• zawrzeć umowę (spółka z o.o.) albo podpisać statut (spółka akcyjna) spółki przekształconej,
• dokonać w KRS wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z CEIDG.

Do przekształcenia przedsiębiorcy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące powstania spółki przekształconej (tj. w przypadku przekształcania w spółkę z o.o. przepisy dotyczące powstania spółki z o.o.), jeżeli przepisy Rozdz. 6 Ksh nie stanowią inaczej.

Plan przekształcenia

Sporządza się go w formie aktu notarialnego. Plan ten powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Jak wynika z art. 584⁷ § 2 Ksh, należy do niego dołączyć:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
• projekt aktu założycielskiego (statutu),
• wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
• sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia.

Jeżeli zatem sprawozdanie finansowe zostało sporządzone np. na 30.11.2017, plan przekształcenia powinien być sporządzony najpóźniej do końca grudnia 2017.

Jeżeli przedsiębiorca w styczniu 2018 zgłosi się do notariusza w celu sporządzenia tego planu, to okaże się, że sprawozdanie jest przygotowane na nieaktualny termin.

Na sposób, w jaki będzie dokonana wycena majątku, a także sporządzone sprawozdanie finansowe przekształcanego przedsiębiorcy w dużej mierze wpływa to, czy prowadzi on księgowość w formie pkpir, czy też księgi rachunkowe zgodnie z uor.

Warto przypomnieć, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeśli jego przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie osiągnęły w złotych równowartości 2 mln euro.

Zatem jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ksiąg rachunkowych, sprawozdanie finansowe, które ma być załącznikiem do planu przekształcenia, sporządza na podstawie podsumowania zapisów w pkpir oraz innych ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych, spisu z natury, a także innych dokumentów pozwalających na sporządzenie sprawozdania (art. 584⁷ § 3 Ksh).

Gdy przekształcany przedsiębiorca prowadzi pełną księgowość, wyceny poszczególnych składników majątku dokonuje zgodnie z art. 28 i nast. uor. Ponadto musi sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym podjęto uchwałę o przekształceniu. Sprawozdanie to powinno się składać z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej i objaśnień (art. 45 ust. 2 uor).

Sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia należy opracować przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe. Sporządzenie go nie powoduje obowiązku zamknięcia ksiąg rachunkowych i zakończenia roku obrotowego, ponieważ dzień, na który jest sporządzane, ani dzień poprzedzający nie został wskazany w art. 12 ust. 2 uor. Nie jest to również „inny dzień bilansowy, określony odrębnymi przepisami”, o którym mowa w art. 12 ust. 2 pkt 7 uor, na który należałoby zamknąć księgi rachunkowe oraz sporządzić sprawozdanie finansowe.

Z art. 12 ust. 2 pkt 3 uor wynika natomiast, że księgi rachunkowe podmiotu przekształcanego zamyka się na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, a zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 3 uor otwiera się je na dzień zmiany formy prawnej (czyli na dzień rejestracji w KRS spółki z o.o. – spółki przekształconej). Jednym z wyjątków od tej zasady jest przekształcenie spółki osobowej lub cywilnej w inną spółkę osobową (por. art. 12 ust. 3 pkt 1 uor). Nie dotyczy on jednak przekształcenia jednoosobowego przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

Badanie przez biegłego rewidenta

Plan przekształcenia przedsiębiorcy należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z art. 5848 § 1 Ksh. Sąd rejestrowy właściwy wg siedziby przekształcanego przedsiębiorcy wyznacza biegłego rewidenta na jego wniosek.

W przepisie mowa o siedzibie przedsiębiorcy, choć względem osób fizycznych ustawodawca posługuje się zwykle pojęciem miejsca ich zamieszkania. Z komentarza do przywołanego przepisu wynika jednak, że w tym przypadku pojęcie siedziby przedsiębiorcy należy wiązać nie tyle z miejscem jego zamieszkania, co prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli zaś działalność jest prowadzona w kilku miejscowościach, powinno rozstrzygać miejsce położenia głównego zakładu (zob. A. Szumański, w: S. Sołtysiński, A. Szajkowski, A. Szumański, J. Szwaja, Komentarz Ksh, t. IV, Legalis).

Złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia podlega opłacie sądowej w wysokości 300 zł. Wraz z wnioskiem należy złożyć dokumenty podlegające badaniu. Po złożeniu wniosku sąd wyznacza biegłego rewidenta.

W uzasadnionych przypadkach sąd może wyznaczyć co najmniej 2 biegłych. Nie ma też prawnych przeszkód, aby przekształcany przedsiębiorca zawnioskował o wyznaczenie na biegłego rewidenta konkretnej osoby. Co do zasady sąd przychyla się do tego wniosku i wyznacza zgłoszonego kandydata.

Zatem biegły wyznaczany jest przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy, a nie z urzędu. Sąd wydaje w tym zakresie postanowienie, na które służy zażalenie. Przedsiębiorca może też z wybranym przez siebie biegłym rewidentem ustalić wysokość wynagrodzenia. W takim przypadku warto także wpłacić zaliczkę na poczet wynagrodzenia biegłego i do wniosku dołączyć dowód wpłaty. Może to znacznie przyspieszyć ten etap przekształcenia.

Sąd rejestrowy określa wynagrodzenie za pracę biegłego rewidenta (w postanowieniu, na które przysługuje zażalenie) i zatwierdza rachunki jego wydatków. Za jego pracę płaci osoba dokonująca transformacji. Jeżeli przekształcany przedsiębiorca nie uiści dobrowolnie tych należności w terminie 2 tyg., sąd ściągnie je w trybie przewidzianym dla egzekucji opłat sądowych (art. 584⁸ Ksh).

Biegły rewident, w terminie określonym przez sąd, nie dłuższym jednak niż 2 mies. od dnia jego wyznaczenia, sporządza na piśmie szczegółową opinię i składa ją wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu (art. 584⁸ § 4 Ksh).

Oświadczenie o przekształceniu

Przekształcany przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu w formie aktu notarialnego i określa w nim co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony,
• wysokość kapitału zakładowego,
• zakres praw przyznanych mu osobiście jako wspólnikowi spółki przekształconej, jeżeli ich przyznanie jest przewidziane,
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Składając takie oświadczenie, można w tym samym momencie podpisać akt założycielski spółki. Przyspieszy to sprawę, bowiem oba te dokumenty należy sporządzić w formie aktu notarialnego.

Pozostałe obowiązki

Ponadto, zgodnie z art. 584⁵ Ksh, należy powołać członków organów spółki przekształconej oraz zawrzeć umowę spółki z o.o. (lub podpisać statut spółki akcyjnej). Akt powołania członków organów spółki przekształconej jest wcześniejszy niż sam moment zawiązania spółki przekształconej (podpisania umowy spółki), bo przesłanką dla zawarcia aktu założycielskiego lub podpisania statutu spółki przekształconej jest uprzednie złożenie oświadczenia o przekształceniu, w którego treści wymaga się podania danych personalnych członków zarządu spółki przekształconej (art. 584⁹ pkt 4 Ksh). Przekształcany przedsiębiorca powinien zatem w pierwszej kolejności oświadczyć, że przekształca działalność w spółkę z o.o. (lub akcyjną) oraz powołać członków organów tej spółki, a dopiero potem podpisać jej akt założycielski (lub statut). Nie ma jednak przeszkód, aby odbyło się to na jednym spotkaniu u notariusza.

Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność z dniem przekształcenia staje się wspólnikiem spółki z o.o. Choć spółka powstała z przekształcenia indywidualnej działalności jest jednoosobowa, to jej zarząd wcale nie musi być jednoosobowy. Do zarządu spółki mogą wchodzić także osoby spoza grona udziałowców.

Wpis do KRS

Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru sądowego (KRS) wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. W przypadku spółki z o.o. wniosek o jej rejestrację w rejestrze przedsiębiorców należy złożyć na formularzu KRS-W3. Należy do niego dołączyć załączniki:

• KRS-WH Sposób powstania podmiotu (do przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o.),
• KRS-WE Wspólnicy spółki z o.o. podlegający wpisowi do rejestru,
• KRS-WK Organy podmiotu/Wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,
• KRS-WL Prokurenci… (jeśli spółka decyduje się na prokurę),
• KRS-WM Przedmiot działalności – wg klasyfikacji PKD.

Podmiot wpisany do rejestru, czyli spółka, ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do KRS nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jej wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do KRS w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności.

Wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG

Przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą z chwilą jej wpisu do rejestru – jest to dzień przekształcenia (art. 5841 Ksh). Wpis do KRS wieńczy procedurę przekształcenia indywidualnego przedsiębiorcy w spółkę.

Z przepisów usdg wynika, że wpisowi do CEIDG podlega m.in. informacja o dacie trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, o ile została ona zgłoszona we wniosku o wpis do CEIDG (art. 25 ust. 1 pkt 18a usdg). Centralna Informacja KRS zobowiązana jest zgłosić do CEIDG fakt przekształcenia przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania wpisu spółki przekształconej do KRS. Informacja ta podlega wpisowi do CEIDG (art. 25 ust. 1 pkt 15a i art. 31 ust. 4 usdg). Pomimo jednak przekazania tej informacji do CEIDG przez Centralną Informację KRS przekształcany przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć wniosek o wykreślenie go z CEIDG.

Ogłoszenie o przekształceniu

Przekształcenie indywidualnej działalności osoby fizycznej w spółkę kapitałową powinno być ogłoszone w MSiG. Ogłoszenie jest dokonywane na wniosek zarządu spółki przekształconej (art. 58412 Ksh). Termin złożenia przez spółkę wniosku o ogłoszenie wynosi 2 tyg. od dnia wpisu przekształcenia do rejestru. Za ogłoszenie w MSiG uiszcza się opłatę sądową w wysokości 100 zł.

Odpowiedzialność za szkody

Osoby działające za przekształcanego przedsiębiorcę odpowiadają solidarnie wobec niego, spółki, wspólników oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem (lub zaniechaniem) sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy (art. 58410 § 1 Ksh). Ponadto osoba fizyczna (przedsiębiorca) odpowiada wobec spółki oraz osób trzecich za szkody wyrządzone działaniem (lub zaniechaniem) sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki, chyba że nie ponosi winy. Za szkody (te, które zostały wyrządzone z jego winy) odpowiada także biegły rewident wobec przedsiębiorcy przekształcanego. Gdy biegłych jest kilku, ich odpowiedzialność jest solidarna.

Roszczenia za szkody wyrządzone działaniem (lub zaniechaniem) sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy lub statutu spółki z winy osoby działającej za przedsiębiorcę przekształcanego, przedsiębiorcy bądź biegłego rewidenta (rewidentów) przedawniają się po upływie 3 lat, licząc od dnia przekształcenia.

Sukcesja praw i obowiązków przekształcanego przedsiębiorcy

Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przekształcanego przedsiębiorcy (art. 584² § 1 Ksh).

Jednocześnie, zgodnie z art. 584¹³ Ksh, osoba fizyczna odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za swoje zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres 3 lat, licząc od dnia przekształcenia. Wskutek przekształcenia w spółkę z o.o. osoba fizyczna przestaje być właścicielem majątku, ale jednocześnie wraz z przekształceniem nie traci bytu prawnego.

Jeśli chodzi o sukcesję podatkową, to w myśl art. 93a § 4 Op, jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wstępuje w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych.

O ile sukcesja praw następuje z mocy ustawy, o tyle przejęcie zobowiązań odbywa się wg reguł obowiązujących osoby trzecie, a więc wymaga wydania odrębnej decyzji na podstawie art. 108 § 1 Op.

Szerzej nt. zasad tej sukcesji i podatkowych skutków przekształcenia będzie mowa w „RiP” nr 4/2018.