Przechowywanie paragonów tylko w wersji elektronicznej

Potwierdza to interpretacja KIS z 19.05.2022 r. (0114-KDIP1-3.4012.110.2022.2.PRM). Dotyczyła ona podatnika, który sprzedawał m.in. perfumy przez internet. Sprzedaż rejestrował w kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii. Paragony fiskalne drukował i przechowywał w formie papierowej, zapisując je jednocześnie w formie elektronicznej na informatycznych nośnikach danych (kartach microSD). Do każdej transakcji oprócz paragonu wystawiał również fakturę w formie elektronicznej i udostępniał konsumentom do pobrania na platformie internetowej.

Zamierzał zaniechać przechowywania paragonów fiskalnych w wersji papierowej. Po ich wydrukowaniu miałyby być dematerializowane i zachowane jedynie w elektronicznej wersji, na kartach microSD. Sposób przechowywania umożliwi wyszukanie paragonów fiskalnych oraz faktur wystawianych do poszczególnych transakcji, a także ścisłe powiązanie paragonów z fakturami (poprzez wspólny numer zamówienia). Można je będzie łatwo odszukać, odczytać i wydrukować w dowolnym momencie. Oprogramowanie oraz sprzęt użyty do wystawiania ww. dokumentów zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem podatnika za takim rozwiązaniem przemawiają:

• wysokie koszty przechowywania paragonów w wersji papierowej,
• szybkie blaknięcie papierowych paragonów i brak możliwości ich odczytu po relatywnie krótkim czasie, co jest istotnym mankamentem z uwagi na wymagany okres przechowywania paragonów fiskalnych.

Ponadto powołał się on na art. 106h ust. 1 i 3 ustawy o VAT, z którego wynika, że w razie wystawienia faktury w formie:

• papierowej – na podatniku ciąży obowiązek dołączenia do egzemplarza faktury (pozostającego u niego) również paragonu dokumentującego tę sprzedaż (którego nie otrzymuje nabywca),
• elektronicznej – na podatnika został nałożony obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

W tym drugim przypadku podatnik nie ma obowiązku przechowywania paragonów fiskalnych w formie papierowej. Wynika to m.in. z językowego brzmienia sformułowania „zostawić w dokumentacji”, które nie precyzuje, w jakiej formie ma być ta dokumentacja, a może mieć ona zarówno papierową, jak i elektroniczną postać.

KIS uznała, że taki sposób postępowania będzie prawidłowy. Jak czytamy w ww. piśmie, nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Skoro wnioskodawca dokonaną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia [MF z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących, DzU z 2021 r. poz. 1625 – przyp. aut.] wnioskodawca ma obowiązek (...) wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży. Wnioskodawca – w myśl § 29 rozporządzenia – nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (karta pamięci).

Podobne stanowisko KIS zajęła w licznych innych interpretacjach, m.in. z 8.07.2021 r. (0114-KDIP1-3.4012.280.2021.2.KP), 26.03.2021 r. (0111-KDIB3-2.4012.66.2021.1.AZ) i 20.05.2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG).