Przechowywanie papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej – bez wpływu na koszty podatkowe

Rodzaje dowodów księgowych…

W myśl art. 9 ust. 1 updop podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Na mocy art. 20 ust. 2 i 3 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, nazywane „dowodami źródłowymi”:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednocześnie art. 21 uor zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający ww. warunki stanowi dowód księgowy w rozumieniu uor. Należy uznać, że dowód księgowy właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych jest również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

…i ich przechowywanie w myśl uor

Jak stanowi art. 73 ust. 1 i 2 uor, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych

Elektroniczna forma jest dopuszczalna

Ustawodawca dopuścił zatem w uor możliwość przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla nich formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego. Dlatego można uznać, że m.in. faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego w formie PDF, stanowią dowody księgowe, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z uor, a w rezultacie mogą być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych. Tym bardziej, że updop nie określa sposobu przechowywania dowodów księgowych.

Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych (np. faktury) można więc przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.

Ponadto zgodnie z art. 180 § 1 Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zatem w przypadku utylizacji oryginalnego dokumentu źródłowego nie można dyskwalifikować wydatku udokumentowanego dowodem w formie elektronicznej jako kosztu uzyskania przychodów.

Podsumowując: fakt przechowywania faktur w formie elektronicznej nie ma wpływu na możliwość ujęcia udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 updop. Pozostaje też bez znaczenia dla zachowania tego prawa w przyszłości (po utylizacji dokumentów papierowych). 

Stanowisko to podzielają organy podatkowe (zob. interpretacje KIS z 27.03.2023 r., 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.DP, i 20.03.2023 r., 0111-KDIB1-3.4010.477.2019.11.PC).