Pracodawca kontra fałszywe zwolnienia lekarskie

Pracodawca w akcji: jak sprawdzić, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem

Dostępne możliwości to:

• kontrola przez ZUS – wykonują ją lekarze orzecznicy,
• kontrola przez pracodawcę, jeśli wypłaca:
  • wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kp, lub
  • zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne (dotyczy pracodawcy zgłaszającego do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 pracowników według stanu na 30 listopada poprzedniego roku).

Jeśli pracodawca zatrudnia do 20 pracowników (według stanu na 30 listopada poprzedniego roku) i ma wątpliwość co do prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika, może zwrócić się do oddziału ZUS, który wypłaca świadczenia jego pracownikom, z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli (druk OL-2 Wniosek pracodawcy o kontrolę zaświadczenia lekarskiego).

Co ważne, kontrola może się odbyć bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć” (symbol 1), jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić” (symbol 2).

Czym się kierować przy typowaniu pracowników do kontroli? Pomoże wyczucie detektywa i odrobina zdrowego rozsądku. Podejrzenia pracodawcy mogą wzbudzić np.:

• częste i krótkotrwałe zwolnienia lekarskie,
• kolejne zwolnienia lekarskie od różnych lekarzy,
• korzystanie z kolejnych okresów zasiłkowych,
• to, że pracownik był już pozbawiony prawa do wynagrodzenia lub zasiłku za okres niezdolności do pracy z powodu choroby w związku z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich od pracy,
• wnioskowanie naprzemiennie i z dużą częstotliwością o zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy,
• kolejne zwolnienie lekarskie po wystawieniu przez lekarza orzecznika ZLA/K,
• informacje, że w czasie zwolnienia od pracy pracownik wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje je niezgodnie z przeznaczeniem.

„Puk, puk! Tu kontrola”

Pracodawca, który jest uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może osobiście ją przeprowadzić. Może również zlecić ją innemu pracownikowi, np. z działu kadr. Ze względu na wrażliwy charakter tej czynności powinna to być osoba dobrze zaznajomiona z przepisami dotyczącymi takich kontroli oraz ochrony danych osobowych. Pracodawca ma także możliwość zlecenia kontroli firmie zewnętrznej.

Kontrola ma na celu sprawdzenie, czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie podejmuje pracy zarobkowej oraz czy nie korzysta ze zwolnienia w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem.

W przypadku zwolnień lekarskich związanych z koniecznością osobistej opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny dodatkowo sprawdza się, czy w gospodarstwie domowym są inne osoby, które mogą zapewnić opiekę choremu lub dziecku (z wyjątkiem opieki nad chorym dzieckiem do 2. roku życia).

Osobie udającej się na kontrolę pracodawca powinien wystawić imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego zał. nr 1 do rozporządzenia MPiPS z 27.07.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (DzU z 1999 r. nr 65 poz. 743). Upoważnienie jest ważne łącznie z dokumentem tożsamości, którego numery powinny być w nim podane.

Co zrobić, gdy podczas kontroli pracownika nie było w domu

Adres, pod którym pracownik będzie przebywał podczas zwolnienia lekarskiego, jest podany w tym zwolnieniu. Pracownik ma obowiązek poinformować lekarza wystawiającego zwolnienie o miejscu pobytu, jeśli jest ono inne niż adres zamieszkania. Ponadto pracownik musi zgłosić pracodawcy oraz ZUS każdą zmianę miejsca pobytu w okresie niezdolności do pracy, i to w ciągu 3 dni.

Jeśli kontrola była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące go nie zastały, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić. Dodatkowo trzeba wezwać pracownika do wyjaśnienia przyczyny nieobecności. Nie musi ona oznaczać niewłaściwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód (np. wizyta u lekarza, w aptece, odbywanie rehabilitacji), nie można uznać, że było ono wykorzystywane nieprawidłowo.

Gdy pracownik nie udzieli wyjaśnień lub nie poda uzasadnionego powodu nieobecności, uznaje się, że niewłaściwe korzystał ze zwolnienia lekarskiego.

Jakie czynności pracownik może wykonywać w czasie zwolnienia lekarskiego

Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby, niezależnie od tego, czy na zwolnieniu lekarskim jest zaznaczone, że „chory powinien leżeć”, czy „chory może chodzić”, powinna unikać działań sprzecznych z celem zwolnienia, zwłaszcza takich, które mogą wydłużyć okres niezdolności do pracy. Czas zwolnienia należy poświęcić na rekonwalescencję. Pracownik może jednak wykonywać codzienne czynności, które nie kolidują z jego stanem zdrowia, takie jak wizyta w aptece, podstawowe zakupy, badania. Takie aktywności nie powodują utraty prawa do zasiłku chorobowego.

Adnotacja na zwolnieniu lekarskim „chory może chodzić” (symbol „2”) wskazuje, że nie jest on zobowiązany do pozostawania w łóżku i może poruszać się poza domem – chodzić do apteki, do sklepu czy na krótkie spacery, o ile nie wpłynie to negatywnie na jego stan zdrowia.

Pomimo takiej adnotacji pracownik powinien jednak unikać wszelkich działań, które mogą opóźnić powrót do zdrowia lub zostać uznane za niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego, takich jak praca zarobkowa.

Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik właściwie wykorzystuje zwolnienie lekarskie oraz czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga oddział ZUS na wniosek pracodawcy. Gdy jest taka potrzeba, zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.

Dokument stwierdzający nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia

Jeżeli zostanie stwierdzone, że ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z jego celem lub wykonuje w jego trakcie pracę zarobkową, sporządza się protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich według wzoru stanowiącego zał. nr 2 do rozporządzenia MPiPS.

W protokole szczegółowo opisuje się, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia przez pracownika lub okoliczności, w których wykonywał on pracę zarobkową podczas zwolnienia. Osoby przeprowadzające kontrolę podpisują ten dokument i przedkładają pracownikowi w celu wniesienia przez niego uwag. Ten potwierdza zapoznanie się z ustaleniami protokołu, składając podpis. Jeśli odmówi podpisania dokumentu, konieczne jest zamieszczenie odpowiedniej adnotacji. Ustalenia zawarte w protokole są podstawą do niewypłacenia pracownikowi zasiłku.

Konsekwencje nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia

Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do:

• wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego – za cały okres objęty zwolnieniem, chyba że w trakcie tego zwolnienia przebywał w szpitalu (za ten okres wynagrodzenie/zasiłek są wypłacane),
• świadczenia rehabilitacyjnego – za cały miesiąc kalendarzowy, w którym wykonywał pracę zarobkową albo wykorzystywał okres, na który zostało przyznane świadczenie, w sposób niezgodny z jego celem.

Pracodawca może również nałożyć na pracownika karę porządkową, np. nagany. Jak podkreślił SN w wyroku z 16.11.2000 r. (I PKN 44/09), jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych z zakresu bhp jest określony w art. 211 pkt 5 Kp obowiązek stosowania się do wskazań lekarskich. Obowiązku tego nie można ograniczyć do sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę, lecz należy go odnosić także do zachowań mających na celu utrzymanie przez pracownika zdolności do pracy oraz ukierunkowanych na jej odzyskanie.

Dlatego pracodawca powinien nie tylko monitorować, ale także podejmować zdecydowane kroki wobec osób nadużywających zwolnień lekarskich. Takie działania nie tylko zabezpieczą interesy firmy, ale również pokażą pozostałym pracownikom, że pracodawca dba o sprawiedliwe i uczciwe traktowanie wszystkich członków zespołu.

Ostatecznie skuteczna reakcja na nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnień lekarskich ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zdrowej atmosfery w pracy oraz dla zapewnienia, że wszyscy pracownicy traktują obowiązki z należytą odpowiedzialnością. To z kolei przekłada się na lepsze wyniki firmy oraz większe zaangażowanie pracowników, którzy widzą, że ich uczciwość i rzetelność są doceniane i chronione.