Pożyczka ze środków obrotowych firmy dla pracownika w trudnej sytuacji materialnej

W myśl art. 720 § 1 Kc w umowie pożyczki pożyczkodawca zobowiązuje się przenieść na własność pożyczkobiorcy określoną ilość pieniędzy lub rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a na biorącym ciąży obowiązek zwrotu tej samej ilości pieniędzy lub tej samej ilości rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości.

Dającemu pożyczkę pieniężną przysługuje prawo do żądania od pożyczkobiorcy odsetek oraz pozaodsetkowych kosztów, obejmujących:

• marże, prowizje lub opłaty związane z przygotowaniem umowy, udzieleniem pożyczki lub jej obsługą,

• opłaty związane z odroczeniem terminu spłaty pożyczki oraz jej nieterminową spłatą,

• koszty usług dodatkowych, w szczególności ubezpieczeń, związane z ustanowieniem zabezpieczenia pożyczki, pozyskiwania informacji dotyczących pożyczkobiorcy – w przypadku gdy ich poniesienie jest niezbędne do zawarcia umowy.

Do pozaodsetkowych kosztów nie wlicza się opłat notarialnych oraz danin o charakterze publicznoprawnym, które strony są zobowiązane ponieść w związku z zawarciem umowy.

Stronami umowy pożyczki mogą być przedsiębiorcy (pracodawcy) jako pożyczkodawcy oraz pracownicy jako pożyczkobiorcy. Źródło udzielanej pożyczki mogą stanowić środki obrotowe, zfśs oraz kasa zapomogowo-pożyczkowa.

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracownik ma otrzymać od przedsiębiorcy-pracodawcy niskooprocentowaną pożyczkę z firmowych środków obrotowych. Taką pożyczkę wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Należności z tytułu pożyczek ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich powstania według wartości nominalnej (art. 28 ust. 1 pkt 7 i 7a oraz ust. 11 pkt 2 uor).

Udzielenie i rozliczenie oprocentowanej pożyczki przyznanej pracownikom z firmowych środków obrotowych wymaga następującego ujęcia w księgach rachunkowych:

1. Udzielenie pożyczki:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 10 „Kasa” lub 13 „Rachunki i kredyty bankowe”

2. Należne odsetki:

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”

3. Spłata przez pracownika rat pożyczki wraz z naliczonymi uprzednio odsetkami:

Wn konto 10 „Kasa” lub 13 „Rachunki i kredyty bankowe”, lub 23 „Rozrachunki z pracownikami” (rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – w przypadku potrącenia spłaty pożyczki z wynagrodzeń pracownika)

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.

Jeżeli pożyczka udzielona pracownikowi przez pracodawcę jest nieodpłatna lub jej oprocentowanie jest niższe niż rynkowe, to co do zasady pracownik-pożyczkobiorca uzyskuje przychód ze stosunku pracy, z tytułu nieodpłatnego świadczenia (art. 12 ust. 1 updof). Pracodawca jako płatnik ma obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na PIT od niezapłaconych odsetek (lub różnicy między ich wysokością a wysokością rynkowego oprocentowania).

Jak potwierdza interpretacja KIS z 12.12.2022 r. (0115-KDIT2.4011.687.2022.1.MD), przychód ten nie powstaje jednak przy spełnieniu poniższych warunków:

• pracodawca nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (tj. pożyczka nie ma charakteru komercyjnego),
• zasady i warunki udzielania pożyczek zostały określone w regulaminie i są jednakowe dla wszystkich pracowników.

Jeśli pracodawca umorzy pożyczkę, pracownik osiągnie przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na PIT. Wartość przychodu odpowiada równowartości kwoty umorzonej pożyczki. Obowiązek podatkowy w PIT powstanie w dniu zaistnienia określonych w umowie przesłanek umorzenia pożyczki. Obliczając zaliczkę od przychodów ze stosunku pracy osiągniętych w miesiącu, w którym pożyczka uległa umorzeniu, należy uwzględnić w podstawie opodatkowania kwotę umorzonej pożyczki (pismo KIS z 9.11.2022 r., 0112-KDIL2-1.4011.704.2022.1.KF).