Powtórzone raporty w komplecie korygującym w PUE ZUS

Zgodnie z zasadami korygowania dokumentów składanych do ZUS, jeżeli korekcie podlegają dane znajdujące się wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, płatnik przesyła do ZUS jedynie korygującą deklarację rozliczeniową. Nie dołącza do niej żadnych imiennych raportów miesięcznych (art. 47 ust. 3a usus: Imiennych raportów miesięcznych nie składa się w przypadku, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej).

W omawianej sytuacji przyczyną korekty jest wykazanie błędnej liczby ubezpieczonych w ZUS DRA, w poz. III.01 „Liczba ubezpieczonych”. Należy również złożyć brakujący raport ZUS RZA (lub ZUS RCA w zależności od schematu podlegania ubezpieczeniom) za 2 mies. za zleceniobiorcę. Nie koryguje się jednak złożonych prawidłowo za te miesiące raportów.

Korzystając z kreatora dokumentów na PUE ZUS, wybierając opcję „Obsługa rozliczenia” i „Korekta kompletu rozliczeniowego”, tworzy się komplet dokumentów, zawierający zarówno deklarację, jak i załączone do niej raporty. Poprzez kreator nie można złożyć samej deklaracji w trybie korekty i brakującego raportu w trybie złożenia. Dane w ZUS DRA są generowane w tym przypadku na podstawie informacji z raportów.

Aby w ZUS DRA znalazły się właściwe dane (np. liczba ubezpieczonych), muszą być one podane w raportach. Stąd konieczność ponownego tworzenia raportów za wszystkie osoby (tylko wtedy w deklaracji, również korygowanej, pojawią się właściwe kwoty i liczba ubezpieczonych). Powoduje to jednak wystąpienie błędu o kodzie 69003501: W komplecie korygującym znajdują się powtórzone raporty (chodzi o raporty złożone prawidłowo). Nie jest to jednak błąd krytyczny i nie uniemożliwia zatwierdzenia i wysyłki dokumentów. Czy takie postępowanie byłoby jednak prawidłowe?

Jak informuje Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS, w korekcie dokumentów rozliczeniowych składanych poprzez PUE powinni być uwzględnieni wszyscy ubezpieczeni (również osoby, które były wcześniej poprawnie wykazane). Brakującą osobę należy podczas tworzenia korekty dodać w kreatorze obsługi rozliczenia. Przy weryfikacji dokumentów rzeczywiście pokaże się komunikat, że w komplecie korygującym znajdują się powtórzone raporty, jednak należy tę informację zatwierdzić i wysłać dokumenty, gdyż system przekaże tylko pozycje różniące się od złożonych uprzednio. Podczas zatwierdzania dokumentów przed wysyłką pojawi się w związku z tym informacja: Zatwierdzenie spowoduje ograniczenie dokumentów do wpisów wprowadzających zmiany względem poprzedniego kompletu rozliczeniowego.

Problem taki pojawia się jedynie na PUE ZUS, gdyż przy korzystaniu z programu Płatnik w przypadku powtarzających się raportów można skorzystać z opcji „Usuń powtarzające się pozycje raportu”, dostępnej w menu „Narzędzia”.

Podsumowując: w omawianym przypadku prawidłowe będzie stworzenie kompletu dokumentów rozliczeniowych na PUE ZUS oraz zaakceptowanie komunikatu o błędzie (W komplecie korygującym znajdują się powtórzone raporty), a następnie zatwierdzenie i wysyłka tak stworzonego kompletu. System przekaże zaś jedynie te pozycje, które nie są powtórzone w stosunku do uprzednio złożonych dokumentów.