Powołanie na ćwiczenia wojskowe – co oznacza dla pracownika i pracodawcy

Na czas ćwiczeń – urlop okolicznościowy albo bezpłatny

Jak nieobecność pracowników z powodu ćwiczeń wojskowych ująć w kartach czasu pracy? Czy trzeba uznać ją za usprawiedliwioną, a jeśli tak, to na jakiej podstawie?

Pracodawca uznaje nieobecność w pracy z powodu uczestnictwa w ćwiczeniach wojskowych za usprawiedliwioną albo udziela na ten czas urlopu bezpłatnego – stosownie do wniosku pracownika.

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 r. poz. 1632, dalej run).

Dodatkowo zgodnie z § 5 run pracodawca ma obowiązek zwolnić od pracy zatrudnionego wezwanego do osobistego stawiennictwa przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony – na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy.

Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§ 2 ust. 1 run). W konsekwencji powołany do odbycia ćwiczeń wojskowych, który otrzymuje kartę powołania najpóźniej na 14 dni przed terminem ćwiczenia, musi wcześniej powiadomić pracodawcę o planowanej absencji, jej powodzie i czasie trwania. Przedstawia również dowód usprawiedliwiający nieobecność w pracy (§ 3 run), jakim jest karta powołania.

Jeśli chodzi o ćwiczenia rotacyjne, obejmujące tylko żołnierzy rezerwy, to dowódca jednostki ustala liczbę dni ich trwania w zbiorczym wykazie dla jednostki najpóźniej na 30 dni przed upływem roku kalendarzowego poprzedzającego rok ich przeprowadzenia. Z informacjami tymi zapoznaje następnie, za pisemnym potwierdzeniem, pracownika-żołnierza rezerwy, a wyciąg z wykazu przesyła wojskowemu komendantowi uzupełnień w celu wysłania karty powołania. Zbiorczy wykaz dni szkoleń rotacyjnych stanowi załącznik do karty powołania. Żołnierz rezerwy informuje niezwłocznie pracodawcę o wykazie i jego zmianach, a także o powołaniu na ćwiczenia (art. 101–105 upoo).

Jedynie pracownik wezwany na ćwiczenia wojskowe w trybie natychmiastowym nie może wcześniej uprzedzić zakładu pracy o absencji w pracy. Ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, jednak nie później niż w 2. dniu absencji. Jeśli przepisy prawa pracy obowiązujące u pracodawcy (np. regulamin pracy) nie określają sposobu poinformowania o przyczynie nieobecności w pracy, zatrudniony powinien to uczynić osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie bądź za pośrednictwem innego środka łączności (np. elektronicznie), albo pocztą (za datę zawiadomienia uważa się wówczas datę stempla pocztowego).

W razie niedotrzymania tego terminu pracownik może się usprawiedliwić szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi dopełnienie obowiązku na czas. Termin 2 dni na poinformowanie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności biegnie wówczas od daty ustania przyczyn. Jak najszybciej też powinien przedłożyć pracodawcy kartę powołania. Może np. wysłać jej kopię pocztą albo skan elektronicznie, a gdy pracodawca zażąda oryginału do wglądu – dostarczyć go po powrocie do pracy (§ 2 ust. 2 i 3 run).

Na wniosek pracownika pracodawca może także udzielić urlopu bezpłatnego na czas trwania ćwiczeń wojskowych. Pracownik zachowuje w tym czasie wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia (art. 124 upoo).

Pracodawca może wypłacić z tej racji wynagrodzenie (zależy to od jego woli).

Czy powołanego na ćwiczenia można zwolnić z pracy

W grudniu 2021 r. spółka wręczyła wypowiedzenie zatrudnionemu na czas określony do 30.04.2022 r. Okres wypowiedzenia minął z końcem marca 2022 r., ale pracownik na początku marca przyniósł kartę powołania do odbycia 30-dniowych ćwiczeń wojskowych począwszy od 12.04.2022 r. Czy wypowiedzenie jest nadal skuteczne?

Wypowiedzenie wręczone w grudniu 2021 r. staje się bezskuteczne, bo nie można rozwiązać stosunku pracy od chwili otrzymania przez zatrudnionego karty powołania na ćwiczenia wojskowe – do momentu ich zakończenia. Umowa o pracę ustanie zatem z upływem okresu, na jaki została zawarta, czyli 30.04.2022 r.

Pracownikowi powołanemu do odbycia czynnej służby wojskowej (ćwiczenia wojskowe są jedną z jej form) pracodawca nie ma prawa wręczyć wypowiedzenia ani inaczej rozwiązać z nim stosunku pracy – od chwili doręczenia zatrudnionemu karty powołania na ćwiczenia do chwili ich zakończenia. Wypowiedzenie wręczone przed doręczeniem karty powołania staje się bezskuteczne. Stosunek pracy wolno rozwiązać tylko na żądanie osoby wezwanej. Jednak umowa o pracę na czas określony kończy się z upływem terminu, na jaki została zawarta – choćby przypadł on podczas ćwiczeń wojskowych. Ta szczególna ochrona zatrudnienia nie obejmuje pracownika powołanego na 1-dniowe ćwiczenia wojskowe.

Co do zasady po powrocie wezwanego pracodawca musi przyjąć go do pracy na stanowisko poprzednio zajmowane lub równorzędne pod względem rodzaju pracy i wynagrodzenia – o ile zgłosi się on w ciągu 30 dni od zwolnienia ze służby. Niezachowanie terminu powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, chyba że opóźnienie nastąpiło z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, np. choroba, ważne względy rodzinne (art. 122 upoo).

W opisanym przypadku nastąpiło unieważnienie z mocy pracy wypowiedzenia przekazanego w grudniu 2021 r., gdyż upłynęłoby ono po doręczeniu karty powołania. Niemniej z uwagi na wygaśnięcie terminowej umowy o pracę podczas ćwiczeń, pracodawca nie ma obowiązku przyjmowania byłego pracownika po ich zakończeniu.

Wyrównanie dla pracodawcy z tytułu zatrudnienia zastępcy

Czy pracodawca ma prawo do zwrotu kosztów zatrudnienia osoby przyjętej na zastępstwo pracownika, który odbywa ćwiczenia wojskowe? Jeśli tak, jak się o nie starać?

Pracodawcy przysługuje rekompensata (świadczenie pieniężne) za czas trwania ćwiczeń wojskowych, na które został powołany jego pracownik będący żołnierzem rezerwy z nadanym przydziałem kryzysowym. Nie obejmuje ona wynagrodzenia zapłaconego zastępcy, tylko pewne rodzaje wydatków poniesione w związku z jego rekrutacją.

Wymienione koszty pracodawca oblicza za czas trwania ćwiczeń, jednak stawka dzienna świadczenia pieniężnego nie może przewyższyć 740,48 zł (w przypadku powołania na ćwiczenia wojskowe wręczonego w marcu 2022 r.).

Wniosek o świadczenie pieniężne stanowi zał. nr 1 do rozporządzenia MON z 21.07.2017 r. w sprawie świadczenia pieniężnego przysługującego pracodawcom zatrudniającym żołnierzy rezerwy posiadających nadany przydział kryzysowy za okres odbywania przez żołnierzy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej oraz żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową rotacyjnie (DzU poz. 1497). Zakład pracy podaje w nim m.in. rodzaj czynnej służby wojskowej (tu ćwiczenia wojskowe), okres, za który naliczono koszty, poszczególne wydatki, łączne koszty do refundacji oraz ich wysokość przypadającą na dzień ćwiczeń wojskowych.

Wniosek składa się do szefa wojewódzkiego sztabu wojskowego właściwego dla siedziby pracodawcy w ciągu 90 dni od zakończenia ćwiczeń, w formie pisemnej opatrzonej imienną pieczęcią i podpisem pracodawcy, kierownika właściwej jednostki organizacyjnej pracodawcy lub innej osoby przez nich upoważnionej albo w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Potem następuje sprawdzenie wniosku i limitu świadczenia oraz jego zatwierdzenie. Świadczenie pieniężne wypłaca jednorazowo dowódca jednostki właściwy ds. finansowych w formie bezgotówkowej bądź na rachunek bankowy wskazany przez pracodawcę, a wyjątkowo – przekazem pocztowym.

Jeśli żołnierz rezerwy jest zatrudniony u kilku pracodawców, świadczenie pieniężne należy się każdemu z nich proporcjonalnie do poniesionych kosztów, z uwzględnieniem górnego limitu dziennego.

Świadczenie pieniężne nie przysługuje pracodawcy za czas ćwiczeń wojskowych pracownika niebędącego żołnierzem rezerwy z nadanym przydziałem kryzysowym. Wyjaśnijmy, że żołnierze rezerwy, którym nadano przydziały kryzysowe, tworzą tzw. Narodowe Siły Rezerwowe. Z kolei przydział kryzysowy polega na nadaniu żołnierzowi rezerwy, po spisaniu z nim dobrowolnego kontraktu, określonego stanowiska służbowego, jakie będzie pełnił na wypadek realnych zagrożeń militarnych (np. terrorystycznych) i innych (np. zwalczanie klęsk żywiołowych).

Rekompensata za utracony zarobek

Pracownik (o statusie rezerwisty) doniósł pracodawcy powołanie na ćwiczenia wojskowe. Poprosił o wystawienie zaświadczenia o utraconym zarobku. Jak obliczyć ten utracony zarobek?

Jeśli wezwany na ćwiczenia wojskowe jest zatrudniony w ramach stosunku pracy, za czas ćwiczeń wojskowych nie przysługuje mu wynagrodzenie za pracę, bo tego rodzaju zwolnienie od pracy jest nieodpłatne (§ 16 ust. 2 run). Ma jednak prawo starać się u wójta/burmistrza/prezydenta miasta o rekompensatę utraconego z tej przyczyny wynagrodzenia (tzw. świadczenie pieniężne), jeśli stawka dzienna utraconego wynagrodzenia za pracę przewyższa stawkę dzienną uposażenia (art. 119a upoo).

Tak określoną podstawę wymiaru utraconego zarobku należy podzielić przez 21, a uzyskaną stawkę dzienną pracodawca wykazuje w zaświadczeniu.

Organ wypłaca świadczenie pieniężne niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.

Dodajmy, że pracodawca może wypłacić zatrudnionemu pensję za czas trwania ćwiczeń wojskowych, jeśli tak wynika np. z regulaminu płac, albo dobrowolnie, gdy tak zdecyduje. Wtedy nie wystawia już oczywiście zaświadczenia o utraconym zarobku.

Świadczenie pieniężne tylko dla zleceniobiorcy z własną firmą

Spółka współpracuje na stałe z wieloma zleceniobiorcami wykonującymi umowy w ramach działalności gospodarczej oraz poza nią. Czy w razie powołania na ćwiczenia wojskowe przysługuje im pieniężna rekompensata, jak wezwanym pracownikom, a jeśli tak, jak im ustalać dzienny zarobek?

Rekompensatę utraconego dochodu (świadczenie pieniężne) z powodu ćwiczeń wojskowych dostają wyłącznie zleceniobiorcy-przedsiębiorcy, a więc wykonujący umowę zlecenia w ramach własnej działalności gospodarczej. Nie przysługuje ona „zwykłym” zleceniobiorcom.

Przedsiębiorca powołany na ćwiczenia wojskowe otrzymuje z tego tytułu uposażenie w stawkach dziennych w wysokości określonej w rozporządzeniu MON z 13.01.2017 r. Oprócz tego dostaje świadczenie pieniężne, tj. ekwiwalent utraconego dochodu z powodu uczestnictwa w ćwiczeniach wojskowych (z wyjątkiem trwających do 24 godz., odbywanych w czasie lub w dniu wolnym od pracy), jeśli utracony dochód okaże się wyższy od uposażenia (119a upoo). Tryb postępowania jest podobny jak w przypadku pracowników, z tym że zleceniodawca nie wystawia zaświadczenia o utraconym zarobku.

Kwotę świadczenia pieniężnego oblicza się, dzieląc kwotę dochodu uzyskanego z działalności gospodarczej za ostatni rok podatkowy poprzedzający okres odbytych ćwiczeń wojskowych przez 252, a następnie mnożąc przez liczbę dni ćwiczeń.

Jeśli działalność była prowadzona krócej niż przez cały 2021 r., podstawę wymiaru świadczenia oblicza się proporcjonalnie (§ 5 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 rśp). Wysokość dochodu z działalności gospodarczej w przeliczeniu na dzień stwierdza naczelnik US w zaświadczeniu o utraconym dochodzie – niezwłocznie, lecz najpóźniej w ciągu 7 dni od złożenia wniosku przez zainteresowanego (§ 8 ust. 1 pkt 1, ust. 2–3 rśp).

Gdy działalność gospodarcza w poprzednim roku kalendarzowym nie przynosiła dochodu albo generowała stratę bądź nie można ustalić wysokości dochodu z niej uzyskanego, świadczenie pieniężne oblicza się, dzieląc kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego podczas ćwiczeń przez 21 i następnie mnożąc przez liczbę dni ćwiczeń (§ 7 rśp).

Z zaświadczeniem o odbyciu ćwiczeń wojskowych wystawionym przez dowódcę jednostki oraz z zaświadczeniem o utraconym dochodzie wydanym przez naczelnika US należy udać się do właściwego wójta/burmistrza/prezydenta miasta i złożyć (w ciągu 3 mies. od zakończenia ćwiczeń wojskowych) wniosek o ustalenie i wypłatę świadczenia pieniężnego, załączając do niego wskazane zaświadczenia. Świadczenie pieniężne jest wypłacane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od zgłoszenia wniosku.

Jeśli powołanie na ćwiczenia wojskowe trafiło do osoby, która prowadzi działalność gospodarczą i jednocześnie pozostaje w zatrudnieniu, należy się jej świadczenie pieniężne z jednego rodzaju aktywności – ze stosunku pracy albo z działalności gospodarczej – w zależności od tego, które jest bardziej korzystne (§ 6 rśwp).

Przepisy nie przewidują świadczenia pieniężnego ani innej rekompensaty utraconego dochodu dla osoby powołanej na ćwiczenia wojskowe, która utrzymuje się wyłącznie z umowy zlecenia wykonywanej poza działalnością gospodarczą bądź z umowy o dzieło. Takim osobom przysługuje uposażenie za każdy dzień ćwiczeń wojskowych i mogą one występować o świadczenia wymienione w ramce powyżej, czyli np. zasiłki czy zwrot kosztów wynajmu lokalu.

Rolnik też ma prawo do rekompensaty

Czy zleceniobiorcy, który oprócz zatrudnienia na zlecenie prowadzi gospodarstwo rolne lub dział specjalny produkcji rolnej, należy się rekompensata za ćwiczenia wojskowe?

Osobie takiej z racji odbycia ćwiczeń wojskowych przysługuje uposażenie zasadnicze, a ponadto świadczenie pieniężne rekompensujące wyłącznie utracony dochód z działalności rolniczej, za każdy dzień ćwiczeń (z wyłączeniem trwających do 24 godz., przypadających w czasie lub w dniu wolnym od pracy), jeśli utracony dochód przekracza należne uposażenie.

Aby określić dzienną stawkę świadczenia rekompensującego, ustala się iloczyn hektarów przeliczeniowych (w rozumieniu ustawy o podatku rolnym) gospodarstwa rolnego, w którym powołany prowadzi działalność rolniczą, i miesięcznej wysokości przeciętnego dochodu z pracy w indywidualnych gospodarstwach rolnych z 1 ha przeliczeniowego, ogłoszonej na podstawie art. 18 tej ustawy, wynik dzieli przez 21 i mnoży przez liczbę dni odbytych ćwiczeń wojskowych. Obowiązuje przy tym maksymalna dzienna stawka świadczenia pieniężnego (dla powołania na ćwiczenia wojskowe wręczonego w marcu 2022 r. wynosząca 740,48 zł), a od kwoty świadczenia trzeba odjąć uposażenie wypłacone z racji ćwiczeń.

Tryb starania o świadczenie pieniężne jest podobny jak w przypadku pracownika, lecz zaświadczenie o utraconym dochodzie z działalności rolniczej wystawia wójt/burmistrz/prezydent miasta, a nie podmiot zatrudniający rolnika na zlecenie.