Powiadomienie o miejscu prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Art. 73 ust. 4 uor pozwala przechowywać poza jednostką:

• dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1,
• księgi rachunkowe,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• sprawozdania finansowe.

Dopuszczając przechowywanie tych zbiorów poza jednostką, przepis ten nakazuje przy tym stosować „odpowiednio” art. 11a uor. Niemniej oba przepisy dotyczą innych obowiązków – art. 73 ust. 4 uor mówi o „przechowywaniu”, a art. 11a uor o „miejscu prowadzenia”. Pojęcia „prowadzenia” ksiąg rachunkowych i ich „przechowywania” mają inne znaczenie, choć są czasem używane wymiennie.

Zgodnie z art. 11a pkt 1 w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy US o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
• zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub miejscu sprawowania zarządu albo innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Zawarty w art. 73 ust. 4 uor wymóg „odpowiedniego” stosowania art. 11a ustawy wskazuje jednak, że kierownik jednostki powinien w ciągu 15 dni powiadomić właściwy US:

• nie tylko o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale i
• o miejscu ich przechowywania (podobnie jak o miejscu przechowywania pozostałych ww. dokumentów).

Jak to zrobić? Dla zgłoszenia miejsca prowadzenia ksiąg (na podstawie art. 11a uor) nie przewidziano żadnego urzędowego wzoru formularza.

Najprostsze jest to w przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG. Oni bowiem podają we wniosku CEIDG-1:

• dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową (w rubryce 21),
• adres miejsca przechowywania tej dokumentacji (rubryka 22).

Problem dotyczy pozostałych przedsiębiorców i podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. W zgłoszeniu NIP-8 składanym przez przedsiębiorców i inne podmioty wpisywane do KRS przewidziano jedynie miejsce na informację o adresie przechowywania dokumentacji rachunkowej (poz. B5). Spółki cywilne (niewpisywane do KRS) zgłaszają ten adres na NIP-2 (poz. B8).

Zarówno zatem na formularzu NIP-8, jak i NIP-2 podaje się wyłącznie adres przechowywania dokumentacji rachunkowej, a nie jej prowadzenia.

Niezależnie więc od złożenia NIP-8 lub NIP-2 można na zwykłej kartce powiadomić US o:

• miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• miejscu ich przechowywania.

Zlecenie prowadzenia ksiąg biuru rachunkowemu wiąże się zazwyczaj nie tylko z ich wydaniem, ale i ze zmianą miejsca ich przechowywania (choćby czasowego – dokumentacji z bieżącego roku). Powstaje zatem pytanie, czy niezależnie od poinformowania o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczących bieżącego okresu sprawozdawczego należy odrębnie poinformować o miejscu ich przechowywania.

W opinii Ministerstwa Finansów (odpowiedź na pytanie redakcji „Rachunkowości”) przechowywanie (archiwizacja) dotyczy dokumentacji po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Art. 73 ust. 4 stanowi, iż księgi rachunkowe i dowody księgowe mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (przepis art. 11a stosuje się odpowiednio). Oznacza to, że kierownik jednostki ma również obowiązek powiadomić właściwe organy o miejscu przechowywania (archiwizowania) dokumentów księgowych w jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów – odpowiedziało ministerstwo. Dodało, że zgłoszenie miejsca (bieżącego) prowadzenia ksiąg w przypadku, o którym mowa w ww. art. 11a uor, nie jest równoznaczne ze zgłoszeniem miejsca ich przechowywania (archiwizowania) poza jednostką.