Porządki w elektronicznej korespondencji z ZUS

Obowiązkowy profil informacyjny

Przypominamy, że każdy płatnik składek powinien do końca 2022 r. zarejestrować się na PUE ZUS, tworząc swój profil informacyjny. Jeśli tego nie uczyni we wskazanym terminie, do 31.01.2023 r. wyręczy go w tym ZUS – pod warunkiem, że 31.12.2022 r. na koncie płatnika będą prowadzone rozliczenia składkowe (art. 15 ustawy z 24.06.2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw, DzU poz. 1621). Ponadto nowo zgłaszający się od 1.01.2023 r. płatnik składek musi założyć PUE ZUS w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika czy zleceniobiorcy, a osoba opłacająca składki wyłącznie na własne ubezpieczenia (np. indywidualny przedsiębiorca) i/lub za osoby współpracujące – od daty powstania obowiązku ubezpieczeń i emerytalnego. Po bezskutecznym upływie terminu zrobi to ZUS, a płatnik będzie miał obowiązek utrzymywać aktywny profil przez okres rozliczeń z tytułu składek.

Oprócz tego tzw. podmioty publiczne (głównie podmioty budżetowe i komornicy sądowi); wykonujący zawód adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej RP oraz przedsiębiorcy wpisani do KRS, będą musieli wkrótce posiadać adres do dręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Ostatecznie termin uruchomienia przez nie systemu e-doręczeń (nie późniejszy niż 1.01.2024 r.) ma ogłosić minister ds. informatyzacji w DzU, dając co najmniej 90 dni na wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych (art. 155 ust. 10 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych, DzU z 2022 r. poz. 569). Inni niż ww. przedsiębiorcy ewidencjonowani w CEIDG mają obowiązek uruchomienia e-doręczeń do 1.10.2026 r.

Doręczanie pism elektronicznych przez ZUS

W związku z tym nowelizacja uściśla, że podmiotowi, posiadającemu jednocześnie profil informacyjny PUE ZUS oraz adres do doręczeń elektronicznych (wpisany lub niewpisany do BAE), ZUS będzie przekazywał swoje pisma elektroniczne na adres do doręczeń elektronicznych. Następnie prześle je, jedynie w celu informacyjnym, również na profil w PUE ZUS (zmieniony art. 71ab ust. 1 i 1a usus).

Podmiotowi, mającemu profil informacyjny na ZUS PUE i jednocześnie niemającemu adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy takich doręczeń albo elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP, ZUS dostarcza elektroniczną korespondencję na profil PUE ZUS. W takim przypadku jej odbiór następuje w chwili otwarcia pisma na profilu, potwierdzonej urzędowym poświadczeniem odbioru, a w razie jego nieodebrania – po upływie 14 dni od daty umieszczenia pisma na profilu informacyjnym (zmieniony art. 71ab ust. 2, 4–7 usus). Dotyczy to również przekazywanego przez ZUS dokumentu poświadczającego A1 w zakresie ustawodawstwa właściwego pracownika delegowanego (zmieniony art. 83e ust. 2 usus).

Wysyłanie korespondencji do organu rentowego

Skorygowany przez nowelizację art. 71ac usus wyjaśnia, że przekazanie pisma do ZUS poprzez profil na PUE ZUS jest jedną z możliwości kontaktu, ale nie wyklucza skutecznego doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych ZUS. Płatnik lub ubezpieczony, który skorzysta z pierwszej opcji, otrzyma urzędowe poświadczenie przedłożenia równoznaczne z dowodem otrzymania pisma. Data widniejąca na urzędowym poświadczeniu przedłożenia stanowi datę doręczenia pisma. Oznacza to, że celu uznania dokumentu za doręczony nie jest wymagany odbiór dokumentu przez podmiot publiczny – czytamy w uzasadnieniu do projektu nowelizacji.

Uproszczony podpis pod decyzją ZUS

Na mocy art. 31zda tzw. specustawy koronawirusowej podczas stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu 30 dni po ich odwołaniu decyzje oraz pisma w sprawach świadczeń przyznawanych lub wypłacanych przez ZUS mogą zamiast podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Rozwiązanie sprawdziło się w „trudnych” czasach i dlatego nowelizacja proponuje jego wprowadzenie na stałe (dodanie art. 83f usus). Nowe zasady podpisywania decyzji ZUS ma prawo stosować już w sprawach wszczętych i niezakończonych przed 16.12.2022 r. (przepis przejściowy – art. 5 nowelizacji).

Terminowa spłata długu nie utrudni płatnikom działalności

Płatników składek, którzy zawarli z ZUS umowę o odroczenie terminu płatności składek lub o rozłożenie ich na raty, uznaje się za nieposiadających zadłużenia, jeśli łącznie spełniają poniższe warunki:

• opłacają należności w terminie i wysokości określonej we wskazanej umowie,
• nie mają zadłużenia z racji składek nieobjętych tą umową (zmiana art. 29 ust. 5 usus).

W ten sposób nowelizacja sanowała dotychczasową praktykę, zgodnie z którą ZUS wystawiał opisanym płatnikom zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami, potrzebne np. do uzyskania dofinansowań na podstawie specustawy koronowirusowej czy kredytu bankowego. Po zmianach indywidualnym przedsiębiorcom będzie również łatwiej pobierać zasiłek chorobowy.

Zmiany w ustawie zasiłkowej

Ubezpieczonemu, posiadającemu profil informacyjny na PUE ZUS oraz jednocześnie adres do doręczeń elektronicznych wpisany do BAE, informacje o terminie badania przez lekarza orzecznika czy przez lekarza konsultanta albo o terminie dostarczenia wyników badań pomocniczych ZUS doręcza na adres do doręczeń elektronicznych. Później (jedynie w celach informacyjnych) przesyła go również na jego profil informacyjny (zmiana art. 59 ust. 5a pkt 1 ustawy zasiłkowej).

Nowelizacja rozszerza także przesłanki wstrzymania wypłaty zasiłków, określone w art. 66 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Wypłatę wstrzymuje się, jeżeli:

• powstaną okoliczności uzasadniające ustanie prawa do zasiłku,

• okaże się, że prawo do zasiłku nie istniało,

• zasiłek nie może być doręczony z przyczyn niezależnych od ZUS.

W sprawie wstrzymania wypłaty zasiłku ZUS wydaje decyzję.