Porządki w dokumentacji zasiłkowej

Łatwiej przekazać

Od 6.12.2023 r. ww. formularze kierowane do ZUS oraz dodatkowe zaświadczenia i oświadczenia, będące załącznikami do nich, można składać – w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego (podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnianym bezpłatnie przez ZUS) – na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych. Wcześniej musiały one mieć formę papierową lub dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, przesyłanego na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

W kierunku work-life balance

Część zmian ma za zadanie dostosować rozporządzenie do ustawy z 9.03.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 641, tzw. nowelizacja work-life balance). Usunięto więc z niego sformułowania i odwołania do konstrukcji, które zostały wyeliminowane przez ww. ustawę, np. dotyczące wymogu skorzystania z części urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, odroczonego urlopu rodzicielskiego czy złożenia tzw. długiego wniosku o urlop rodzicielski (np. uchylenie § 25a rozporządzenia).

Ponadto o dwie pozycje:

• urlop opiekuńczy przypadający podczas niezdolności do pracy, oraz
• usprawiedliwioną nieobecność w pracy przypadającą od dnia śmierci pracodawcy do dnia wygaśnięcia umowy o pracę

poszerzono wykaz okoliczności wyłączających prawo do zasiłku, jakie płatnik ma obowiązek podać w zaświadczeniu Z-3 w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem (zmiana w pkt 9 zał. nr 1 do rozporządzenia).

Z kolei w zaświadczeniu płatnika Z-3a, składanym w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem (z wyłączeniem prowadzącego działalność pozarolniczą, współpracującego z osobą prowadzącą taką działalność oraz duchownego) trzeba obecnie podawać, czy ubezpieczony miał usprawiedliwioną absencję przypadającą od dnia śmierci pracodawcy do dnia wygaśnięcia umowy (zmiana do pkt 10 zał. nr 2 do rozporządzenia).

Potwierdzenie za zgodność z oryginałem

Od 6.12.2023 r. kopia dokumentu (karty wypadku lub zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku) uprawniającego do przyznania i wypłaty 100% zasiłku chorobowego za niezdolność do pracy:

• spowodowaną wypadkiem w drodze do lub z pracy ubezpieczonego uprawnionego do zasiłku z kilku tytułów,
• wynikającą z następstw zaistniałych w stanie zdrowia w związku z wcześniej stwierdzonym takim wypadkiem

może być potwierdzona za zgodność z oryginałem także przez ubezpieczonego. Wcześniej zgodność z oryginałem mógł potwierdzić jedynie płatnik albo ZUS (zmiana § 7 rozporządzenia). Tak samo jest w przypadku kopii innych dokumentów zasiłkowych, np.:

• odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka – jeśli chodzi o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego (zmiana § 9 rozporządzenia),
• ostatecznej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego dziecka – jeśli chodzi o zasiłek macierzyński za okres urlopu na warunkach macierzyńskiego (zmiana § 11 rozporządzenia),
• orzeczenia o niezdolności do pracy ubezpieczonej matki i samodzielnej egzystencji – jeśli chodzi o rezygnację z pobierania części zasiłku macierzyńskiego (zmiana § 16 rozporządzenia),
• zaświadczenia placówki leczniczej o terminie przyjęcia matki – jeśli chodzi o przerwanie wypłaty zasiłku macierzyńskiego (zmiana § 19 rozporządzenia).

Wypłata świadczenia ciężarnej w razie śmierci pracodawcy

Od 1.01.2022 r. (na mocy nowelizacji z 24.06.2021 r. m.in. ustawy zasiłkowej, DzU poz. 1421) pracownica, której umowa o pracę wygasła w trakcie ciąży wskutek śmierci pracodawcy, i której nie zostało zapewnione inne zatrudnienie, korzysta z takich samych regulacji osłonowych co pracownice, których zatrudnienie ustało wskutek ogłoszenia upadłości bądź likwidacji pracodawcy. Do dnia porodu przysługuje jej zasiłek w wysokości macierzyńskiego, a potem na ogólnych zasadach zasiłek macierzyński za czas urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Od 6.12.2023 r. sprecyzowano, że dokumentami potwierdzającymi w tych okolicznościach prawo do zasiłku macierzyńskiego:

• w wysokości zasiłku macierzyńskiego (tzn. należnego do dnia porodu) – są zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku stwierdzające stan ciąży w okresie zatrudnienia, świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający wygaśnięcie stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy oraz oświadczenie ubezpieczonej, że nie zapewniono jej innego zatrudnienia,
• za okres po ustaniu ubezpieczenia w tych okolicznościach – są ww. zaświadczenie i świadectwo pracy oraz odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika lub ZUS (zmiany w § 11 i 13 rozporządzenia).

Opieka nad dzieckiem ze znaczną niepełnosprawnością

Przez dodanie do rozporządzenia § 29a i 29b nowelizacja usuwa lukę, polegającą na braku regulacji sposobu potwierdzania prawa do zasiłku opiekuńczego przysługującego na chore dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności – znacznej lub ze specjalnymi wskazaniami (stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji do ukończenia 18 lat).

Zgodnie z § 29a do przyznania zasiłku opiekuńczego na takie dziecko chore niezbędne są: zaświadczenie lekarskie, wniosek o zasiłek opiekuńczy oraz dokumenty poświadczające ww. niepełnosprawność lub ich kopia, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika lub ZUS.

Z kolei w myśl § 29b osoba starająca się o zasiłek opiekuńczy na takie dziecko z powodu:

• porodu lub choroby małżonka bądź rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, którym poród lub choroba uniemożliwia sprawowanie opieki, albo
• pobytu małżonka lub rodzica stale opiekujących się dzieckiem w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym,

musi przedstawić:

• zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika lub ZUS, stwierdzające ww. okoliczności,
• wniosek o zasiłek opiekuńczy,
• dokumenty potwierdzające ww. niepełnosprawność dziecka lub ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika lub ZUS.