Podczas pandemii wypowiedzenia lepiej nie wysyłać pocztą

Najlepiej przesłać je w formie elektronicznej (e-mailem za potwierdzeniem odbioru), opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zwrotna informacja e-mail o otwarciu przez adresata elektronicznej wiadomości od pracodawcy wyznaczy datę skutecznego i zgodnego z prawem wręczenia. Należy poczynić odpowiednią notatkę na piśmie wypowiedzenia i włączyć je do części C akt osobowych zwolnionego.

Oświadczenie każdej ze stron stosunku pracy o wypowiedzeniu lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 Kp). Przepis ten wprowadza obowiązek zachowania zwykłej formy pisemnej, polegającej na złożeniu własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 Kc). Jednak oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne ze złożonym w formie pisemnej, a aby dochować tej pierwszej, wystarczy złożyć oświadczenie woli w postaci elektronicznej i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ Kc). Wypowiedzenie umowy o pracę należy zatem dostarczyć pracownikowi pisemnie bądź np. e-mailem, składając bezpieczny podpis elektroniczny. Tyle przepisy mówią o formie wymówienia stosunku pracy, nie odnosząc się prawie w ogóle do sposobu jego wręczenia.

Osobiste przekazanie bardzo utrudnione

Stan zagrożenia epidemicznego i epidemii oraz wprowadzone w związku z nimi przepisy antykryzysowe spowodowały, że zawodzą „tradycyjne” sposoby dostarczania pracownikom oświadczeń woli o rozwiązaniu stosunku pracy. Upowszechnienie pracy zdalnej wyklucza w zasadzie osobistą (naoczną) metodę ich wręczania.

Pracodawca oczywiście zawsze może wezwać pracownika, wykonującego obowiązki służbowe w domu, choćby na chwilę do firmy, by przekazać mu wymówienie. Jednak zatrudniony, który się tego spodziewa, raczej nie podporządkuje się poleceniu, lecz „ucieknie” na zwolnienie lekarskie. Można też wysłać dwie osoby z firmy (np. kadrową z kierowcą jako świadkiem), aby wręczyły pismo wypowiadające pracownikowi w miejscu jego zamieszkania. Ten jednak zapewne ich nie wpuści.

Przesyłka pocztowa nie zawsze dotrze

Inny sposób to przesłanie wypowiedzenia stosunku pracy pocztą, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres wskazany przez zatrudnionego. Jednak i to może się okazać chybione, gdyż pracownik spodziewający się wymówienia najprawdopodobniej nie odbierze listu. W normalnych okolicznościach (poza pandemią) nieodebranie przez zatrudnionego przesyłki po drugim awizowaniu powodowało, że z upływem 7. dnia od pozostawienia drugiego awiza przez listonosza pracodawca mógł – korzystając z tzw. fikcji doręczenia – uznać pismo wypowiadające za takie, które dotarło skutecznie i zgodnie z prawem (patrz ramka). Notatkę o doręczeniu zastępczym (z upływem 7. dnia od pozostawienia pod adresem wskazanym przez zatrudnionego drugiego awiza), sporządzoną choćby odręcznie na druku wysłanego wypowiedzenia, pracodawca zamieszczał w części C akt osobowych zwolnionego. Chroniło go bowiem domniemanie prawne fikcji doręczenia, które zwolniony mógł obalić, przedstawiając przed sądem dowody, że nie mógł odebrać listu.

Jednak przepisy antykryzysowe wiele zmieniły, zawieszając od 18.04.2020 fikcję doręczeń w stosunkach pracy na czas stanu zagrożenia epidemicznego, epidemii i przez 14 dni po ich odwołaniu. Zgodnie bowiem z art. 98 ustawy z 16.04.2020 o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (DzU poz. 695, dalej tarcza 2.0) nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz przed upływem 14 dni od ich zniesienia.

Tarcza 2.0 przewiduje kilka wyjątków od zawieszenia fikcji doręczeń. Dotyczy to:

• postępowań w sprawach, o których mowa w art. 15f ust. 9 ustawy o grach hazardowych,
• postępowań określonych w dziale IIIB Op,
• kontroli podatkowych, celno-skarbowych oraz postępowań podatkowych, jeżeli wiążą się z podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
• przesyłek wysyłanych do albo przez: sądy i trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komornika sądowego.

W katalogu wyłączeń brak jest zatem przesyłek pocztowych z oświadczeniami woli w sprawie rozwiązania stosunku pracy. Dlatego gdy zatrudniony będzie podczas epidemii unikał odbioru listu poleconego z wypowiedzeniem, pracodawca może uznać to wypowiedzenie za skutecznie wręczone dopiero 15. dnia po odwołaniu staniu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.

Problematyczna może być też próba dostarczenia adresatowi pisma wypowiadającego przez kuriera. Wprawdzie wydaje się, że opisane zawieszenie fikcji doręczeń nie dotyczy przesyłek kurierskich (z wyjątkiem kurierów Poczty Polskiej), jednak jeśli pracownik będzie unikać kontaktu z kurierem, a pracodawca, korzystając z fikcji doręczeń, uzna, że list został wręczony z upływem 7. dni od drugiego zawiadomienia przez firmę kurierską o przesyłce, powinien liczyć się z tym, że pracownik będzie chciał zakwestionować takie doręczenie przed sądem. Pracodawca oczywiście może dowodzić, że kurier skutecznie przekazał wymówienie, bo zatrudniony mógł zapoznać się z jego treścią, lecz celowo unikał kuriera. Oznacza to jednak długie spory i niepotrzebne emocje.

Ratunkiem forma elektroniczna

Najlepszym sposobem jest w tych okolicznościach przekazanie zwolnionemu pisma wypowiadającego w formie elektronicznej, np. e-mailem, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Można skorzystać z tej opcji tylko wtedy, gdy w kwestionariuszu osobowym pracownik podał e-mail jako swój adres kontaktowy albo gdy podczas pracy zdalnej strony komunikują się za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej. Trzeba też dopilnować, by korespondencja trafiła na służbowy adres e-mail zatrudnionego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – pozwoli to na wskazanie daty skutecznego wręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za wymówieniem.

Wadliwe metody skuteczne, ale kończą się w sądzie

Jak widać, nie ma niezawodnego sposobu na dostarczanie „zdalnym” pracownikom pism wypowiadających stosunek pracy podczas pandemii. Pracodawca może wykorzystywać inne, „półlegalne” rozwiązania, jak przekazanie oświadczenia telefonicznie, zwykłym e-mailem (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego), faksem czy nawet SMS. Odnoszą one skutek w postaci doręczenia wypowiedzenia, jednak pozostają obarczone wadą prawną, w efekcie czego zwolniony będzie miał prawo dochodzić przed sądem co najmniej odszkodowania.