Podatkowa księga przychodów i rozchodów w 2020

Poza tym nowe rozporządzenie (z 23.12.2019, DzU poz. 2544) niewiele różni się od dotychczasowego (z 26.08.2003, DzU z 2017 poz. 728), które 1.01.2020 straciło moc. Podobnie jak poprzednie zawiera wzory z objaśnieniami:

• pkpir,
• pkpir przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą, a ponadto cztery rozdziały, z tego trzy tak samo zatytułowane (przepisy ogólne, sposób prowadzenia księgi przez podatników niebędących rolnikami, sposób prowadzenia księgi przez rolników). Ostatni, czwarty rozdział zawiera przepisy: końcowy, przejściowy i dostosowujący.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia pkpir

W rozporządzeniu uwzględniono nowe rodzaje podmiotów:

• przedsiębiorstwo w spadku,
• spółkę cywilną osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.

Od 25.11.2018 podmioty te muszą prowadzić pkpir albo księgi rachunkowe. Wynika to z art. 24a ust. 1 updof w brzmieniu nadanym ustawą z 5.07.2018 o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (DzU poz. 1629, od 1.01.2020 tytuł tej ustawy został zmieniony na „ustawa o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw”).

Zgodnie ze wspomnianym art. 24a ust. 1 updof pkpir prowadzą ponadto:

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Wszystkie ww. podmioty prowadzą pkpir, chyba że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 uor) – wtedy bowiem są obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Limit przychodów za 2019, decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2020, wynosi 8 746 800 zł (po przeliczeniu według średniego kursu 4,3734 zł/euro, ogłoszonego przez NBP na 1.10.2019).

Spółki komandytowe, choć w świetle Ksh są spółkami osobowymi, muszą prowadzić księgi rachunkowe (art. 2 ust. 1 pkt 1 i 2 uor). Jeżeli jednak wspólnik spółki komandytowej (lub innej spółki osobowej – obowiązanej do prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwagi na osiągnięcie limitu przychodów 2 mln euro), niezależnie od udziału w jej zyskach, prowadzi również indywidualną działalność gospodarczą, to:

• dla tej indywidualnej działalności może prowadzić pkpir (nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, chyba że jego przychody z tego źródła za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro),
• dla ustalenia dochodu (straty) z indywidualnej działalności gospodarczej, ewidencjonowanej w pkpir, bierze pod uwagę wyłącznie przychody i koszty ich uzyskania związane z tą działalnością, co oznacza, że nie uwzględnia przychodów ani kosztów wynikających z udziału w zysku spółki,
• nie uwzględnia przychodów z udziału w zysku spółki przy obliczaniu limitu 2 mln euro, którego osiągnięcie skutkuje koniecznością założenia ksiąg rachunkowych dla indywidualnej działalności; w konsekwencji w zakresie działalności indywidualnej nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeśli przychody z niej (bez uwzględnienia przychodów z udziału w zysku spółki) nie osiągną 2 mln euro.

Potwierdziła to KIS w interpretacjach m.in. z 31.07.2019 (0113-KDIPT2-3.4011.429.2019.1.PR), 15.04.2019 (0114-KDIP3-1.4011.95.2019.1.MJ), 12.04.2019 (0115-KDIT2-3.4011.55.2019.1.PS). Wykładnia ta jest ugruntowana od wielu lat (zob. np. interpretacje IS w Warszawie 17.03.2015, IPPB1/415-1431/14-3/ES, 3.04.2014, IPPB1/415-18/14-3/ES, 21.06.2011, IPPB1/415-367/11-2/JC).

Ma to dalej idące konsekwencje, ponieważ wpływa m.in. na wybór metody ustalania różnic kursowych. W zakresie działalności indywidualnej przedsiębiorca ma prawo ustalać różnice metodą podatkową (na podstawie art. 24c ustawy o PIT), nawet gdy spółka stosuje metodę rachunkową. Potwierdziła to KIS we wspomnianych interpretacjach oraz w innych – z 31.07.2019 (0113-KDIPT2-3.4011.405.2019.1.PR) i 9.04.2019 (0113-KDIPT2-3.4011.59.2019.2.RR).

Mniej obowiązków

Najważniejsza zmiana wprowadzona nowym rozporządzeniem polega na zniesieniu wymogu prowadzenia ewidencji wyposażenia oraz kart przychodów pracowników.

Obowiązku tego nie mają już od roku podatnicy ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (został zlikwidowany ustawą z 9.11.2018 o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym, DzU poz. 2244). Teraz został zniesiony również wobec podatników prowadzących pkpir.

Pozostał obowiązek prowadzenia:

• ewidencji środków trwałych i wnip (§ 5),
• ewidencji sprzedaży – gdy podatnik nie dokumentuje sprzedaży fakturami ani w kasie fiskalnej i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (o czym dalej),
• ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych – co dotyczy podatników prowadzących działalność kantorową (§ 6 i 7),
• innych ewidencji wymaganych odrębnymi przepisami, np.: ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 5 i 7 updof), ewidencji dla potrzeb opodatkowania dochodów z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej 5% stawką PIT, czyli tzw. ulgi IP Box (art. 30cb ust. 1 i 2 updof).

Księga elektronicznie

Tak jak dotychczas, warunkiem uznania za prawidłową księgi prowadzonej w systemie teleinformatycznym jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia pkpir,

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,

3) przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jeżeli podatnik posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w zał. nr 1 do rozporządzenia, to musi założyć księgę zgodną z tym wzorem, a po zakończeniu miesiąca:

• sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i
• wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Terminy zapisów w księdze

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do pkpir niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 16 ust. 1). Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy prowadzenie pkpir powierzono biuru rachunkowemu (o czym dalej).

Pozostałych zapisów (w tym dotyczących pozostałych wydatków, a także przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług) dokonuje się zasadniczo raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (§ 16 ust. 2, § 18 ust. 2).

Jeżeli jednak w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, to zapisów w księdze może dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, tzw. zestawienia sprzedaży (§ 18 ust. 3).

Zapisów raz na miesiąc mogą dokonywać podatnicy, którzy:

• ewidencjonują sprzedaż za pomocą kas rejestrujących – w takiej sytuacji można dokonywać zapisów w pkpir na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z miesięcznych raportów fiskalnych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (§ 19 ust. 2) lub
• prowadzą ewidencję sprzedaży (bądź ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych) w związku z powierzeniem prowadzenia pkpir biuru rachunkowemu (§ 7 ust. 1) – zapisów dotyczących przychodu można wówczas dokonywać na koniec każdego miesiąca (§ 18 ust. 5).

Jeżeli pkpir jest prowadzona przez biuro rachunkowe, to zapisy w niej są dokonywane w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów oraz przekazywanych przez podatnika nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni:

• sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży (bądź ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych), chyba że podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami, co zwalnia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży (§ 27 ust. 3) lub
• danych wynikających z miesięcznych raportów fiskalnych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

W praktyce odrębna ewidencja sprzedaży (bądź ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych) jest wymagana tylko, gdy podatnik:

• nie dokumentuje sprzedaży fakturami (§ 27 ust. 3) ani w kasie fiskalnej (§ 7 ust. 3 i § 19 ust. 1) i
• wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT ze względu na wielkość obrotów (czyli na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) lub wykonuje czynności opodatkowane VAT, to ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży zgodnie z art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT.

Nie ma wówczas potrzeby (ani obowiązku) podwójnego ewidencjonowania sprzedaży – dla celów VAT i dla celów podatku dochodowego. Zapisów w pkpir dotyczących przychodów ze sprzedaży można dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych z ewidencji VAT. Wystarczy, że w takim miesięcznym zestawieniu podatnik:

• pomniejszy sumę przychodów ze sprzedaży o należny VAT,
• pomniejszy sumę przychodów ze sprzedaży o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu updof,
• powiększy sumę przychodów ze sprzedaży o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.

Wynika to z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Dowody księgowe

Podstawą zapisów w pkpir są dowody księgowe, czyli przede wszystkim: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne (§ 11 ust. 3). W rozporządzeniu wymienionych jest też wiele innych dowodów (§ 11–13). Przykładowo mogą to być dowody opłat pocztowych i bankowych (§ 12 pkt 4).

Wątpliwości dotyczą wyciągów bankowych. W interpretacji z 24.05.2019 (0114-KDIP3-1.4011.173.2019.3.IF) KIS uznała, że wyciąg bankowy należy traktować jako inny dowód opłat w rozumieniu § 12 pkt 5. Co więcej, potwierdziła, że na wyciągu nie musi być podpisu ani stempla. Ważne, aby stwierdzał dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierał co najmniej dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3: Jeżeli dowód odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie, brak jakiegoś elementu – podpisu, stempla – nie może stanowić o zakwestionowaniu dowodu dla celów podatkowych – czytamy w piśmie.

Jednak w interpretacji z 22.07.2019 (0113-KDIPT2-3.4011.341.2019.1.RR) KIS nie zgodziła się, aby podstawą zapisów w pkpir był wygenerowany z systemu bankowego wydruk potwierdzający wpłaty od klienta dokonującego zakupu towaru oraz kwoty przekazane dostawcy towaru. Stwierdziła, że taki wydruk nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu w pkpir, gdyż ww. rozporządzenie nie przewiduje takiego dokumentu jako dowodu księgowego (...). W konsekwencji na jego podstawie wnioskodawczyni nie będzie mogła zaewidencjonować tego przychodu w pkpir, konieczne będzie zatem wystawienie faktury lub rachunku dokumentującego uzyskanie ww. przychodu.

Zarazem jednak KIS dodała: brak możliwości zaewidencjonowania przychodów w pkpir z uwagi na brak posiadania przez podatnika wymaganej w rozporządzeniu formy jego udokumentowania nie oznacza automatycznego braku możliwości uznania go za przychód w rozumieniu updof. Jeżeli zatem podatnik w inny sposób rzetelnie udokumentuje powstanie przychodu podatkowego, powinien go uwzględnić w trakcie roku podatkowego w bieżącej zaliczce na podatek, jak również w rocznym rozliczeniu podatku dochodowego.

(...) Niemniej jednak ostateczna ocena, czy przychód został prawidłowo udokumentowany, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla wnioskodawczyni w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania.

Dowodem księgowym mogą być dzienne zestawienia dowodów (faktur sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem (§ 12 pkt 1). Potwierdza to interpretacja KIS z 1.07.2019 (0112-KDIL3-3.4011.203.2019.3.MC): przychodem z tytułu usług dropshippingu, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jest uzyskana od klientów prowizja (marża). Wystarczającą podstawą do wyliczenia prowizji i wpisu do pkpir są rachunki wystawione za wykonaną usługę. Podstawa zapisów przychodów w pkpir, dokonana w oparciu o dzienne zestawienie zrealizowanych transakcji, wraz z załączonymi rachunkami, może być uznana za wystarczającą do wyliczenia podatku.

To samo wynika z interpretacji KIS z 24.05.2019 (0114-KDIP3-1.4011.173.2019.3.IF): Skoro wnioskodawca (...) będzie wyłącznie pośrednikiem w sprzedaży kursów (korepetycji), to przychodem uzyskanym z tego tytułu będzie wartość prowizji, którą stanowi różnica pomiędzy kwotą przelaną na konto bankowe wnioskodawcy od klienta, a kwotą przekazaną przez niego do zleceniodawcy (autora kursu). (...) Zatem (...) w pkpir po stronie przychodów należy zaewidencjonować kwotę prowizji przysługującą wnioskodawcy z tytułu zawartej umowy pośrednictwa. Dowody, za pomocą których wnioskodawca dokonuje zapisów w pkpir – wyciągi bankowe oraz zestawienie dokonywanych transakcji – można uznać za pozwalające dokumentować ww. operacje w pkpir.

Podstawą zapisów w pkpir nie mogą być natomiast zestawienia transakcji generowanych ze strony brokera, z którym podatnik zawarł umowę o świadczenie usług maklerskich. Wykluczyła to KIS w interpretacji z 18.11.2019 (0115-KDIT3.4011.335.2019.4.WM), wyjaśniając, że takie zestawienie nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu rozporządzenia pkpir.

KIS dodała jednak, że nie przesądza to o braku możliwości zaliczenia udokumentowanych nim przysporzeń do przychodów oraz wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy bowiem pamiętać, że o tym, co stanowi przychód podatnika oraz koszt podatkowy, nie decydują regulacje zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir, ale przepisy ustawy podatkowej.

Jeżeli nawet dany dokument nie stanowi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia, nie oznacza to, że nie może on dokumentować uzyskanego przychodu czy też poniesienia kosztu podatkowego. Jeśli zatem został wygenerowany przychód z działalności gospodarczej oraz dany wydatek spełnia definicję kosztu, o której mowa w art. 22 ust. 1 updof, a jednocześnie odpowiedni organ podatkowy w toku prowadzonego postępowania dokona oceny zebranego materiału dowodowego i w konsekwencji uzna, że dany dokument – mimo iż nie spełnia warunków określonych rozporządzeniem (...) – jest jednak wystarczający dla obiektywnego uznania, iż przychód został przez podatnika osiągnięty, czy też wydatek został faktycznie przez niego poniesiony, to będzie to skutkowało prawem do zaliczenia takiego przysporzenia do przychodów oraz takiego wydatku do kosztów podatkowych.

(...) Stosownie do art. 180 § Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ew. postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Rozporządzenie dopuszcza zapisy w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych, ale te mogą być wystawiane tylko w ściśle określonych przypadkach, wymienionych w § 13 ust. 2. Przykładowo dowodami wewnętrznymi można dokumentować zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne. Jak wyjaśniła KIS w interpretacji z 6.02.2019 (0115-KDIT3.4011.556.2018.1.WM), możliwość ta nie dotyczy zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych (np. zużytych felg i opon samochodowych).

W której kolumnie

Wzór pkpir nie różni się od wzoru dotychczas obowiązującego (dotyczy to również wzoru księgi dla rolników prowadzących działalność gospodarczą). Tym samym aktualność zachowały interpretacje organów podatkowych, wyjaśniające sposób zapisów w poszczególnych kolumnach księgi.

W kolumnie 10 należy wpisywać zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych i pomocniczych (§ 3 pkt 1 lit. a–c). Te ostatnie to np. – jak wyjaśniła KIS w interpretacjach z 19.03.2019 (0114-KDIP3-1.4011.126.2019.2.EC) i 31.10.2018 (0112-KDIL3-1.4011.373.2018.1.KF) – leki, strzykawki, opatrunki, ubranka pooperacyjne, inne środki medyczne, zużywane w trakcie świadczenia usług weterynaryjnych. Natomiast towary do bezpośredniej odsprzedaży to np. smycze, obroże, karma.

W kolumnie 10 należy też ujmować faktury dokumentujące zakup usług obcych od podwykonawców. Skoro wybudowane przez wnioskodawcę budynki mieszkalne będą stanowiły przeznaczony do sprzedaży wyrób gotowy, a przed zakończeniem ich budowy – produkcję niezakończoną w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, to wszystkie materiały i zakupione od podwykonawców usługi będą stanowiły element kosztu wytworzenia tych budynków.

W myśl § 3 pkt 4 rozporządzenia koszt wytworzenia obejmuje wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

W konsekwencji zarówno zakupione materiały, jak i usługi, według wystawionych przez podwykonawców faktur, niezbędne do wytworzenia wyrobu gotowego (budynków), podlegają ujęciu w kolumnie 10 pkpir w cenie ich zakupu – wyjaśniła KIS w interpretacji z 29.10.2019 (0114-KDIP3-2.4011.431.2019.2.AC).

Dodała zarazem, że mając na uwadze § 29 ust. 3 rozporządzenia (obecnie § 26 ust. 3), przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Zatem niesprzedane przez wnioskodawcę budynki mieszkalne, w zależności od stopnia ich zaawansowania, będą stanowiły produkcję w toku podlegającą spisowi z natury na koniec okresu sprawozdawczego i wycenie według kosztów wytworzenia.

W kolumnie 10 powinny być też wpisywane elementy ceny zakupu, takie jak np. podatek akcyzowy od sprowadzonego z zagranicy samochodu w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika w zakresie handlu samochodami używanymi (tak KIS w interpretacji z 18.10.2018, 0113-KDIPT2-1.4011.515.2018.3.AP).

W tym samym piśmie KIS wyjaśniła przeznaczenie kolumny 11 (koszty uboczne zakupu). Należy tam wpisywać np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Natomiast wydatki związane z zakupem paliwa, części zamiennych oraz koszty tłumaczenia, jako pozostałe koszty uzyskania przychodów, a więc koszty niestanowiące ceny zakupu w rozumieniu § 3 pkt 2 rozporządzenia, winny zostać ujęte w kolumnie 13.

W kolumnie 13 należy więc wpisywać wszystkie pozostałe koszty (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 updof nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.

Bez zawiadamiania US

Od dawna nie ma już wymogu zawiadamiania US o założeniu pkpir lub zleceniu jej prowadzenia biuru rachunkowemu. Wymóg ten został zniesiony w updof od 1.01.2018 (uchylone art. 24a ust. 3a–3c), a w rozporządzeniu pkpir z 26.08.2003 – od 15.09.2018 (uchylone § 8 ust. 1 pkt 1 oraz § 10 ust. 2 i 3).