Podatki i składki, gdy pracownik jedzie własnym autem

W jazdach lokalnych

Zasadniczo – zgodnie ze stanowiskiem fiskusa – opłacanie ryczałtem lub według tzw. kilometrówki służbowych jazd lokalnych odbywanych prywatnym pojazdem powoduje wystąpienie u pracownika przychodu podlegającego w całości opodatkowaniu.

W niektórych wypadkach możliwe jest zwolnienie z PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b updof zwolniony z opodatkowania jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio. Te odrębne ustawy, do których odsyła powyższy przepis, to:

• ustawa z 5.09.2008 o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (DzU z 2019 poz. 261),
• ustawa z 28.09.1991 o lasach (DzU z 2018 poz. 2129),
• ustawa z 12.03.2004 o pomocy społecznej (DzU z 2018 poz. 1508).

Chodzi zatem o listonoszy, leśników i pracowników socjalnych.

Jednak w przypadku pracowników spółki świadczenie w postaci kilometrówki dla służbowych jazd lokalnych prywatnym samochodem nie wynika z ustawy, ale z regulaminu wynagradzania i umowy. Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (podtrzymywanym od lat mimo zmieniającej się ostatnio linii orzeczniczej sądów administracyjnych – patrz ramka) nie jest to wystarczająca podstawa, aby korzystać ze zwolnienia.

Sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy – czytamy w piśmie KIS z 26.06.2020 (0112-KDIL2-1.4011.178.2020.2.AMN).

W tych okolicznościach nie mają znaczenia ani limit, ani stawki, choćby wynikały z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271).

Niższe składki

Możliwe jest natomiast zwolnienie zwrotu kosztów z oskładkowania, choć z limitami wynikającymi właśnie z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Z podstawy wymiaru składek jest wyłączony zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach updof (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego).

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Poza tym limit miesięczny ustalony przez pracodawcę musi mieścić się w granicach określonych w § 3 rozporządzenia. Zależy on od liczby mieszkańców miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Ponadto wypłacany ryczałt należy obniżać za dni, gdy pracownik był nieobecny (§ 4 rozporządzenia) – o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godz. lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Tak skalkulowany ryczałt może w całości korzystać ze zwolnienia od składek. Jeśli pracodawca wypłaciłby więcej, np. bez obniżenia za dni nieobecności pracownika, to wtedy ta nadwyżka byłaby oskładkowana.

W podróżach służbowych

Inaczej rozlicza się kilometrówkę przy podróżach służbowych, czyli gdy pracownik na polecenie pracodawcy wyjeżdża w celach służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza swoje stałe miejsce pracy. Wówczas za wykonanie tych obowiązków przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z odbytą podróżą służbową.

Zwolnienie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof: diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (w tym kilometrówka) są wolne od PIT – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub w samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, są: rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 poz. 167), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej również wyżej przywołane rozporządzenie Ministra Infrastruktury.

W tym przypadku, także jeśli pracodawca zwraca koszty podróży według kilometrówki na zasadach wynikających z ww. rozporządzeń (liczba przebytych kilometrów pomnożona przez stawkę), przysługuje zwolnienie z opodatkowania.

Potwierdza to interpretacja KIS z 8.11.2019 (0113-KDIPT2-3.4011.642.2019.1.MS): Zwrot pracownikowi poniesionych kosztów z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy w podróży służbowej w oparciu o tzw. kilometrówkę, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. O ew. przychodzie do opodatkowania po stronie pracownika z tytułu otrzymanego od pracodawcy zwrotu kosztów używania tego pojazdu może być mowa dopiero w przypadku, gdy koszty te przekroczą stawki za 1 km przebiegu określone w powyższych przepisach.

Bez składki

Zwrot kilometrówki za czas podróży służbowej nie podlega oskładkowaniu, jeśli mieści się w limitach wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Wyłączenie z podstawy wymiaru składek przewiduje § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego: wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub w samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Gdyby pracodawca wypłacił wyższe kwoty, to nadwyżka podlegałaby oskładkowaniu.