Wymóg zapewnienia płatności bezgotówkowych i zintegrowania kasy fiskalnej z terminalem płatniczym – odpowiedzi na pytania Czytelników

Od 1.01.2022 r. na mocy art. 19a Prawa przedsiębiorców (dalej Pp) przedsiębiorcy posiadający kasy rejestrujące mają obowiązek umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową. Przedsiębiorcy, którzy mają kasy on-line i w wykonaniu ww. obowiązku zainstalowali terminale płatnicze, od 1.07.2022 r. muszą zapewnić także współpracę kasy z terminalem. Szerzej na ten temat jest mowa w artykule: Umożliwienie płatności bezgotówkowych – zachęty i sankcje. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania naszych Czytelników dotyczące tych nowych obowiązków.

• Czy wymóg zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego dotyczy wyłącznie przedsiębiorców i tym samym nie dotyczy np. rolnika będącego czynnym podatnikiem VAT lub jednostki samorządu terytorialnego?

Obowiązek zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w każdym miejscu, w którym przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą, tj. w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego wynika z art. 19a Pp.

Przepis ten mówi wprost o „przedsiębiorcach”. Pp definiuje również – na swoje potrzeby – pojęcie przedsiębiorcy oraz działalności gospodarczej. Jednocześnie w art. 6 ust. 1 ustawa wskazuje, że jej przepisów nie stosuje się do działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego.

• Czy przedsiębiorca użytkujący dowolną kasę rejestrującą ma obowiązek posiadać terminal płatniczy?

Nie. Obowiązek zintegrowania terminala płatniczego z kasą rejestrującą ma tylko podatnik posiadający kasę on-line bądź kasę mającą postać oprogramowania, które są wyposażone w taką funkcjonalność.

• Czy dopuszcza się, aby podatnik użytkujący kasę on-line zapewniał możliwość dokonywania zapłaty np. z wykorzystaniem polecenia przelewu i w ogóle nie miał terminala płatniczego?

Od 1.01.2022 r. na mocy art. 19a ust. 1 Pp przedsiębiorcy posiadający kasy rejestrujące mają obowiązek umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową. Jeśli zapewnią możliwość dokonywania zapłaty z wykorzystaniem polecenia przelewu (o ile taki sposób przyjmowania płatności bezgotówkowych jest zgodny z praktyką w firmie), nie muszą mieć dodatkowo terminala płatniczego.

Przedsiębiorcy, którzy użytkują kasy on-line (lub kasy mające postać oprogramowania) i zapewniają możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego, muszą od 1.07.2022 r. zapewnić współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, zgodnie z protokołem komunikacyjnym kasa – terminal płatniczy, który został opublikowany na stronie internetowej BIP Ministerstwa Rozwoju i Technologii.

• Co grozi podatnikowi, który nie zapewni możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego? Czy tylko pozbawienie prawa do zwrotu VAT w terminie 25 dni oraz prawa do składania deklaracji kwartalnych? Czy są inne konsekwencje?

Przepisy ustawy o VAT przewidują dwa ograniczenia dla podatników, którzy nie dopełnią tego obowiązku. Pierwsze dotyczy czasowego wyłączenia możliwości uzyskania zwrotu VAT w przyspieszonym terminie 25 dni (art. 87 ust. 6c). Drugie natomiast czasowo pozbawia podatnika preferencji stosowania kwartalnego rozliczenia VAT (art. 99 ust. 3a pkt 4).

Jak wskazano, wyłączenie obu preferencji ma charakter czasowy, odnosi się zasadniczo do 6 kolejnych okresów rozliczeniowych po zidentyfikowaniu nieprawidłowości. Po tym okresie podatnik może powtórnie z nich skorzystać. Powinien oczywiście dopełnić w tym czasie obowiązku wynikającego z Pp.

• Czy kara pieniężna za brak zapewnienia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących (art. 19a ust. 3 Pp – od 1.07.2022 r.) będzie od razu nakładana w pełnej wysokości 5 tys. zł?

Tak, przepisy nie przewidują możliwości nałożenia niższej kary ani odstąpienia od jej wymierzenia.

• Czy kara pieniężna za brak zapewnienia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących (art. 19a ust. 3 Pp – od 1.07.2022 r.) obejmuje sytuację, gdy terminal uległ awarii i po prostu nie działa (nie można z tego powodu zapłacić kartą) lub gdy nie można zapłacić kartą, ponieważ nie działa internet (i z tego powodu faktycznie nie działa połączenie między kasą i terminalem)?

W takim przypadku będzie prowadzone – przez naczelnika US – postępowanie podatkowe, ponieważ przepisy Polskiego Ładu nie regulują kwestii poruszonych w pytaniu. Przy nakładaniu kary za brak połączenia kasy z terminalem płatniczym naczelnik US będzie rozpatrywał każdą sprawę indywidualnie.

• W jaki sposób ma realizować obowiązek zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego przedsiębiorca, który prowadzi działalność w miejscu, w którym nie ma zasięgu żadnej sieci komórkowej ani innego dostępu do internetu?

Minister właściwy ds. gospodarki, w porozumieniu z ministrem właściwym ds. finansów publicznych, może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektórych przedsiębiorców z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 art. 19a Pp, mając na uwadze możliwości techniczno-organizacyjne zapewnienia konsumentowi prawa do zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Niemniej każda sprawa powinna być oceniana indywidualnie.

Dodatkowo należy wskazać, że podatnicy użytkujący kasy on-line i kasy mające postać oprogramowania, co od zasady, muszą zapewnić dostęp do internetu. Wyjątki od tej zasady zostały wskazane w art. 111 ust. 3ab ustawy o VAT.