Pobór podatku u źródła – zmiany od 1.01.2022 r.

Mechanizm "pay and refund"

Wprowadzony w art. 26 ust. 2e updop oraz art. 41 ust. 12 updof i odraczany od kilku lat mechanizm pay and refund wszedł w życie od 1.01.2022 r. w znacznie bardziej przyjaznej podatnikom formie.

Przede wszystkim ma on zastosowanie wyłącznie przy wypłatach tzw. dochodów pasywnych, tj. dywidend, odsetek oraz należności licencyjnych. Nie dotyczy usług niematerialnych. W stosunku do płatności za usługi niematerialne polscy płatnicy nie muszą pobierać podatku dochodowego u źródła (WHT) według ustawowej stawki (20%), aby następnie występować o jego zwrot. Mogą bezpośrednio stosować preferencje w WHT (niższą stawkę lub zwolnienie z podatku, wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania), niezależnie od wysokości płatności.

Mechanizm pay and refund ma zastosowanie, jeżeli łączna wysokość należności wypłaconych dla podmiotu powiązanego z tytułu dochodów pasywnych – określonych w art. 21 ust. 1 pkt 1 i art. 22 ust. 1 updop oraz art. 29 ust. 1 pkt 1 i art. 30a ust. 1 pkt 1–5a updof – przekroczy 2 mln zł w danym roku, w którym dokonano wypłaty należności.

Gdy powyższe przesłanki zostaną spełnione, płatnik ma bezwzględny obowiązek poboru WHT według stawki krajowej (20%) – może się od niego uwolnić tyko w niżej opisanych przypadkach.

Po zapłacie podatku może być złożony wniosek o jego zwrot. Procedura zwrotu jest uregulowana w art. 28b ust. 2 updop i art. 44f updof. Wniosek należy złożyć do US właściwego dla podatnika. Podmiotami uprawnionymi do tego są:

• podatnik,
• płatnik, jeżeli wpłacił podatek z własnych środków i poniósł jego ciężar ekonomiczny.

Wniosek zawiera oświadczenie o zgodności z prawdą faktów w nim przedstawionych oraz o zgodności z oryginałem załączonej do niego dokumentacji. Dołącza się do niego m.in dokumentację pozwalającą na ustalenie zasadności zwrotu, w szczególności:

• certyfikat rezydencji podatnika,
• dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia bądź przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku,
• dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności,
• dokumentację wskazującą na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku.

Weryfikując wniosek, organ podatkowy może wezwać stronę do udzielenia dodatkowych informacji. Następnie wydaje decyzję określającą wysokość podatku podlegającego zwrotowi.

Kiedy płatnik może nie pobrać podatku

Płatnik może się uwolnić od obowiązku poboru WHT w ramach mechanizmu pay and refund w dwóch sytuacjach. Kiedy:

• uzyska opinię o stosowaniu preferencji wydaną przez organ podatkowy,
• zostanie złożone oświadczenie kierownika jednostki.

Opinia o stosowaniu preferencji zastąpiła wcześniejszą opinię o stosowaniu zwolnienia. Procedura jej uzyskania jest określona w art. 26b updop oraz art. 41d updof. Opinia jest wydawana przez organy podatkowe na wniosek podatników, płatników albo podmiotów dokonujących wypłaty należności za pośrednictwem podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych bądź rachunki zbiorcze.

Na podstawie opinii płatnicy mogą nie pobrać podatku zgodnie z właściwą umową o unikaniu podwójnego opodatkowania, zastosować stawkę bądź zwolnienie od podatku wynikające z takiej umowy. Opinia nie jest wydawana bezterminowo – jej ważność wynosi 36 mies. Koszt uzyskania to 2000 zł. Wniosek o jej wydanie składa się w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej dostępnej w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Termin na wydanie opinii wynosi 6 mies.

Oświadczenie kierownika jednostki (art. 26 ust. 7a–7j updop oraz art. 41 ust. 15, 21, 25, 27 updof) jest składane do naczelnika US właściwego dla siedziby podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 updop i odpowiednio art. 3 ust. 2a updof, posiadających ograniczony obowiązek podatkowy, do naczelnika US właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, pod rygorem odpowiedzialności karnej.

W oświadczeniu takim płatnik potwierdza, że:

• ma dokumenty wymagane przez przepisy prawa podatkowego uprawniające go do zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania (np. obniżonych stawek określonych w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania),
• po przeprowadzeniu weryfikacji nie ma wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość zastosowania stawki podatku albo zwolnienia lub niepobrania podatku, wynikających z przepisów szczególnych bądź z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Oświadczenie składa kierownik jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 uor, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.) – wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu. Nie jest dopuszczalne złożenie oświadczenia przez pełnomocnika (art. 26 ust. 7b updop oraz art. 41 ust. 16 updof).

Składa się je na wzorze dokumentu o symbolu WH-OSC, drogą elektroniczną (deklaracje są dostępne na stronie internetowej www.gov.pl), nie później niż do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 mln zł. W przypadku dokonywania dalszych wypłat do tego samego podmiotu należy przesłać kolejne oświadczenia z podaniem informacji, że dotyczą kolejnych wypłat.

Złożenie takiego oświadczenia wyłącza stosowanie art. 26 ust. 2e updop oraz art. 41 ust. 12 updof, a co za tym idzie, pozwala uwzględnić stawkę WHT, zwolnienie lub warunki niepobrania podatku wynikające z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Kopie certyfikatów rezydencji

Warto też odnotować, że Polski Ład istotnie zmienił podejście do kopii certyfikatów rezydencji. Znowelizowany art. 26 ust. 1n updop oraz art. 41 ust. 9e updof od 1.01.2022 r. zezwala na posłużenie się kopią niezależnie od rodzaju usług będących przedmiotem transakcji, jak również bez względu na jej wartość. Nadal konieczne jest jednak zapewnienie, że certyfikat rezydencji nie budzi wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Dzięki tej zmianie wielu przedsiębiorców współpracujących z takimi firmami jak Google, Facebook, Microsoft zminimalizuje ryzyko związane z poborem WHT, generowane przez niemożność uzyskania oryginału dokumentu i kwestionowanie przez organy podatkowe użycia certyfikatu pobranego ze stron internetowych ww. firm.