Odpowiedzialność pracodawcy za błędy związane z rozliczaniem PIT od wynagrodzeń

Zmiany ważne dla płatników

Nowymi przepisami wprowadzono lub zmodyfikowano różnego rodzaju oświadczenia, które pracownik – spełniający określone warunki – może złożyć pracodawcy w celu pomniejszenia podstawy opodatkowania bądź kwoty zaliczki na PIT, a tym samym uzyskania w trakcie roku wyższego wynagrodzenia netto. I tak od 2022 r.:

• zniesiono preferencyjne opodatkowanie osób samotnie wychowujących dziecko; pozostała wyłącznie możliwość złożenia oświadczenia o zamiarze opodatkowania dochodów łącznie z małżonkiem (art. 32 ust. 1a updof);
• podatnik ma możliwość złożenia płatnikowi wniosku o pobór zaliczek bez stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (art. 32 ust. 1f updof); wniosek składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego; z tego rozwiązania mogą skorzystać osoby zatrudnione jednocześnie u więcej niż jednego pracodawcy, które chcą uniknąć dopłaty podatku w zeznaniu rocznym; suma kosztów uzyskania przychodów stosowanych przez dwóch lub więcej pracodawców przekracza ich roczny limit, zatem przy rozliczeniu rocznym następuje ograniczenie kosztów do wysokości limitu i w rezultacie może wystąpić obowiązek dopłaty podatku;
• wprowadzono nowe zwolnienia od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 152–154 updof), które mogą być stosowane w trakcie roku podatkowego, przy poborze zaliczek na PIT przez płatnika; chodzi o zwolnienie przychodów do kwoty 85 528 zł w ramach tzw. ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów; pracownik składa płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień; jest ono składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 32 ust. 1g i 1h updof); w odniesieniu do ulgi na powrót określono zasady ustalania okresu ważności takiego oświadczenia; w przypadku pozostałych zwolnień ani nie wskazano konieczności złożenia oświadczenia odrębnie dla każdego roku podatkowego, ani nawet nie zobowiązano podatnika (pracownika) do poinformowania płatnika o zmianie stanu faktycznego upoważniającego do skorzystania ze zwolnienia (jak w przypadku innych oświadczeń);
• pracownik korzysta automatycznie z tzw. ulgi dla klasy średniej, jeśli jego przychody uzyskane w danym miesiącu zmieszczą się w przedziale określonym w przepisach (art. 32 ust. 2a updof); może się jednak zdarzyć, że pracownik spełni ten warunek tylko w niektórych miesiącach roku, ale za cały rok nie uzyska przychodów powyżej dolnego limitu lub łącznie uzyska przychody przekraczające górny limit i ostatecznie nie będzie miał prawa do ulgi; z tego powodu pracownik może złożyć płatnikowi wniosek o niepomniejszanie dochodu o kwotę tej ulgi – składa się go odrębnie dla każdego roku podatkowego;

[4] Ustawą z 27.01.2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o podatku od wydobycia niektórych kopalin (w momencie oddawania miesięcznika do druku czekała na podpis Prezydenta).

• wprowadzono istotne zmiany w zakresie składania oświadczenia PIT-2 (art. 32 ust. 3 updof), będącego podstawą do zmniejszenia zaliczki na PIT o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 425 zł/mies. od 2022 r.); nie rodziło ono dotychczas większych problemów; przepisy wskazywały jednoznaczne i stosunkowo proste warunki, które należało spełnić; ponadto powinno być złożone przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym; złożone po pierwszej wypłacie wywierało skutek od nowego roku (kolejnego oświadczenia nie składało się, jeżeli stan faktyczny wynikający z PIT-2 złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie); pracownik miał obowiązek powiadomienia pracodawcy o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia; w trakcie 2022 r. wprowadzono[4] zasadę, że PIT-2 będzie można złożyć w dowolnym momencie, także po pierwszej wypłacie wynagrodzenia w roku podatkowym; ponadto osoba otrzymująca emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika, tj. organu emerytalnego bądź rentowego, może złożyć do tego organu wniosek o niedokonywanie odliczenia 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, a także złożyć PIT-2 swojemu pracodawcy; wówczas odliczenia będzie dokonywać pracodawca.

Skutki błędów w PIT-2 i innych oświadczeniach

Jeśli chodzi o ostatnią z opisanych wyżej zmian, należy zauważyć, że umożliwienie składania oświadczeń PIT-2 w trakcie roku oraz niefortunny moment wprowadzenia tej zmiany, komplikującej dotychczasowe zasady rozliczeń, a jednocześnie w swoisty sposób zachęcającej do składania PIT-2, mogą spowodować błędne składanie tych oświadczeń przez pracowników, którzy są zatrudnieni u więcej niż jednego pracodawcy lub pobierają świadczenia emerytalne (rentowe).

W przypadku omyłkowego złożenia PIT-2 także u drugiego pracodawcy bądź złożenia PIT-2 mimo niezłożenia wniosku o niestosowanie kwoty wolnej przez organ rentowy, może dojść do sytuacji, w której kwotę wolną będą stosować dwaj płatnicy. To z kolei spowoduje konieczność zwrotu przez podatnika nienależnie uzyskanych kwot, w rozliczeniu rocznym.

Księgowi powinni więc zwrócić szczególną uwagę na oświadczenia składane przez pracowników, którzy nie są nowo zatrudnieni, i uzyskać potwierdzenie, że złożenie PIT-2 w ich sytuacji jest prawidłowe.

Warto tu dodać, że od 10.01.2022 r. obowiązuje nowy wzór (wersja 7) oświadczenia PIT-2, zawierający pouczenie, że za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy i przez to narażenie podatku na uszczuplenie grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.

Należy też przypomnieć, że przepisy updof, pozwalające korzystać w ciągu roku z ulg na podstawie wniosku lub świadczenia, przewidują, iż w razie zmiany stanu faktycznego upoważniającego do obniżki zaliczek na PIT bądź wspólnego opodatkowania dochodów podatnik (pracownik) jest zobowiązany poinformować o tym płatnika.

Zmiany i tak już zawiłych przepisów oraz powszechne zamieszanie wokół różnych oświadczeń składanych przez pracowników (w szczególności PIT-2) mogą skutkować tym, że podatnicy złożą oświadczenia błędnie lub nie powiadomią płatnika o zmianie stanu faktycznego i będą musieli dopłacać kwoty podatku w rozliczeniu rocznym. Jednocześnie mogą swoimi oświadczeniami wprowadzać w błąd płatników, którzy nie mają możliwości weryfikowania ich prawidłowości, a będą na tej podstawie obliczać i pobierać niższe zaliczki na PIT.

Błędy mogą narazić na odpowiedzialność zarówno podatnika (pracownika), jak i płatnika (pracodawcę).

Sankcje karne skarbowe i odpowiedzialność za zaniżony/niepobrany podatek

Sankcje dla podatnika przewiduje art. 56 § 1 Kks, zgodnie z którym podatnik, który składając (…) płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega odpowiedzialności karnej skarbowej.

Należy jednak przypomnieć, że zgodnie z art. 78 § 1 Kks płatnik, który nie pobiera podatku albo pobiera go w kwocie niższej od należnej, także podlega odpowiedzialności karnej skarbowej.

W przypadku wprowadzenia pracodawcy w błąd przez pracownika wyciągnięcie konsekwencji karnych skarbowych wobec płatnika (a ściślej osoby fizycznej odpowiedzialnej za naliczanie i pobór podatku w imieniu płatnika) wydaje się jednak mało prawdopodobne. Pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej wymaga wykazania winy umyślnej, a w sytuacji gdy przepisy nie dają płatnikowi narzędzi do weryfikacji przyjmowanych oświadczeń, skuteczne przypisanie winy raczej nie powinno się zdarzyć.

Zdecydowanie większym zagrożeniem dla płatnika jest art. 26a Op. Przepis ten stanowi, że podatnik (pracownik) nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa m.in. w art. 12 updof (przychody ze stosunku pracy) – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik. W takim przypadku nie stosuje się art. 30 § 5 Op, zgodnie z którym płatnik nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli zaniżenie podatku nastąpiło z winy podatnika. Tym samym płatnik (pracodawca) ponosi odpowiedzialność podatkową nawet w razie zaniżenia zaliczki z winy podatnika, który złożył błędne oświadczenie lub zapomniał powiadomić pracodawcę o zmianie stanu upoważniającego do zastosowania różnych ulg w trakcie roku.

Organy podatkowe dysponują więc narzędziem pozwalającym orzekać o odpowiedzialności podatkowej płatnika w zakresie kwoty zaniżonej zaliczki na podatek.