Otrzymanie zapłaty na rachunek bankowy – moment ujęcia w kasie fiskalnej

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia MF z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 1625) podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 rozporządzenia; zamiast paragonu fiskalnego mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy,

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub skok, odpowiednio na swój rachunek bankowy lub na rachunek w skok, której są członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu należności (zapłaty) na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży – nie później niż z chwilą jej dokonania.

Z § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia wynika, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej z chwilą otrzymania należności lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu wpłaty, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia, w jakiej formie dokonano zapłaty.

Wpłaty otrzymane na rachunek bankowy powinny więc być zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po uzyskaniu z banku informacji o dokonanej wpłacie, tj. – jeżeli taką informację podatnik otrzymuje już po godzinach pracy – w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

W przypadku zatem, gdy płatność nastąpi np. 14.06.2023 r. po godz. 16.00, firma powinna tę wpłatę zaewidencjonować w kasie fiskalnej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku, tj. 15.06.2023 r.

Taki pogląd podzieliła KIS w interpretacji z 13.04.2023 r. (0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP). Wskazała dodatkowo, że to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały ich faktyczny przebieg, wobec czego może on dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi. KIS podkreśliła, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.

Dotąd rozważaliśmy przypadek, gdy zapłata jest ujmowana w kasie rejestrującej w dniu następnym po jej odnotowaniu, ale w tym samym miesiącu. Może się jednak zdarzyć, że podatnik otrzyma dokumenty bankowe dopiero w następnym miesiącu. Przykładowo zaliczka wpłynęła 31.05.2023 r., a stosowne dokumenty podatnik otrzymał 1.06.2023 r.

Literalne brzmienie § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia wskazuje, że takie wpłaty powinny być ujęte niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów bankowych, ale nie później niż z końcem miesiąca. Niestety, przepis ten nie uwzględnia realiów prowadzenia działalności gospodarczej, gdyż z reguły zaewidencjonowanie takiej wpłaty np. 31.05.2023 r. okaże się niemożliwe, skoro stosowne dokumenty bankowe podatnik otrzyma dopiero w następnym miesiącu (np. 1.06.2023 r.).

Do tego problemu odniosła się KIS w interpretacji z 5.05.2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT), wskazując, że gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, wnioskodawca powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego), pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym wnioskodawca pozyskał informację o dokonanej wpłacie.

Zatem jeżeli zapłata wpłynie na rachunek bankowy podatnika 31.05.2023 r., ale dopiero 1.06.2023 r. otrzyma on dokumenty bankowe, które pozwolą na ujęcie zapłaty w kasie rejestrującej, to praktycznie jedyną możliwością jest zaewidencjonowanie jej najszybciej 1.06.2023 r. Nie jest realne ujęcie zapłaty do końca maja (jak wymaga § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia). Podatnik powinien wówczas pamiętać, aby o jej wartość:

• pomniejszyć raport z kasy fiskalnej (np. miesięczny) za okres zaewidencjonowania jej w kasie fiskalnej (np. czerwiec 2023 r.), i jednocześnie
• powiększyć dane z raportu obejmującego miesiąc otrzymania zapłaty (np. maj 2023 r.).

Takie postępowanie pozwoli na prawidłowe rozliczenie VAT od tej zapłaty. Nie wynika ono jednak wprost z przepisów. Pożądana byłaby zatem ich nowelizacja, dostosowująca prawo do praktyki gospodarczej.

Oczywiście jeżeli przykładowo do końca maja 2023 r. (mimo braku zapłaty) firma dokonałaby sprzedaży (np. wydania towaru), to musiałaby zaewidencjonować tę sprzedaż najpóźniej z chwilą jej dokonania.