Oskładkowanie i opodatkowanie zwrotu kosztów wizy i przyjazdu do Polski pracowników z Ukrainy

Najprawdopodobniej sfinansowane wydatki będą dla tych osób przychodem z innych źródeł. Oznacza to, że nie powstanie obowiązek ich oskładkowania.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód w rozumieniu updof z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 usus). Należy więc sięgnąć do przepisów podatkowych. Wskazują one, że przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Aby zachęcić pracowników z Ukrainy do podjęcia zatrudnienia, pracodawca chce im zwrócić koszty poniesione na legalizację pobytu i przyjazd do Polski. Jednak chce je zwrócić tylko tym, których faktycznie zatrudni i już po podpisaniu umów o pracę. Prawo do zwrotu będzie więc w rzeczywistości przysługiwało wyłącznie pracownikom, a zwrot otrzymają już w czasie zatrudnienia. Sugerować by to mogło, że jest to jednak przychód ze stosunku pracy.

W interpretacji z 16.08.2019 (0112-KDIL3-1.4011.153.2019.2.AMN) dotyczącej podobnej sprawy KIS udzieliła jednak innej – korzystnej dla pracodawcy – odpowiedzi. Ten opisał sytuację, wskazując, że:

• ma zamiar zwrócić obywatelom Ukrainy, kandydatom do pracy, koszty związane z uzyskaniem wizy, podróżą do siedziby firmy w Polsce, wyżywieniem lub rekompensatą zwiększonych kosztów wyżywienia i noclegów, powstałe przed podjęciem u niego zatrudnienia,
• koszty te zwróci już po zatrudnieniu tych osób,
• zwrot nastąpi po udokumentowaniu poniesionych kosztów, po przeliczeniu na złote na podstawie kursu z dnia poprzedzającego wystąpienie kosztów.

KIS uznała, że wypłacony przez wnioskodawcę pracownikom zwrot kosztów związanych z uczestnictwem w rekrutacji, dotyczących okresu sprzed zatrudnienia, stanowi dla tych osób przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy [updof – przyp. red.], podlegający opodatkowaniu w Polsce. Jednocześnie wskazała, że przychód ten podlega opodatkowaniu, ponieważ nie jest to ani podróż służbowa pracowników, ani też podróż osoby niebędącej pracownikiem (ponieważ zwrot kosztów miał zachęcać do podjęcia zatrudnienia, a nie miał na celu wykonania konkretnego zlecenia przynoszącego przychód pracodawcy). Płatnik nie ma jednak obowiązku pobrać zaliczki ani podatku ryczałtowego – musi wystawić kandydatom informacje PIT-11.

W ślad za tą interpretacją pracodawca uzyskał decyzję ZUS z 20.09.2019 (DI/100000/43/833/2019), wskazującą, że w takiej sytuacji od kosztów zwracanych obywatelom Ukrainy nie trzeba opłacić składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Decyzja ZUS została oparta na wskazanym przez przedsiębiorcę stanowisku, że zwrot kosztów będzie stanowić dla tych osób przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof. Skoro zaś przedsiębiorca wskazał we wniosku o wydanie interpretacji, że nie są to przychody ze stosunku pracy, nie mógł się spodziewać odpowiedzi, że należy je oskładkować jako przychody z etatu.

Obie interpretacje chronią płatnika przed niekorzystnymi skutkami wynikłymi z zastosowania się do nich. Jeśli bowiem fiskus uznał, że nie jest to przychód ze stosunku pracy, ZUS nie ma podstaw, aby uznać, że należy go oskładkować.

Sama decyzja ZUS nie jest w takim przypadku wystarczająca. Rolą ZUS nie jest bowiem ustalenie, czy dany składnik stanowi przychód ze stosunku pracy – opiera się w tym zakresie na wskazaniu wnioskodawcy. Uprawnienia w zakresie ustalenia, co jest przychodem ze stosunku pracy, ma tylko KIS. To zaś jest kluczowe dla sprawy.

A odpowiedź nie jest zupełnie oczywista i pewna, na co wskazuje choćby interpretacja KIS z 28.06.2018 (0114-KDIP3-3.4011.186.2018.2.JM). Również w tym przypadku przedsiębiorca poniósł koszty związane z rekrutacją, ale zleceniobiorców. Chodziło przy tym nie tylko o wizy pracownicze czy karty stałego pobytu, ale też koszty pozwoleń na pracę i tłumaczeń niezbędnych dokumentów na język polski. Przedsiębiorca uważał, że te koszty ponosi we własnym interesie. Zapytał jednak, czy stanowią one dla zleceniobiorców przychód z nieodpłatnych świadczeń objęty PIT.

KIS odpowiedziała, że po pierwsze jest to przychód tych osób, a po drugie – z działalności wykonywanej osobiście. Wskazała, że zdobycie pracy oraz dopełnienie formalnoprawnych wymogów legalizujących pobyt i pracę, co z kolei pozwala uzyskać środki finansowe do zapewnienia egzystencji sobie i rodzinie, obiektywnie leży przede wszystkim w interesie cudzoziemca. Zatem poniesienie przez wnioskodawcę określonych opłat (m.in. koszty pozwoleń na pracę, koszty tłumaczeń niezbędnych dokumentów, koszty karty stałego pobytu, koszty wiz pracowniczych) zostało obiektywnie poczynione w interesie zleceniobiorcy i pozwoliło mu uniknąć wydatku (cudzoziemiec zyskał wymierną korzyść finansową w postaci zaoszczędzenia wydatków).

Interpretacja wskazuje jednak, że zwrot kosztów rekrutacji jest przychodem ze zlecenia, a nie z innych źródeł.

Przedsiębiorca, który nie ma pewności, jak kwalifikować koszty poniesione na legalizację pobytu i pracy cudzoziemców, powinien więc w pierwszej kolejności wystąpić o interpretację do KIS, a następnie do ZUS.