Organ podatkowy nie wypowie się wiążąco na temat przechowywania dowodów księgowych

Tak orzekł NSA w wyroku z 8.05.2019 (II FSK 3789/18).

Spółka spytała, czy przyjęty przez nią sposób przechowywania dokumentów będzie wystarczający do udokumentowania – dla celów podatkowych – wykazanych w tych dokumentach wydatków. Chodziło m.in. o koszty przejazdów taksówkami, biletów kolejowych, posiłków spożywanych przez pracowników podczas podróży służbowych.

Spółka zwracała pracownikom te wydatki na podstawie dowodu ich poniesienia (przede wszystkim faktur i rachunków). Ich przechowywanie w formie papierowej było dla spółki kosztowne i czasochłonne. Postanowiła więc to zmienić i wdrożyć archiwizację elektroniczną. Oznaczałoby to, że dowody w formie papierowej będą wprowadzane w postaci danych cyfrowych (w formie skanu lub zdjęcia) do specjalnego systemu.

We wniosku o interpretację spółka szczegółowo opisała formę i zasady planowanej digitalizacji oraz elektronicznej rejestracji faktur i rachunków. Spytała, czy po udokumentowaniu wydatków w opisany sposób może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Dyrektor KIS odmówił wydania interpretacji. Stwierdził, że pytanie nie dotyczy prawa podatkowego, bo spółka nie pyta o podatki, lecz o planowany sposób przechowywania dokumentów – czy będzie on wystarczający do udokumentowania wydatków dla celów podatkowych. Pytanie spółki zostało więc postawione przy założeniu, że wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów – stwierdził organ.

WSA w Warszawie uchylił postanowienie dyrektora KIS. Nie zgodził się z nim, że przechowywanie dokumentów kosztowych przez podatnika nie ma znaczenia dla ustalenia podstawy opodatkowania. Przeciwnie – stwierdził – przepisy uor regulujące wszystkie kwestie związane z określeniem wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy są przepisami podatkowymi.

Sąd zwrócił szczególną uwagę na art. 73 ust. 2 uor, który dotyczy archiwizowania dowodów księgowych. Zgodnie z tym przepisem treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń umożliwiających odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym.

WSA podkreślił, że przepis ten ma zastosowanie także do dowodów księgowych dokumentujących wydatki rozliczane jako koszty podatkowe. Nawiązał również do przepisów podatkowych regulujących skutki naruszenia zasad prowadzenia ksiąg, w tym do art. 193 Op.

Z taką wykładnią nie zgodził się NSA. Uznał – podobnie jak dyrektor KIS – że spółka nie pytała o przepisy podatkowe, tylko o kwestie ściśle bilansowe. Co więcej, pytanie spółki w istocie nie dotyczy rodzaju dokumentów, zasad ujawniania ich w ewidencji oraz elementów, jakie dokumenty te powinny zawierać, lecz sposobu ich archiwizowania.

Przede wszystkim jednak NSA zarzucił spółce i sądowi I instancji błąd w założeniu, że od prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy prawidłowe określenie wymiaru podatku. Wymiar podatku w prawidłowej wysokości zależy bowiem od przestrzegania prawa podatkowego, prawo bilansowe zaś służy jedynie (w znacznym uproszczeniu) prawidłowemu wykazaniu, na jakiej podstawie dokonano wymiaru podatku – stwierdził NSA.

Dodał, że bezpośrednim celem zapisu ewidencyjno-rachunkowego jest prawidłowe i rzetelne prowadzenie ewidencji, a nie osiągnięcie przychodu czy poniesienie kosztu uzyskania przychodów.

Z art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 updop (te przepisy przywołała spółka we wniosku o interpretację) wynika, że dochód/stratę i podstawę opodatkowania tworzą wartości wynikające z rzeczywistych zdarzeń działalności gospodarczej, a nie czynności ewidencyjno-rachunkowe podatnika – podsumował NSA.