Opłata wstępna w rozliczeniach międzyokresowych czynnych – skutki bilansowe i podatkowe

Opłata wstępna jest warunkiem zawarcia umowy leasingu operacyjnego i wydania przedmiotu leasingu.

Ewidencja księgowa

Uor nie określa szczegółowo zasad ewidencjonowania oraz rozliczania tej opłaty. Zazwyczaj stanowi ona istotną część sumy opłat leasingowych i na podstawie art. 39 ust. 1 i 3 uor – jako opłata dotycząca przyszłych okresów – jest odpisywana sukcesywnie w ciężar kosztów przez okres trwania umowy leasingu.

Szczegółowe rozwiązania określa KSR 5 Leasing, najem i dzierżawa, który w pkt 5.1 i 5.3 stanowi, że opłatę wstępną rozlicza się przez okres leasingu metodą liniową i obciąża nią równomiernie, w jednakowej wysokości, koszty poszczególnych miesięcy lub kwartałów objętych okresem leasingu, co może wymagać dokonywania czynnych lub biernych rozliczeń międzyokresowych.

Korzystający (leasingobiorca) może stosować także inny sposób rozłożenia opłaty, jeśli lepiej odzwierciedla on rozkład, w okresie leasingu, korzyści czerpanych przez niego z przedmiotu umowy. Bezpośrednie stosowanie postanowień KSR 5 umożliwia jednostce art. 10 ust. 3 uor.

Opłatę wstępną można również odpisać jednorazowo w ciężar kosztów. Jednak może to nastąpić tylko wtedy, gdy taki sposób jej ujęcia w księgach nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (art. 4 ust. 4 w zw. z ust. 1 uor).

Skutki w podatku dochodowym

Opłatę wstępną dotyczącą umowy leasingu operacyjnego zasadniczo zalicza się do kosztów uzyskania przychodów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (dalej koszty pośrednie). Nie ma ona bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, wobec czego nie można jej przypisać konkretnego przychodu, jakkolwiek jej ponoszenie warunkuje uzyskanie przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 5c i 5d updof oraz art. 15 ust. 4d i 4e updop koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się przy tym dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Organy podatkowe od wielu lat przyjmowały, że moment zaliczenia kosztu pośredniego do kosztów uzyskania przychodów jest uzależniony od uznania go za taki koszt w ujęciu bilansowym. Jeśli więc wydatek był rozliczany w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, to w taki sam sposób i w takiej samej wysokości powinien być uwzględniany w rachunku podatkowym. Tym samym moment odpisu kosztów w ewidencji rachunkowej w ciężar kont o charakterze wynikowym był uznawany za moment powstania kosztu podatkowego.

Ostatnio fiskus zmienił jednak – za sprawą orzecznictwa sądowego – dotychczasowe stanowisko. Sądy administracyjne od dłuższego czasu twierdziły bowiem, że moment ujęcia wydatku jako kosztu w księgach rachunkowych nie może przesądzać o momencie ujęcia go jako kosztu podatkowego.

Tak wynika np. z wyroku NSA z 6.12.2018 (II FSK 3437/16), który – odnosząc się m.in. do kosztów prenumeraty czasopism rozliczanych w czasie za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów – wyjaśnił:

Brak (...) podstaw do uznania za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu dnia, w którym obciążono tym wydatkiem wynik finansowy spółki. (...) Wobec powyższego uznać należy, że faktyczna data dokonania zapisu w księgach rachunkowych nie może zmieniać kwalifikacji danego wydatku i wpływać na moment zaliczenia go jako kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop. Nie jest ona bowiem datą ujęcia kosztu, a jedynie datą technicznego wprowadzenia informacji do systemu.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem sądów administracyjnych oraz organów podatkowych pośrednie koszty uzyskania przychodów, które są rozliczane za pośrednictwem konta czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, powinny być ujęte w rachunku podatkowym w dacie poniesienia.

Dotyczy to wszystkich kosztów poś-

rednich wynikających ze zdarzeń, których skutek rozłożony jest w czasie, takich jak koszty: ubezpieczeń, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, opłat za użytkowanie wieczyste, prenumeraty czasopism czy opłat wstępnych przy umowie leasingu operacyjnego. Koszty te, zazwyczaj potwierdzone odpowiednim dokumentem (np. polisą ubezpieczeniową, deklaracją podatkową czy fakturą), są najpierw ujmowane w księgach rachunkowych na kontach zespołu 6 w dacie zdarzenia, a następnie przeksięgowywane za dany okres (zwykle za dany miesiąc) w odpowiednich kwotach na konta wynikowe.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem – w zależności od tego, jakiego okresu dotyczą wymienione koszty pośrednie rozliczane za pomocą konta rozliczeń międzyokresowych czynnych – powinny być one zaliczone do kosztów podatkowych:

• gdy odnoszą się wyłącznie do jednego roku podatkowego – w dacie poniesienia, tj. w dacie ujęcia w księgach rachunkowych na kontach zespołu 6,
• gdy dotyczą w całości danego roku podatkowego, a zostały zaksięgowane w roku poprzedzającym ten rok podatkowy – w całości w roku, którego dotyczą,
• gdy dotyczą okresu wykraczającego poza rok podatkowy:

• w części, która odnosi się do danego roku podatkowego – w dacie zaksięgowania na kontach zespołu 6,
• w części, która odnosi się do następnego roku podatkowego – na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych danego roku, tzn. na dzień wprowadzenia tej części kosztów do ksiąg rachunkowych kolejnego roku jako pozycja bilansu otwarcia

(zob. np. pisma KIS z 9.04.2019, IBPB-1-2/4510-237/15-2/PH, oraz 17.09.2019, 0111-KDIB1-1.4010.300.2019.1.SG).

Te ogólne zasady postępowania stosuje się także do opłaty wstępnej rozliczanej w czasie dla celów bilansowych, co potwierdza interpretacja KIS z 19.11.2019 (0111-KDIB1-2.4010.398.2019.1.MZA):

Wstępna opłata leasingowa, z uwagi na charakter opłaty samoistnej i bezzwrotnej, nieprzypisanej do poszczególnych rat leasingowych, podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów leasingobiorcy na zasadach przewidzianych dla tzw. kosztów pośrednich, tj. w dacie poniesienia.

(...) W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie updop pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Warto zwrócić uwagę, że jeżeli do zawarcia umowy leasingu oraz do zapłaty opłaty wstępnej doszło przed zakończeniem 2019 i także przed zakończeniem 2019 podatnik otrzymał fakturę dokumentującą opłatę wstępną, natomiast wydanie leasingobiorcy przedmiotu leasingu nastąpiło już w 2020, to opłata wstępna będzie kosztem podatkowym w 2019, mimo że przedmiot leasingu został wydany leasingobiorcy w 2020. Wskazuje na to interpretacja KIS z 4.12.2018 (0111-KDIB1-1.4010.503.2018.1.SG), w której organ, odnosząc się do analogicznego zdarzenia odpowiednio na przełomie 2018 i 2019, uznał, że opłata wstępna jako wydatek udokumentowany fakturą i opłacony w 2018 będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów inny niż bezpośrednio związany z przychodami i jako taki podlegający zaliczeniu do kosztów podatkowych w momencie jego poniesienia [który nastąpił w 2018 – przyp. aut.] zgodnie z art. 15 ust. 4d updop, niezależnie od tego, że przedmiot leasingu będzie wydany spółce w 2019.