Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Płatnik składek jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz terminowo opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Podstawą wymiaru składek społecznych u pracowników i zleceniobiorców jest przychód w rozumieniu updof, odpowiednio ze stosunku pracy i z działalności wykonywanej osobiście.

Podstawa roczna jest limitowana, co oznacza, że od nadwyżki ponad kwotowy próg składki emerytalno-rentowe nie powinny być już przez płatnika naliczane i odprowadzane. Nie dotyczy to jednak pozostałych składek, czyli na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, FP i FGŚP – te nadal powinny być opłacane, bez względu na wysokość podstawy wymiaru.

Okres nieopłacania składek z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek jest traktowany jak okres ubezpieczenia.

Obliczenie składek w miesiącu przekroczenia

Jeżeli pracodawca jest dla danego pracownika jedynym płatnikiem składek, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości przychodów narastająco od początku roku, pod kątem osiągnięcia limitu 30-krotności. Jeżeli z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. Począwszy od następnego miesiąca płatnik zaprzestaje opłacania składek (art. 19 usus).

Informacja w raporcie

Płatnik składek ma obowiązek składać we właściwym terminie deklaracje zbiorcze oraz imienne raporty miesięczne za każdego zatrudnionego. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik zawiera w imiennym raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Sporządzając raport za pracownika, za którego nie opłaca się już składek emerytalnej i rentowych, w polu 02 bloku IIIB (Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) trzeba wpisać cyfrę 1, 2 lub 3, w zależności, kto informuje o przekroczeniu. Jeśli płatnik, właściwa jest cyfra 2.

Więcej źródeł

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik ma jeszcze inne miejsca pracy, z których osiąga przychody. Dla ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek sumuje się bowiem wszystkie przychody pracownika, podlegające oskładkowaniu, uzyskane od każdego z płatników. Dlatego w takim przypadku sam ubezpieczony ma obowiązek kontrolować, czy kwota ograniczenia została już osiągnięta. Jeśli tak, zawiadamia o tym wszystkich swoich pracodawców. Wówczas płatnicy, na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia, zaprzestają naliczania i przekazywania na konto ZUS składek emerytalnej i rentowych.

Jeżeli ubezpieczony, składając oświadczenie, poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym tak, że powstanie zadłużenie z tytułu składek emerytalnej i rentowych, jest on zobowiązany do spłacenia całości tego zadłużenia (zarówno w części swojej, jak i płatnika, wraz z ew. odsetkami za zwłokę). Tak wynika z § 10 rozporządzenia składkowego.

Konsekwencje przekroczenia

Opłacenie składek od nadwyżki ponad kwotę limitu 30-krotności może wykryć sam płatnik, ubezpieczony lub ZUS. Jeżeli zauważy to ZUS, niezwłocznie informuje płatnika. Niezależnie jednak od tego, kto stwierdzi przekroczenie, płatnik składek jest obowiązany naprawić tę sytuację poprzez sporządzenie i przesłanie do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących, tzn. deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA oraz miesięcznego raportu korygującego ZUS RCA.

Dokumenty korygujące trzeba złożyć za miesiące, w których zostały nadpłacone składki od podstawy przekraczającej górny pułap rocznej podstawy, oraz za miesiące, za które jeszcze opłacano nienależne składki mimo przekroczenia limitu. W tych korektach należy wykazać poprawne dane, czyli za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie, naliczyć składki emerytalną i rentowe od właściwej podstawy (nie wyższej niż limit), prawidłowo ustalić składkę na ubezpieczenie zdrowotne, a za kolejne miesiące, jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, wpisać „0,00” i naliczyć tylko pozostałe składki.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Nadpłatę ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Pracodawca może jednak ubiegać się o zwrot nadpłaconych pieniędzy (chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym), musi jedynie wystąpić do ZUS ze stosownym wnioskiem w tej sprawie. Zwrot nadpłaty następuje w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku (art. 24 ust. 6a–6d usus).

Nadpłata składek emerytalnej i rentowych oznacza niedopłatę składki zdrowotnej, ponieważ jej podstawa została zaniżona. Niedopłatę płatnik potrąca z nadpłaty składek społecznych. Nadmiarowo potrącone składki należy zwrócić pracownikowi i doliczyć do przychodu ze stosunku pracy. Uprzednio bowiem składki te zostały odliczone od dochodu przy ustalaniu zaliczki na PIT.