Odpowiedzialność pełnomocnika do podpisywania deklaracji elektronicznych

Deklaracje podatkowe można składać osobiście lub przez pełnomocnika. Aby pełnomocnik mógł podpisać i złożyć

Nie ma możliwości złożenia deklaracji elektronicznie bez udzielonego pełnomocnictwa UPL-1 (składa się je bezpłatnie do US). UPL-1 można złożyć w formie papierowej – w US właściwym dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników, lub przekazać w wersji elektronicznej – Szefowi KAS za pośrednictwem platformy ePUAP.

Co ważne, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej może być udzielone każdej osobie, która ma pełną zdolność do czynności prawnych (można też udzielić pełnomocnictwa dowolnej liczbie osób). Nie musi być ona członkiem organów organizacji pozarządowej ani nawet członkiem stowarzyszenia. Istotne, aby miała bezpieczny e-podpis weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (nie musi mieć bezpiecznego e-podpisu w momencie składania pełnomocnictwa, ale bez tego nie będzie mogła składać wszystkich e-deklaracji). Certyfikaty takie są płatne i zamawia się je w firmach komercyjnych. Przedłużenie ich ważności również wymaga opłat. Bezpłatny podpis zaufany lub podpis osobisty (e-dowód) nie pozwalają na podpisywanie za ich pomocą wszystkich e-deklaracji podatkowych (w tym formularzy CIT). W rozporządzeniu MRiF z 19.09.2017 w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego (DzU z 2021 poz. 52) zawarto zamknięty katalog wniosków, deklaracji i informacji do US, które mogą być opatrywane inną formą podpisu niż kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia tylko kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na podpisywanie za jego pomocą wszystkich deklaracji i podań.

Każda organizacja pozarządowa zrzeszona w związku stowarzyszeń (do związku stowarzyszeń, czyli federacji, mogą należeć również fundacje) może ustanowić pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji. Co istotne, nie może tego uczynić sama federacja (która ma odrębną od organizacji członkowskich osobowość prawną) w imieniu swoich członków, lecz każda ze zrzeszonych organizacji z osobna, udzielając w swoim imieniu pełnomocnictwa określonej osobie fizycznej na druku UPL-1 (może to być ta sama osoba dla wszystkich organizacji federacji).

Pełnomocnik umocowany jedynie do podpisywania e-deklaracji nie ponosi odpowiedzialności podatkowej za błędy popełnione w rozliczeniach podatkowych. Nie można domagać się od niego uregulowania zaległości podatkowych wynikających z nierzetelnego sporządzenia deklaracji. Taka odpowiedzialność spoczywa na podatniku lub płatniku. Nie ponosi również odpowiedzialności karnej skarbowej za błędy lub celowe oszustwa zawarte w podpisywanej deklaracji.

Inaczej jest w przypadku, gdy oprócz podpisywania deklaracji osoba ta brała udział również w jej sporządzeniu (w procesie kalkulacji podatku lub prowadzeniu samych rozliczeń podatkowych). Może ona wówczas ponosić odpowiedzialność karną skarbową na podstawie art. 9 § 3 Kks, zgodnie z którym za popełnienie przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego odpowiada jak sprawca ten, kto zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej czy jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której przepisy prawa przyznają zdolność prawną.

Kompetencje do prowadzenia takich spraw mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności. Samo pełnomocnictwo UPL-1 jest umocowaniem jedynie do podpisywania deklaracji i nie może stanowić podstawy do uznania, że konkretna osoba zajmuje się sprawami finansowymi danej organizacji. Taką podstawą jest umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna wskazująca zakres obowiązków danej osoby, wewnętrzne pełnomocnictwo do zajmowania się takimi sprawami w organizacji, uchwała wyznaczająca osobę, która zajmuje się kwestiami finansowymi i ostatecznie okoliczności wskazujące na to, że dana osoba faktycznie zajmuje się sprawami finansowymi w organizacji, nawet nie mając ku temu formalnego umocowania.

Reasumując: każda z organizacji zrzeszonych w federacji może ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej (federacja, jako osoba prawna, nie może uczynić tego w imieniu swoich członków). Pełnomocnik (niebędący członkiem zarządu danej organizacji), jedynie podpisujący deklaracje składane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, nie ponosi odpowiedzialności za powstałe zaległości podatkowe na gruncie Op. Z kolei jego odpowiedzialność karna skarbowa będzie zależeć od tego, czy oprócz podpisywania deklaracji brał udział w jej sporządzaniu. W przypadku samego podpisywania i wysyłania e-deklaracji pełnomocnik nie ponosi odpowiedzialności karnej skarbowej za jej treść lub nieterminowe złożenie.